10 bonnes pratiques pour les utilisateurs du logiciel Microsoft Lync

La semaine derniĂšre, vous avez dĂ©couvert 10 fonctionnalitĂ©s de Lync incontournables. DĂ©couvrez aujourd’hui 10 bonnes pratiques !

Le logiciel Lync propose aux utilisateurs toute une sĂ©rie de fonctionnalitĂ©s, que je vous avais dĂ©taillĂ©es dans mon prĂ©cĂ©dent article pour communiquer facilement avec ces collĂšgues. Mais comme souvent avec les outils, l’usage est tout aussi important que les fonctionnalitĂ©s. Voici donc quelques bonnes pratiques pour profiter au mieux de Lync !

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1. Vidéo-conférence rapide

Lorsque vous ĂȘtes en tĂ©lĂ©travail, ayez le rĂ©flexe de proposer une vidĂ©o-confĂ©rence Lync Ă  vos collĂšgues plutĂŽt que de devoir attendre d’ĂȘtre tous au bureau pour faire une rĂ©union. La vidĂ©o-confĂ©rence est idĂ©ale pour faire simplement une rĂ©union avec des collĂšgues qui se trouvent Ă  diffĂ©rents endroits. Cela Ă©vite de devoir dĂ©caler trop les plannings dans le temps.

2. Indicateur de présence : pas de productivité !

Ne considĂ©rez par que Lync est un indicateur de productivitĂ©. Ce n’est pas parce qu’un collĂšgue apparaĂźt comme « Away » qu’il ne travaille pas : il est peut-ĂȘtre au tĂ©lĂ©phone ! De la mĂȘme maniĂšre, ce n’est pas parce que son statut est « Available » qu’il est nĂ©cessairement dans un pic de productivitĂ© ! Ces indicateurs devraient donc uniquement uniquement ĂȘtre compris comme prĂ©sentant la disponibilitĂ© de la personne.

3. Soin du détail

Lorsque vous faites une vidĂ©o confĂ©rence, veillez Ă  soigner l’arriĂšre plan ! Quand on travaille Ă  la maison, on fait pĂ©nĂ©trer ses collĂšgues dans son univers privĂ©. Pensez donc Ă  positionner hors du champ de la webcam tout ce qui n’a pas sa place dans l’arriĂšre plan lors d’un Ă©change professionnel.

4. Photo professionnelle

Utilisez une photo de profil  qui vous ressemble et qui soit professionnelle. En cas de doute, il vaut mieux ĂȘtre cohĂ©rent avec sa personnalitĂ©, rester naturel et privilĂ©gier la sobriĂ©tĂ©.

5. Moins d’e-mails

Utilisez le chat Lync pour Ă©viter d’Ă©changer trop d’e-mails. Si vous avez une simple question Ă  poser Ă  un collĂšgue, un Ă©change sur Lync sera sĂ»rement plus efficace qu’un e-mail. Pensez simplement Ă  vĂ©rifier que la personne est bien disponible et que vous ne l’interrompez pas dans son travail.

6. Emplacement

Indiquer dans votre statut oĂč vous vous trouvez. Par exemple vous pouvez prĂ©ciser  : « 22/07 : au bureau le matin et en homeworking l’aprĂšs-midi ». Cela permettra Ă  vos collĂšgues de savoir plus facilement quand vous ĂȘtes disponibles et oĂč ils peuvent vous trouver s’ils vous cherchent. Finies les parties de cache-cache au bureau !

7. Favoris

Ajoutez dans le groupe « favorites » les collĂšgues avec qui vous communiquez rĂ©guliĂšrement. Vous pourrez les retrouver plus facilement pour voir s’ils sont disponibles et si vous pouvez lancer une conversation avec eux. Vous pouvez Ă©galement crĂ©er diffĂ©rents sous-groupes de votre choix par exemple en fonction de vos projets ou des noms des services.

8. Busy

Quand un de vos collĂšgues apparaĂźt comme « Busy », envoyez-lui un e-mail si votre demande n’est pas urgente. Évitez Ă©galement de l’interrompre dans l’open-space car il n’est pas disponible ! Lorsque vous recevez un appel Lync de la part d’un collĂšgue, notez que votre statut passera automatiquement en « Busy ».

9. Do not disturb

Utilisez le statut « Do not disturb » quand vous souhaitez que personne ne puisse vous contacter Ă  part les membres de votre « Workgroup ». Ainsi, vous pouvez avoir l’esprit tranquille et vous concentrer. Vous pouvez si vous le souhaitez indiquer dans votre statut Ă  partir de quelle heure vous serez Ă  nouveau disponible.

10. Off work

Quand votre ordinateur est allumĂ© mais qu’Ă  la fois vous vous ĂȘtes en congĂ© ou que votre journĂ©e de travail est finie, vous pouvez utiliser le statut « Off work ». Vous pouvez Ă©galement utiliser le statut « Off work » si vous allez courir 30 minutes sur le temps de midi !

Et vous, quelles sont les pratiques que vous recommandez sur Lync ?

 


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