5 astuces pour améliorer le travail en équipe sur internet

Certaines astuces vous permettent de vous simplifier la vie et font à la fois plaisir à vos collègues. Alors pourquoi s’en priver ?

2014-09-20 18_46_23-Articles Presse citron - Suivi AGX

1) Pièces jointes

Quand vous en avez la possibilité, évitez d’envoyer des pièces jointes mais préférez un lien vers un document qui sera par exemple stocké sur SharePoint, Dropbox ou Google Drive. Cela permettra à votre destinataire d’être toujours sûr d’avoir la dernière version du document. De plus, si plusieurs collègues doivent faire des annotations dans le document, ce sera plus simple d’avoir une unique version. Pour finir, cela fera du bien à la taille de votre boîte e-mail !

2) Invitation à des événements

2014-09-18 15_15_41-Inbox - Alexandra.Giroux@mloz.be - Microsoft Outlook

Quand vous acceptez une réunion dans Outlook, pensez à envoyer une réponse à l’organisateur. Cela lui permettra par exemple d’avoir une vue sur le nombre de sandwiches qu’il doit prévoir ! Il suffit de cliquer sur « send the response now » ou « edit the response before sending » si vous souhaitez ajouter un commentaire.

3) Conversations

Quand vous devez envoyer un message à un grand nombre de participants, préférez les outils collaboratifs tels que Yammer ou encore les groupes Facebook plutôt que l’e-mail. En effet, vous éviterez d’inonder la boîte e-mail de vos collègues suite aux nombreux « reply to all » difficilement contrôlables ! De plus, l’information que vous publiez peut également intéresser d’autres collègues.

4) E-mail

2014-09-18 15_33_08-Deleted Items

Organisez votre boîte mail pour avoir facilement une vue sur les e-mails qui sont traités et ceux pour lesquels vous devez encore faire une action. Une des techniques consiste à avoir une boîte de réception puis plusieurs dossiers avec « les choses à faire aujourd’hui » et « les choses à faire plus tard ». Dès qu’un e-mail est géré, il peut alors être déplacé dans la boîte des message traités. Ainsi, vous êtes surs de ne jamais oublier de répondre à un collègue, que son message soit « urgent » ou « important mais pas urgent ».

5) Transparence

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Indiquez de manière claire le lieu depuis lequel vous travaillez, que ce soit dans votre agenda partagé (Google Calendar, etc.) ou encore sur Swarm. Vous faciliterez la vie de vos collègues qui sauront tout de suite si vous êtes en télétravail, en co-working ou au bureau. Ce sera évidemment aussi beaucoup plus simple pour planifier une réunion avec vous.

Et vous, quelles sont vos astuces pour faciliter la vie de vos collègues ?


4 commentaires

  1. « Indiquez de manière claire le lieu depuis lequel vous travaillez. »

    OK mais ça n’a d’intérêt que si on prend la peine (si l’outil utilisé le permet) d’indiquer cela pour les prochains jours/semaines car indiquer où je travail physiquement aujourd’hui n’aidera pas à savoir où je serai demain ou la semaine prochaine vu que si on planifie une réunion ce n’est que rarement sur la journée en cours et encore faudra-t-il que je sache moi-même où je serai dans les prochains jours/semaines.

  2. Si vous utilisez des liens .Je vous conseille d’être sur de la personne qui vous les a envoyé.Si vous utilisez internet il est préférable d’avoir un bon antivirus comme abpremiumpc.

  3. @Dodutils : Oui en effet le mieux c’est d’indiquer les deux : où l’on se trouve aujourd’hui et où l’on se trouvera les prochains jours (par exemple via un agenda ouvert en lecture).

    @Newsoftpclab : Oui tu as raison on n’est jamais trop prudent 🙂

  4. @Newsoftpclab, c’est pareil avec les fichiers joints … On pourrait très bien nous envoyé des fichiers vérolé et j’en passe.
    Le mieux à mes yeux reste le google drive.
    Même si on ne sait pas si Google récupère ou réutilise nos fichiers.
    Au moins c’est sur, on peut voir en temps réel les modifications faites.
    Mais surtout on peut paramétrer les accès, et ainsi, seul les personnes voulues pourront voir le document !
    Sur d’autre service, l’url est en libre accès et donc libre téléchargement.
    Amicalement, Yann.

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