4 moyens de ne jamais perdre ses documents

La productivité, ce n’est pas uniquement une question de savoir se motiver pour réussir quelque chose… c’est surtout avoir les bonnes ressources aux bons moments.

PC noBorder 4 moyens de ne jamais perdre ses documents

Et il faut bien le dire, nous passons énormément (trop) de temps, à rechercher des documents, des informations, des notes, qu’ils soient stockés dans notre boîte mail ou dans un sous-fichier d’un fichier sur notre ordinateur.

Voici 4 méthodes (ou outils) pour vous aider à ne plus jamais perdre un document et à vous synchroniser d’un simple clic.

1- Scanner ses documents physiques pour passer en mode 0% papier

Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers.

Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable.

Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple.

Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace (et plus respectueux pour l’environnement) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !

doxie go 4 moyens de ne jamais perdre ses documents

2- Faire une copie constante de son dossier « Mes documents » dans le cloud

Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos documents dans le Cloud.

Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le bureau de la défunte machine.

Avec un petit logiciel comme MacDropAny (sur Mac) ou DropboxFolderSync (sur Windows), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc.

Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des documents importants.

De plus, vous aurez accès à l’ensemble de vos documents où que vous soyez et sur n’importe quelle machine. Vous gardez ainsi à portée de main l’ensemble de vos données, et avez la possibilité de les partager en envoyant un simple lien.

3- Acheter une Time Capsule ou s’en fabriquer un équivalent pour Windows

Vous n’êtes peut-être pas encore un fervent défenseur du cloud computing, suivant l’idée que vous n’êtes plus exactement propriétaire de vos données une fois qu’elles sont dieu sait où dans les nuages.

Dans ce cas, il vous est possible de réaliser un backup permanent de vos données grâce à une solution comme Time Capsule. En effet, ce disque dur externe de la marque Apple va sauvegarder automatiquement vos données en réalisant une image de votre système. Cela signifie que si votre ordinateur crame complètement 1 heure après avoir fait une sauvegarde sur Time Capsure, alors vous retrouverez un clone parfait de tous vos fichiers (sauf ceux de la dernière heure non synchronisée).

Et si vous ne souhaitez pas investir dans les 300€ demandés pour une Time Capsule, vous pouvez assez facilement en créer une en couplant un Routeur Wifi avec un disque dur externe. Il ne faudra évidemment pas avoir peur d’un peu de Do-It-Yourself, mais des tutoriaux complets peuvent être trouvés sur internet.

time capsule 4 moyens de ne jamais perdre ses documents

4- Utiliser des applications à forte valeur ajoutée

Mais tout l’intérêt du Cloud de demain se trouve probablement dans la possibilité d’utiliser des applications qui ajoutent de la valeur au simple document.

C’est le cas par exemple d’Evernote qui propose maintenant des documents similaires en analysant les autres notes, les documents scannés, ou via la reconnaissance d’écriture,

La suite Google Drive vous permet de travailler à plusieurs, en temps réel, sur un document.

L’application de collaboration Azendoo propose, d’agréger tous les documents cloud (Dropbox, Google Drive, Box, Evernote, etc.) de les partager à plusieurs et de les enrichir de tâches pour mener vos projets en équipe.

Enfin, d’autres applications comme Doo se concentrent sur l’agrégation personnelle et simple de documents cloud ainsi que les pièces jointes que vous avez pu recevoir dans vos différents comptes mails.

Grâce à ces différentes applications vous classez, priorisez et donnez du contexte à vos documents.

Des services web comme IFTTT ou Zapier vous permettent enfin d’automatiser  les mouvements de documents dans le cloud

Et vous, comment faites vous pour ne plus rien perdre, chercher facilement et partager vos documents ? encore via email ?


azendoo1 4 moyens de ne jamais perdre ses documentsAzendoo est un outil qui souhaite simplifier votre travail et celui de votre équipe. Vous pouvez le tester gratuitement ici : http://fr.azendoo.com/

19 commentaires

  1. Ah ! Là tu m’fais plaisir Valentin !
    Merci pour cet article très intéressant. Le Doxie m’intéresse vraiment ;)

  2. NON Pitié ! Ne mettez pas vos documents personnels contenant des informations confidentielles à votre sujet dans le cloud !!
    Une fois sur des machines qui sont sous le contrôle d’un intervenant extérieur, vous ne pouvez pas savoir ce qui sera fait de vos documents !
    Lisez les conditions d’utilisation de tout ses services, ils se donnent le droit de vérifier les contenus, donc de les lire !! Et vous ne savez pas ce qu’ils pourraient en faire !
    Si vous tenez à mettre ce genre d’informations très personnelles dans un cloud, pensez à les crypter avant !!

