3 outils incontournables pour soutenir la communication interne dans une entreprise

La communication interne a bien changé depuis l’époque où l’on affichait les informations importantes vers la machine à café. Alors comment les nouveaux outils peuvent-ils aider les entreprises à mieux communiquer en interne ?

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La communication interne a notamment pour objectif d’informer les collaborateurs afin  de leurs donner des clés pour mieux comprendre leur environnement et pour les engager. Le modèle vertical où l’on considérait que la communication devait venir de la hiérarchie et s’adresser aux collaborateurs laisse de plus en plus de place à un modèle horizontale où tous les collaborateurs ont la possibilité de passer des messages. Pour soutenir ces ambitions, un certain nombre d’outils sont très utiles. Trois d’entre-eux vous sont présentés.

1. Un intranet pour l’information

Intranet est un outil utile pour informer les collaborateurs de manière réactive, sans devoir attendre la publication d’un support papier. Il est idéal pour transmettre les messages officiels venant de la direction. Certains outils comme SharePoint donnent la possibilité de paramétrer des groupes et des workflows de validation, permettant ainsi à plusieurs rédacteurs d’introduire des textes dans l’outil. Ceci peut s’avérer très utile pour une organisation qui cherche à responsabiliser et engager ses employés. Ainsi un plus grand nombre de personnes ont la possibilité de transmettre de l’information avec la garantie au final d’une cohérence via le système de validation.

2. Un chat pour la discussion

Le chat est une manière pratique et rapide pour échanger avec ses collègues en évitant d’engorger sa boîte mail. Les outils tels que Lync proposent même aux entreprises des fonctionnalités avancées telles que la vidéo conférence ou le partage d’écran. Dans le cadre de projets relatifs au nouveau monde du travail où chacun est potentiellement amené à travailler depuis la maison, un espace de coworking ou le bureau, ces outils sont très utiles pour faciliter la communication au sein des équipes. Les limitations sont en revanche que ce type de programme peut avoir un côté intrusif (même si l’on peut indiquer dans son statut si l’on est disponible ou pas) et que le message reste réservé à un groupe d’utilisateurs ciblés.

3. Un réseau social d’entreprise pour la collaboration

Le réseau social d’entreprise apporte une solution par rapports au chat car il est moins intrusif et permet à un grand nombre d’utilisateurs de voir un message. Chacun peut alors partager une information intéressante pour ses collègues, poser une question pour profiter de l’expertise des autres ou encore lancer un sondage. L’outil Yammer peut même désormais être intégré à SharePoint, permettant de passer d’un intranet purement informatif à un intranet collaboratif. Ce type d’outil est très utile four favoriser l’engagement et la cohésion, des facteurs clés pour le bien-être et la productivité des employés.

L’utilisation de ces trois types d’outils est donc complémentaire. La communication interne évolue et là où précédemment elle n’était la responsabilité que d’un département, elle est maintenant dans les mains de chaque personne qui a un message à faire passer. L’intranet, le chat ou encore le réseau social d’entreprise sont des outils précieux pour soutenir ces ambitions et leur déploiement devra naturellement souvent être accompagné de sensibilisation et de formation pour que l’objectif soit atteint.

 


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6 commentaires

  1. Trois outils signés Microsoft et rien d’autre pour la communication interne à l’entreprise ? S’il s’agit d’un post sponsorisé, ce serait bien de l’indiquer…

  2. @Carl : Les outils présentés dans l’article sont ceux que nous utilisons dans l’entreprise où je travaille donc il s’agit de ceux que je connais le mieux. Comme l’éditeur est le même, l’avantage est qu’ils peuvent fonctionner de manière complémentaire et de nombreux lien sont possibles. Je comprends ta remarque sur le fait qu’il existe d’autres outils et que tu aimerais que le sujet soit abordé de manière plus large. Peut-être en utilises-tu certains et pourrais-tu témoigner ?

  3. Ne pas oublier le journal interne ; tous les salariés des entreprises ne sont pas connectés à un ordinateur (usines…) et cela reste alors un bon moyen de les toucher directement (vs panneaux d’affichage électronique, web TV interne…).

  4. Effectivement, le journal interne reste le principal outil de communication interne dans les organisations. A ce sujet, article très complet sur comment garantir l’efficacité de vos publications internes numériques sur le site anglais de référence en matière de com’ interne Melcrum.com (The employee e-zine: Stay on top of content consumption trends ). L’un des conseils évoqués : connectez vos newsletters et journaux internes numériques aux autres outils de communication interne existants : intranet, RSE etc.

  5. Cela m’a fait plutôt penser à Google Apps for Businesses. Simple, intuitif et très efficace.

  6. sharepoint : C’est un fouilli sans nom. aucun responsable ne va s’amuser a lire/valider du texte qu’il n’a pas produit. A la moindre revolution de palais (depart de responsble), on ne retrouve plus rien. C’est du vecu.

    Je vais pas continuer avec les autres. C’est ni fait , ni a faire. Ils voudraient tout faire pour qu’on ne les utilise pas, ils ne se prendraient pas autrement.

    Il y a mieux, et surtout moins cher en coût de licence, comme en besoin de ressources informatiques.

    Il suffit de lever le nez pour en trouver.

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