La productivité, ce n’est pas uniquement une question de savoir se motiver pour réussir quelque chose… c’est surtout avoir les bonnes ressources aux bons moments.

PC noBorder 4 moyens de ne jamais perdre ses documents

Et il faut bien le dire, nous passons énormément (trop) de temps, à rechercher des documents, des informations, des notes, qu’ils soient stockés dans notre boîte mail ou dans un sous-fichier d’un fichier sur notre ordinateur.

Voici 4 méthodes (ou outils) pour vous aider à ne plus jamais perdre un document et à vous synchroniser d’un simple clic.

1- Scanner ses documents physiques pour passer en mode 0% papier

Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers.

Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable.

Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple.

Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace (et plus respectueux pour l’environnement) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !

doxie go 4 moyens de ne jamais perdre ses documents

2- Faire une copie constante de son dossier « Mes documents » dans le cloud

Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud.

Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le bureau de la défunte machine.

Avec un petit logiciel comme MacDropAny (sur Mac) ou DropboxFolderSync (sur Windows), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc.

Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des documents importants.

De plus, vous aurez accès à l’ensemble de vos documents où que vous soyez et sur n’importe quelle machine. Vous gardez ainsi à portée de main l’ensemble de vos données, et avez la possibilité de les partager en envoyant un simple lien.

3- Acheter une Time Capsule ou s’en fabriquer un équivalent pour Windows

Vous n’êtes peut-être pas encore un fervent défenseur du cloud computing, suivant l’idée que vous n’êtes plus exactement propriétaire de vos données une fois qu’elles sont dieu sait où dans les nuages.

Dans ce cas, il vous est possible de réaliser un backup permanent de vos données grâce à une solution comme Time Capsule. En effet, ce disque dur externe de la marque Apple va sauvegarder automatiquement vos données en réalisant une image de votre système. Cela signifie que si votre ordinateur crame complètement 1 heure après avoir fait une sauvegarde sur Time Capsure, alors vous retrouverez un clone parfait de tous vos fichiers (sauf ceux de la dernière heure non synchronisée).

Et si vous ne souhaitez pas investir dans les 300€ demandés pour une Time Capsule, vous pouvez assez facilement en créer une en couplant un Routeur Wifi avec un disque dur externe. Il ne faudra évidemment pas avoir peur d’un peu de Do-It-Yourself, mais des tutoriaux complets peuvent être trouvés sur internet.

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4- Utiliser des applications à forte valeur ajoutée

Mais tout l’intérêt du Cloud de demain se trouve probablement dans la possibilité d’utiliser des applications qui ajoutent de la valeur au simple document.

C’est le cas par exemple d’Evernote qui propose maintenant des documents similaires en analysant les autres notes, les documents scannés, ou via la reconnaissance d’écriture,

La suite Google Drive vous permet de travailler à plusieurs, en temps réel, sur un document.

L’application de collaboration Azendoo propose, d’agréger tous les documents cloud (Dropbox, Google Drive, Box, Evernote, etc.) de les partager à plusieurs et de les enrichir de tâches pour mener vos projets en équipe.

Enfin, d’autres applications comme Doo se concentrent sur l’agrégation personnelle et simple de documents cloud ainsi que les pièces jointes que vous avez pu recevoir dans vos différents comptes mails.

Grâce à ces différentes applications vous classez, priorisez et donnez du contexte à vos documents.

Des services web comme IFTTT ou Zapier vous permettent enfin d’automatiser  les mouvements de documents dans le cloud

Et vous, comment faites vous pour ne plus rien perdre, chercher facilement et partager vos documents ? encore via email ?


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