  3. Valentin-Pringuay on

    @Nel : je viens d’ailleurs de recevoir mon Doxie que je vais tester de manière intensive pour faire un gros retour dessus. S’il y a des points qui t’intéressent plus particulièrement, tu es le bienvenu ;)

  4. +1 alzorglub !

    Vu les conditions d’utilisation des services de Cloud et le risque en cas de vol du mot de passe, il est absolument indispensable de chiffrer les données personnelles avant de les envoyer dans le Cloud.

    Perso j’utilise BoxCryptor, qui fait ça très bien et de façon quasi transparente. On peut aussi le faire avec EncFS, qui est libre (BoxCryptor est basé sur EncFS, mais propriétaire), ou encore avec TrueCrypt (libre également, mais moins pratique, car il y a un conteneur global, pas un conteneur par fichier). Bref, les solutions ne manquent pas.

  5. « Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace (et plus respectueux pour l’environnement) que d’imprimer l’ensemble des documents que vous recevez sur votre ordinateur. »

    Oui mais dans ce cas, l’arbre est déjà coupé… Si on souhaite faire un geste pour l’environnement, il faut faire le nécessaire auprès des organismes et sociétés afin de recevoir factures et documents au format électronique uniquement… Et, c’est là que ça commence à coincer!

  6. Il faut m’expliquer ce qui est écologique dans le fait de scanner des docs. A priori, pour le scanner, le doc a déjà été imprimé non?

  7. Valentin-Pringuay on

    @Senior @Barbe : le fait que si vous avez l’habitude de conserver tous vos documents au format papier… vous n’allez pas changer.
    Et vous allez peut être même imprimer vos documents suivants pour compléter les docs papiers que vous avez déjà.
    Quand on est dans une optique 0% papier, on va aussi réduire le nombre de papier qui arrive au format papier pour switcher vers le tout digital.
    Et donc demander à avoir un relevé bancaire électronique, une facture EDF électronique, etc.

  8. Lucie CHATAIGNE on

    Bonjour,
    Sujet très intéressant. Je réfléchis beaucoup à ça aujourd’hui car je suis en train de tendre vers le « zéro papier », tout en me posant des questions sur ce que cela implique au niveau éco-logique.

    - Oui il est possible de dématérialiser aujourd’hui quasiment toutes les factures et papiers officiels
    téléphone mobile / téléphone fixe-box
    relevés de mutuelle – relevés de sécu
    relevés de compte bancaire (avec la Poste) – relevés d’électricité (avec Enercoop)
    de mon côté, à part des infos d’associations ou pubs, je n’ai plus aucun document à archiver dans mes bonnes vieilles chemises en carton élastiquées à la mode 1990 ;-)
    (sauf les quittances de loyer).

    - Il est important aussi je trouve de faire des scans des bulletins de salaire passés, contrats de travail…de grosses photocopieuses ont souvent une fonction scan qui permet de scanner en masse: vous mettez votre paquet de papier à l’entrée, et au final, vous récupérez un .pdf de plusieurs pages qui reprend tout votre historique de bulletins chez un employeur. Idem pour les contrats de travail.
    Sachant qu’il faut garder ces documents à vie, c’est intéressant.

    - Pour le scan, il y a plein d’apps chez Android en tout cas, qui permettent d’utiliser son tél comme un scanner de poche. Pas besoin pour moi d’acheter un scan complémentaire. J’utilise de mon côté CamScanner, qui me bluffe par la qualité d’image. L’avantage d’un scan par téléphone, c’est qu’on peut scanner des vues de magazine. Hier j’étais chez le médecin, en lisant un magazine, je tombe sur un article intéressant, que je photo-scanne avec mon téléphone, et hop c’est archivé, et je l’envoie en live aux amis que ça peut intéresser via la fonction « partager le .pdf par email ».
    C’est aussi très utile après des réunions de brainstorming ou autre, ou on écrit pas mal, je photo-scanne les éléments et j’envoie le .pdf à tous les participants pour garder une trace.

    Au delà de ces applications bien pratiques, qui permettent de se désencombrer, la question du cloud soulève aussi une autre question: celle de la consommation d’électricité. En effet, on « dématérialise » du papier mais les serveurs web servant à stocker les données du cloud, sont eux, bien réels…et bien consommateurs en énergie électrique! Les documents ne sont pas dans les nuages aussi poétiques que soit ce terme… mais bel et bien sur un serveur physique. En tant qu’écolo-geek, je suis inquiète de cette nouvelle mode, de stocker tout en ligne, en permanence, tout le temps…et il me parait qu’il y a un décalage entre la valeur ajoutée pour l’utilisateur, et la consommation d’énergie électrique, bien réelle, que cela entraine. Ai-je vraiment besoin d’accéder à ma facture de téléphone de 2008 24H/24, depuis tous les devices imaginables? Est ce qu’un back up sur des disques dur physiques externes, ne suffit pas?

