4 moyens de ne jamais perdre ses documents

La productivité, ce n’est pas uniquement une question de savoir se motiver pour réussir quelque chose… c’est surtout avoir les bonnes ressources aux bons moments.

Et il faut bien le dire, nous passons énormément (trop) de temps, à rechercher des documents, des informations, des notes, qu’ils soient stockés dans notre boîte mail ou dans un sous-fichier d’un fichier sur notre ordinateur.

Voici 4 méthodes (ou outils) pour vous aider à ne plus jamais perdre un document et à vous synchroniser d’un simple clic.

1- Scanner ses documents physiques pour passer en mode 0% papier

Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers.

Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable.

Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple.

Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace (et plus respectueux pour l’environnement) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !

2- Faire une copie constante de son dossier « Mes documents » dans le cloud

Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud.

Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le bureau de la défunte machine.

Avec un petit logiciel comme MacDropAny (sur Mac) ou DropboxFolderSync (sur Windows), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc.

Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des documents importants.

De plus, vous aurez accès à l’ensemble de vos documents où que vous soyez et sur n’importe quelle machine. Vous gardez ainsi à portée de main l’ensemble de vos données, et avez la possibilité de les partager en envoyant un simple lien.

3- Acheter une Time Capsule ou s’en fabriquer un équivalent pour Windows

Vous n’êtes peut-être pas encore un fervent défenseur du cloud computing, suivant l’idée que vous n’êtes plus exactement propriétaire de vos données une fois qu’elles sont dieu sait où dans les nuages.

Dans ce cas, il vous est possible de réaliser un backup permanent de vos données grâce à une solution comme Time Capsule. En effet, ce disque dur externe de la marque Apple va sauvegarder automatiquement vos données en réalisant une image de votre système. Cela signifie que si votre ordinateur crame complètement 1 heure après avoir fait une sauvegarde sur Time Capsure, alors vous retrouverez un clone parfait de tous vos fichiers (sauf ceux de la dernière heure non synchronisée).

Et si vous ne souhaitez pas investir dans les 300€ demandés pour une Time Capsule, vous pouvez assez facilement en créer une en couplant un Routeur Wifi avec un disque dur externe. Il ne faudra évidemment pas avoir peur d’un peu de Do-It-Yourself, mais des tutoriaux complets peuvent être trouvés sur internet.

4- Utiliser des applications à forte valeur ajoutée

Mais tout l’intérêt du Cloud de demain se trouve probablement dans la possibilité d’utiliser des applications qui ajoutent de la valeur au simple document.

C’est le cas par exemple d’Evernote qui propose maintenant des documents similaires en analysant les autres notes, les documents scannés, ou via la reconnaissance d’écriture,

La suite Google Drive vous permet de travailler à plusieurs, en temps réel, sur un document.

L’application de collaboration Azendoo propose, d’agréger tous les documents cloud (Dropbox, Google Drive, Box, Evernote, etc.) de les partager à plusieurs et de les enrichir de tâches pour mener vos projets en équipe.

Enfin, d’autres applications comme Doo se concentrent sur l’agrégation personnelle et simple de documents cloud ainsi que les pièces jointes que vous avez pu recevoir dans vos différents comptes mails.

Grâce à ces différentes applications vous classez, priorisez et donnez du contexte à vos documents.

Des services web comme IFTTT ou Zapier vous permettent enfin d’automatiser  les mouvements de documents dans le cloud

Et vous, comment faites vous pour ne plus rien perdre, chercher facilement et partager vos documents ? encore via email ?


azendooAzendoo est un outil qui souhaite simplifier votre travail et celui de votre équipe. Vous pouvez le tester gratuitement ici : http://fr.azendoo.com/

Invité
Nel
11 avril 2013

Ah ! Là tu m’fais plaisir Valentin !
Merci pour cet article très intéressant. Le Doxie m’intéresse vraiment ;)

Invité
11 avril 2013

Sinon, une des meilleurs solutions est bien de passer à un logiciel de GED, comme http://www.zensolutions.fr

Invité
alzorglub
11 avril 2013

NON Pitié ! Ne mettez pas vos documents personnels contenant des informations confidentielles à votre sujet dans le cloud !!
Une fois sur des machines qui sont sous le contrôle d’un intervenant extérieur, vous ne pouvez pas savoir ce qui sera fait de vos documents !
Lisez les conditions d’utilisation de tout ses services, ils se donnent le droit de vérifier les contenus, donc de les lire !! Et vous ne savez pas ce qu’ils pourraient en faire !
Si vous tenez à mettre ce genre d’informations très personnelles dans un cloud, pensez à les crypter avant !!

Invité
11 avril 2013

+1 alzorglub !

Vu les conditions d’utilisation des services de Cloud et le risque en cas de vol du mot de passe, il est absolument indispensable de chiffrer les données personnelles avant de les envoyer dans le Cloud.

