10 questions à se poser au début d’un projet intranet

L’intranet d’une entreprise est un outil de communication central à l’heure où les coins café sont parfois désertés du fait du télétravail et des déplacements des collaborateurs. Voici 10 questions pour valider la pertinence de votre projet intranet.

Article rédigé par Alexandra Giroux. Alexandra travaille comme internal communications manager à Bruxelles. Elle s’intéresse de près au Nouveau monde du travail, aux nouvelles technologies et à la communication. Retrouvez-la sur Twitter via @olenka et sur LinkedIn via Alexandra Giroux

L’intranet d’une entreprise est un outil de communication central à l’heure où les coins café sont parfois désertés du fait du télétravail et des déplacements des collaborateurs.  Avant de vous lancer dans la conception de votre intranet, voici une liste non exhaustive de 10 questions à vous poser.

intranet 10 questions à se poser au début dun projet intranet

1. Pourquoi nous lançons-nous ce projet ?

Chaque acteur du projet peut avoir un objectif différent : moins de maintenance, moins de coûts, plus d’autonomie des rédacteurs, plus de structure dans l’information,… A vous de récolter tous ces but et de les traduire en un objectif commun.

2.  Quel est le public cible ?

Votre intranet s’adresse aux collaborateurs de votre entreprise mais qui sont-ils, quelle(s) langue(s) parlent-ils et quel type d’informations les intéresse ? Une enquête quantitative peut vous aider à dresser une image des attentes de vos différents publics.

3. Notre intranet sera-t-il un outil informatif ou collaboratif ?

Réfléchissez à qui peut publier une information et si un système de validation des contenus est nécessaire. L’information n’est pas unidirectionnelle : à vous d’identifier qui seront vos potentiels rédacteurs.

4. Quelle est l’information déjà existante ?

Réutilisez au maximum les informations qui existent déjà : en capitalisant sur l’existant, vous enrichissez facilement le contenu que vous mettez à disposition.

5. Comment hiérarchiser l’information ?

Réfléchissez à la manière dont vous voulez présenter votre information : par exemple, allez-vous faire une différence entre le contenu urgent et important ?

6. Comment mettre les collègues au centre de l’outil ?

Une entreprise, c’est avant tout des collaborateurs : mettez-les en avant. Pourquoi pas diffuser des informations positives les concernant s’il donnent leur accord ? Cela peut être un succès, un mariage ou encore une naissance.

7. Comment faire le lien avec les autres outils de communication, internes ou externes ?

Identifiez la manière dont votre outil va se positionner par rapport aux autres outils de communication. Si vous avez déjà une revue interne, une newsletter ou un réseau social d’entreprise, définissez clairement le rôle de chacun de ces outils. Si nécessaire, donnez un nom spécifique à votre Intranet.

8. Comment s’organisera le comité de rédaction ?

Une fois votre intranet lancé, il doit continuer à vivre : vous aurez besoin d’un groupe de personnes veillant à la maintenant technique et d’un groupe de personnes veillant au contenu et à la structuration des informations. Identifiez les points à l’ordre du jour, la fréquence des rencontres et l’investissement que chacun doit prévoir.

9. Comment mesurer le succès ?

Réfléchissez à la manière dont vous voulez mesurer le succès de votre intranet, une fois qu’il aura été utilisé pendant plusieurs semaines. Soyez prudents avec les indicateurs quantitatifs de type « nombre de page vues » : à l’inverse d’un site internet où le nombre de visiteurs est potentiellement plus élevé, vous avez avec un intranet un nombre fixe de visiteurs : s’ils consultent beaucoup de pages, cela peut vouloir dire qu’ils cherchent en vain une information.

10. Quelle solution technique choisir ?

Une fois que vous avez précisé vos requis business, fonctionnels et non fonctionnels, vous allez pouvoir comparer les solutions techniques. Il en existe une multitude sur le marché. : à vous de faire votre choix entre SharePoint, Joomla, ou encore une autre solution.

3 commentaires

  1. Merci pour cette article, ça va m’être un peu comme une todolist avant de commencer un de mes nombreux projets internes (qui ne sont pas prêts d’aboutir :P).

    Après, pour avoir créé deux systèmes intranet (un CRM et un outil collaboratif) au sein de mon entreprise, le plus gros des problèmes reste la navigation et la simplicité d’utilisation. Ce doit être une des parties les plus prises de tête du projet en question, car il faut recueillir l’avis de personnes différentes et faire ensuite une synthèse…

  2. Bonjour,

    je suis d’accord avec toi Alma, la navigation et l’UI d’une interface telle qu’un CRM est très complexe car chaque « clic » en trop fait par un utilisateur est de l’argent perdu pour le patron.
    Il faut donc optimiser un maximum l’UI et faire du beta testing au sein de la société pour essayer de faire des modifications et donc gagner du temps dans l’utilisation de ce CRM ou intranet.
    Merci encore Éric pour tes articles :)

  3. Une autre question à laquelle je pense est nécessaire, et que si nous avons le temps à consacrer au projet. Nous devons également nous demander si nous avons assez d’énergie pour terminer la version finale.

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