    Car pris au niveau individuel, la dépense est minime, mais à l’échelle de nous tous, cela peut chiffrer….Le domaine de la green IT est super gourmand en énergie…Aux US les data centers consomment plus d’énergie que l’industrie automobile! et en 2015, la consommation d’électricité liée serait équivalente à celle de 8 millions de foyers…

    Je vous invite à consulter cette infographie super parlante
    http://www.nerdgraph.com/a-gro.....-internet/

  9. Bonjour,
    Pour les paranos du cloud :-), il y a hubic, d’OVH, solution Française en dehors de la charte US…
    25 Go gratuit, c’est deja pas mal, et la derniere mouture donne la synchro.
    Ça n’empeche pas non plus de crypter le contenu bien sur.
    Bonne Journée!

  10. Sinon vous achetez un MicroServeur privé 4 baies environ 300€ avec 2 disques dur 2To et vous installez OwnCloud (projet Open Source Gratuit) en suite vous installez sur votre PC, Mac ou Linux le petit logiciel de synchro et hop ! Vous avez VOTRE Cloud contenant VOS données avec 2To de stockage redondant (pas de perte en cas de faille d’un disque dur, mais surtout : vous seul pouvez y accéder…

  11. Perso je mets tout sur dropbox + google drive (docs).
    Par contre, il faudrait que je scanne tous mes documents importants et que je les place également dans la dropbox… c’est la seule chose que je n’ai pas encore fait :)

    Sinon, j’ai découvert récemment une autre solution: http://www.backblaze.com/
    Pas cher et plutôt sympa. J’ai l’intention de tester bientôt.

  12. Excellent article ! J’utilise presque tous ces services !

    Je me permet juste de rajouter notre solution de gestion de contrats pour les particuliers comme pour les professionnel : D-Contract (www.d-contract.com). Chaque contrat (assurance, mutuelle, énergie, téléphone, etc.) est stocké dans une fiche récapitulatif ! On vous informe avant la date d’échéance pour ne plus jamais rater l’occasion de renégocier votre contrat. Et bientôt de nombreux services vont arrivés dans l’interface.

    Bonne journée.

    Jonathan

  13. Je suis en train de tester cloudmagic (inséré dans mailbird, merci @pressecitron) , avec je peux faire des recherches dans yahoo mail, ma dropbox, mes contacts android). pas mal du tout

  14. Hello,
    article très intéressant, merci.
    Perso j’ai commencé une démarche pour tendre vers le « zéro papier » et je reconnais que les commentaires ci-dessus m’apportent beaucoup d’interrogations, le sujet semblant plus complexe qu’imaginé. :-)
    Ayant de grosses quantités de documents à scanner (pro et perso) j’ai investi dans le P-215 Canon et je dois dire que c’est un super outil même si pas donné.
    Mais ce qui me crée quelques soucis c’est pour les données confidentielles, j’utilise la solution dématstore mais peu d’espace, j’espère lire ici un truc sur le cryptage évoqué plus haut, qui sait ? ;-)

  15. Bonjour,

    Pour ma part je suis de la bonne vieille école. J’utilise une simple clé USB. Je sauvegarde toujours toutes mes données en double. Une fois sur mon disque dur et une fois sur ma clé USB.

    J’ai vu une émission hier sur les CLOUD. Ils comportent des grosses failles de sécurité.

  16. Bonjour,

    Que de commentaires intéressant, peut être plus que l’article lui même car ils donnent une bonne vision de la perception qu’ont les utilisateurs du Cloud.
    Entre les anti-cloud, les fou furieux de la bidouille perso, les anti US avec « je suis en France donc protégé » et les promoteurs de leur propre projet, on en oublie les éléments les plus important: les utilisateurs, l’utilisabilité et la question essentielle : le Cloud pour quoi faire ?

    Du backup ou de l’accès depuis m’importe ou ? Et comme le faisait remarquer Valentin également pour y utiliser des applications a valeur ajoutée.

    Faire un backup qui garantit la confidentialité est simple. Il suffit de crypter les donnée avant de faire la copie et conserver la clef de cryptage « privée et personnelle » (ne PAS la partager)

    Attention aux fausses « bonnes » solutions qui proposeraient une solution a clef (généralement symétrique) générée par le système de backup lui même (comme la solution proposée par bajoo.fr et référencée par Patrice Colliat ou d’autres). Dans ce cas vous n’avez AUCUNE garantie de confidentialité, la clef peut très bien être envoyée au server. De plus pour offrir la fonction de partage de manière confidentielle, il faut soit stocker le document cryptée pour chaque « ayant droit » avec leur propre clef soit utiliser une solution qui consiste a crypter le document et crypter la clef de cryptage du document avec la clef de l’utilisateur. La solution qui consiste a stocker la clef de cryptage du document puis crypter cette clef sur le serveur pour chaque ayant droit implique que la clef et connue du serveur => Exit la confidentialité.
    L’unique solution valable pour garantir la confidentialité est de crypter le document (ou la clef de cryptage du document) localement. Ce qui implique d’utiliser la clef publique des ayant droits sur le device d’un utilisateur et de crypter la clef (ou le document) a en décryptant LOCALEMENT la clef par l’un des ayant droits…. Solution très complexe a l’usage et peu « user Friendly ».