Perso j’utilise BoxCryptor, qui fait ça très bien et de façon quasi transparente. On peut aussi le faire avec EncFS, qui est libre (BoxCryptor est basé sur EncFS, mais propriétaire), ou encore avec TrueCrypt (libre également, mais moins pratique, car il y a un conteneur global, pas un conteneur par fichier). Bref, les solutions ne manquent pas.

Invité
11 avril 2013

« Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace (et plus respectueux pour l’environnement) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. »

Oui mais dans ce cas, l’arbre est déjà coupé… Si on souhaite faire un geste pour l’environnement, il faut faire le nécessaire auprès des organismes et sociétés afin de recevoir factures et documents au format électronique uniquement… Et, c’est là que ça commence à coincer!

Invité
Barbe
11 avril 2013

Il faut m’expliquer ce qui est écologique dans le fait de scanner des docs. A priori, pour le scanner, le doc a déjà été imprimé non?

Invité
Lucie CHATAIGNE
11 avril 2013

Bonjour,
Sujet très intéressant. Je réfléchis beaucoup à ça aujourd’hui car je suis en train de tendre vers le « zéro papier », tout en me posant des questions sur ce que cela implique au niveau éco-logique.

- Oui il est possible de dématérialiser aujourd’hui quasiment toutes les factures et papiers officiels
téléphone mobile / téléphone fixe-box
relevés de mutuelle – relevés de sécu
relevés de compte bancaire (avec la Poste) – relevés d’électricité (avec Enercoop)
de mon côté, à part des infos d’associations ou pubs, je n’ai plus aucun document à archiver dans mes bonnes vieilles chemises en carton élastiquées à la mode 1990 ;-)
(sauf les quittances de loyer).

- Il est important aussi je trouve de faire des scans des bulletins de salaire passés, contrats de travail…de grosses photocopieuses ont souvent une fonction scan qui permet de scanner en masse: vous mettez votre paquet de papier à l’entrée, et au final, vous récupérez un .pdf de plusieurs pages qui reprend tout votre historique de bulletins chez un employeur. Idem pour les contrats de travail.
Sachant qu’il faut garder ces documents à vie, c’est intéressant.

- Pour le scan, il y a plein d’apps chez Android en tout cas, qui permettent d’utiliser son tél comme un scanner de poche. Pas besoin pour moi d’acheter un scan complémentaire. J’utilise de mon côté CamScanner, qui me bluffe par la qualité d’image. L’avantage d’un scan par téléphone, c’est qu’on peut scanner des vues de magazine. Hier j’étais chez le médecin, en lisant un magazine, je tombe sur un article intéressant, que je photo-scanne avec mon téléphone, et hop c’est archivé, et je l’envoie en live aux amis que ça peut intéresser via la fonction « partager le .pdf par email ».
C’est aussi très utile après des réunions de brainstorming ou autre, ou on écrit pas mal, je photo-scanne les éléments et j’envoie le .pdf à tous les participants pour garder une trace.

Au delà de ces applications bien pratiques, qui permettent de se désencombrer, la question du cloud soulève aussi une autre question: celle de la consommation d’électricité. En effet, on « dématérialise » du papier mais les serveurs web servant à stocker les données du cloud, sont eux, bien réels…et bien consommateurs en énergie électrique! Les documents ne sont pas dans les nuages aussi poétiques que soit ce terme… mais bel et bien sur un serveur physique. En tant qu’écolo-geek, je suis inquiète de cette nouvelle mode, de stocker tout en ligne, en permanence, tout le temps…et il me parait qu’il y a un décalage entre la valeur ajoutée pour l’utilisateur, et la consommation d’énergie électrique, bien réelle, que cela entraine. Ai-je vraiment besoin d’accéder à ma facture de téléphone de 2008 24H/24, depuis tous les devices imaginables? Est ce qu’un back up sur des disques dur physiques externes, ne suffit pas?

Car pris au niveau individuel, la dépense est minime, mais à l’échelle de nous tous, cela peut chiffrer….Le domaine de la green IT est super gourmand en énergie…Aux US les data centers consomment plus d’énergie que l’industrie automobile! et en 2015, la consommation d’électricité liée serait équivalente à celle de 8 millions de foyers…

Je vous invite à consulter cette infographie super parlante
http://www.nerdgraph.com/a-gro.....-internet/

Invité
CyberJM
11 avril 2013

Bonjour,
Pour les paranos du cloud :-), il y a hubic, d’OVH, solution Française en dehors de la charte US…
25 Go gratuit, c’est deja pas mal, et la derniere mouture donne la synchro.
Ça n’empeche pas non plus de crypter le contenu bien sur.
Bonne Journée!

 
Lire les articles précédents :
heycrowd1
[La Start-Up française de la Semaine] : HeyCrowd

HeyCrowd est un logiciel de sondage pensé pour le mobile et avec le développement d’un aspect communautaire.

Fermer