5 astuces pour avoir moins d’emails Ă  gĂ©rer

Combien de temps par jour passez-vous à gérer vos emails ? Si la réponse vous fait tomber de votre chaise, il est temps de suivre ces 5 conseils !

1. ArrĂȘtez d’envoyer autant d’emails !

La premiĂšre rĂšgle de base pour recevoir moins d’emails est de moins en envoyer. Dans la mesure du possible, envoyez un email Ă  un seul destinataire et rĂ©servez le « CC » aux cas exceptionnels. Cela vous Ă©vitera de vous retrouver dans une tornade de « reply to all » :

2. Privilégiez les réseaux sociaux pour les conversations à plusieurs

Lorsque vous Ă©changez des messages avec plus d’une personne, les rĂ©seaux sociaux sont trĂšs pratiques car ils vous permettent de suivre le fil d’une discussion. Il devient alors plus aisĂ© d’arriver Ă  une dĂ©cision commune. De plus cela permet d’avoir l’avis et l’expertise de personnes que vous n’auriez peut-ĂȘtre pas mis dans la liste des destinataires… ou que vous auriez oubliĂ© par Ă©tourderie ! Au bureau, Yammer permet de rĂ©duire considĂ©rablement le nombre d’emails reçus.

yammer-discuss-pc

3. L’email n’est pas un chat

Ne rentrez pas dans une communication en ping-pong avec l’email : le chat sera bien plus efficace qu’une vingtaine de messages dans votre boĂźte de rĂ©ception ! Au bureau, Lync vous permet mĂȘme de savoir quand vos collĂšgues sont disponibles ou pas donc pour une courte question, n’hĂ©sitez pas !

4. Désinscrivez-vous des newsletters qui ne vous intéressent plus

Certaines newsletters sont comme certains vĂȘtements : on se dit « Ă§a servira un jour » mais on n’y prĂȘte plus attention. Si vous passez votre temps Ă  dĂ©placer une newsletter vers la corbeille sans mĂȘme la lire, il est sĂ»rement temps de vous dĂ©sabonner. Certains outils comme « unroll.me » peuvent notamment vous faciliter la tĂąche pour les dĂ©sinscriptions en masse.

5. Faites le tri dans les discussions

Au retour des vacances, il peut parfois ĂȘtre trĂšs effrayant de voir le nombre d’emails non lus qui vous attendent. Avec Outlook 2013, vous avez heureusement la possibilitĂ© d’y voir plus clair. Pour commencer, rendez-vous dans l’onglet « View » et cochez la case « Show as conversations ». Les messages seront ainsi regroupĂ©s par conversation. Vous pouvez aussi positionner votre curseur sur votre « Inbox », puis via le bouton droit de la souris cliquer sur « Clean-up folder ». Ainsi, les messages dĂ©jĂ  repris dans le fil d’une conversation seront supprimĂ©s, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

Clean up folder

Et vous, quelles sont vos astuces pour avoir moins d’emails Ă  gĂ©rer ?


8 commentaires

  1. Moi je suis sur Gmail, je chat dessus, je partage mes fichier dessus, j’ai lancer l’application Checker plus for Gmail pour me prĂ©venir de l’arriver des mail avec un petite sonnerie
    Bref je suis un fidĂšle client de Google

  2. Bonjour ,

    1. Les filtres + libellés

    2. La fonction , filtrer les messages similaires ,
    pour nettoyer les pubs , newsletter ou autre notifications ( sur une adresse mail « bidons  » l officiel reçoit pratiquement pas de superflu. ( Que des super flux , Pardon ^^)

    3. Recherche avec les termes unsubscribe / désinscrire PUIS filtrer messages similaires

    • Eric

      @kolpm8 : « 3. Recherche avec les termes unsubscribe / dĂ©sinscrire PUIS filtrer messages similaires ». TrĂšs bon tuyaux en effet, avec juste le risque de ne plus recevoir des newsletters auxquelles on est abonnĂ© volontairement, si on fait un filtrage massif juste sur ces termes.

  3. Bonjour et merci pour ce billet.

    Je travaille actuellement sur un projet ( http://closetoshop.com ) dont l’objectif est justement de limiter le nombre d’email reçus quotidiennement.

    ClosetoShop a pour objectif de modifier le mode de reception de vos newsletters. Notre systÚme génÚre des adresses emails uniques pour chaque nouvelle inscription et vous transmet, une fois par jour, un seul mail regroupant toutes les newsletters reçues les 24 derniÚres heures.

    Votre boite de reception n’est plus surchargĂ©e, vous Ă©vitez les distractions tout au long de la journĂ©e et vous conservez un contrĂŽle total sur les informations reçues (vous pouvez supprimer chaque adresse unique d’un simple clic !)

    Le mode de fonctionnement est un peu diffĂ©rent d’Unroll.me : de notre cĂŽtĂ© nous n’automatisons pas la dĂ©sinscription mais en contrepartie nous n’avons pas besoin un accĂšs total et permanent au compte email des utilisateurs, nous sommes compatible avec tous les systĂšmes de messagerie et enfin, avec ClosetoShop vous ne communiquez jamais votre vĂ©ritable adresse email lors d’une inscription Ă  une newsletter (ou Ă  un service sur le web).

    N’hĂ©sitez pas Ă  crĂ©er un compte (c’est gratuit) : http://closetoshop.com

    Nous sommes actuellement en béta (ouverte). Tous les feedbacks sont donc les bienvenus !

    /Xavier – @xaviercm

  4. @Eric
    « avec juste le risque de ne plus recevoir des newsletters auxquelles on est abonnĂ© volontairement, si on fait un filtrage massif juste sur ces termes. »

    En fait je ne crĂ©e pas de filtres , Je m’explique ;
    Je fais d’abord la recherche avec les termes unsubscribe / dĂ©sinscrire
    je sĂ©lectionne une newsletter / pub , je me dĂ©sinscris ( ou pas) , et Ă  partir du mail ( de la newsletter) je fais « filtrer messages similaires

    PS : Sous Gmail , l’option filtrer les messages similaires n’est pas un filtre Ă  proprement parlĂ© , mais une fonction de recherche / tri )
    Une fois triĂ©e ,seule la sĂ©lection s’affiche donc je peux faire « sĂ©lectionner tous » puis « supprimĂ©  » ou « dĂ©placĂ©  » ou « crĂ©er un filtre »

    TrÚs utile donc pour effacer toutes les newsletter déjà lu mais pas supprimé , celles qui sont arrivées par magie . Surtout sur un mail bis qu on visite moins souvent ou qu on néglige.

    Bonne Journée ,

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