    Au sujet des remarques faites comme quoi c’est risquée pour les chercheurs de stocker leur travaux dans le Cloud sont pertinentes mais c’est encore une question de confiance et de criticité des données dont la responsabilité revient aux chercheurs eux mêmes. Si les informations sont critiques alors elle doivent restées cryptée par un système connu uniquement du centre de recherche.

    Concernant les solutions qui propose un accès sur n’importe quel « device » via un client propriétaire (ou une app sur les mobiles), cela peut être une bonne idée mais il faut encore une fois faire attention a comment le cryptage et fait et qui (ou quoi) peut décrypter les données. Néanmoins il faut, dans le cas ou l’on veut accéder a ces données depuis un autre device que le sien, évaluer le risque entre installer le logiciel sur ce device qui pourrait garder une trace du document et avoir ce document accessible via le web un utilisant le mode « navigation privée » du navigateur local. En outre, concernant les device mobile (Smartphone, Tablette), il faut bien mesurer le risque d’avoir localement sur un device vulnérable une version décrypté d’un document confidentiel dont le niveau de confidentialité que l’on avait initialement estimé nous avait incité a le crypter…

    Concernant les solutions « maison » de « cloud privée ». Elle ne sont pas viables car non utilisables par 90% des utilisateurs (et encore je suis gentil) et elle n’apporte pas les fonctionnalités attendu d’un Cloud. Pour moi c’est plus du backup online, qui peut éventuellement se justifier par le prix au To (et encore c’est a voir) qu’un vrai Cloud.

    Enfin, j’ai noté beaucoup de commentaires autour du thème, « soumis a la loi Francaise » et « Protection par la CNIL ». En quoi cela apporte une garantie sur la vie privée ? Non seulement le gouvernement Francais n’est pas en reste en ce qui concerne les demandes d’accès a des données privées (http://www.google.com/transpar.....quests/FR/), mais ici on parle de « confiance » dans le prestataire et non de loi. Quelque soit la loi, rien n’empêche techniquement a un prestataire d’avoir accès au données qui sont sur ses serveurs…. sauf le cout et l’intérêt.

    En conclusion avant de choisir (ou de critiquer) telle ou telle solution il faut répondre au questions suivantes :
    - Ai je besoin d’accéder a mes donnée de n’importe ou ? Dans ce cas je n’ai pas le choix je dois faire confiance a un prestataire (ou plusieurs). LA question est : ai je suffisamment confiance pour laisser telle ou telle donnée gérée par ce prestataire ? Si oui pourquoi chercher une solution compliquée si non je dois en choisir un autre ou renoncer a l’accès depuis n’importe quel terminal.
    - Ai je besoin de partager ? Dans ce cas je peux soit choisir une prestataire (idem ci-dessus) soit, dans le cas d’une institution par exemple, stocker mes données en interne.

    Personnellement j’utilise une solution mixte. D’un coté du Cloud avec toutes ses fonctionnalités (partage, accès depuis n’importe ou, applications etc) pour les donnes non critiques. De l’autre, j’utilise le même fournisseur pour le backup de mes données critiques mais je les crypte avant (ce qui implique la perte des fonctions de partage et d’accès, mais c’est du backup). J’accède aux données cryptées sur mon portable en utilisant localement une solution de cryptage/decryptage au niveau des fichiers (Type EncFS dont parlait @Matt).

    Il n’y a pas (encore) de solution idéale mais celle qui s’en approche le plus ne réside ni dans la confiance aveugle (quelque soit le prestataire) ni dans la paranoïa mais passe probablement plus par une étude des bénéfices, pour chaque donnée impliquée, de telle ou telle solution vis a vis des risques.

  17. Bonjour et merci pour l’info. Il est très intéressant de partager ce genre d’astuce. Cela peut aider beaucoup de monde. Je suis tout à fait d’accord que le scan de documents est très important, car il permet en effet de garder trace de manière électronique. En interne, nous utilisons les produits Zoho tant que pour la facturation, que pour les projets clients, que pour notre CRM, couplé à Google Drive, il est ainsi impossible pour nous de perdre des documents et notre organisation ne peut que se porter mieux. Cet article résume les mêmes possibilités. Bonne semaine.

  18. gigilapetite on

    j’utilise « mon service public » et « vosdocs.fr » pour avoir tout à porté de main

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