7 conseils pour accompagner la transformation digitale d’une entreprise

Le défi de la transformation digitale d’une entreprise n’est pas technologique, il est humain.

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Ces dernières années ont compté de nombreuses avancées technologiques. Mais si l’on réfléchit aux avancées managériales, peut-on en dire autant ? Comment l’Entreprise évolue-t-elle dans le contexte de la transformation digitale ? Comme aime le rappeler Christian de Neef de l’organisation Fast Track, le challenge n’est pas uniquement technologique. Il touche également aux processus, à l’organisation et surtout aux gens.

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Le 25 février dernier, j’ai été invitée par la société I.R.I.S pour présenter les facteurs qui facilitent la transformation digitale d’une entreprise.

1. De nouveaux outils

Quand une entreprise entreprend sa transformation digitale, l’un des premiers changements tangibles et l’arrivée de nouveaux outils informatiques : chat d’entreprise, outil de prise de note dans le cloud, espace de stockage dématérialisé, réseau social d’entreprise, etc. C’est naturellement une opportunité d’améliorer ses manières de travailler. Mais c’est également un risque si le changement n’est pas correctement accompagné. « Encore un outil en plus », « je n’ai pas le temps pour tout ça » ou encore « je suis trop vieux pour cela » sont des réactions possible qu’il faudra prévenir.

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2. Se concentrer sur l’humain

Les challenges d’une transformation digitale sont multiples. Ils touchent aux processus, aux technologies, à l’organisation mais aussi aux gens. L’humain est naturellement un élément essentiel qui doit rester au centre des préoccupations. Rien ne sert de donner des formations décrivant les fonctionnalités d’un outil si les employés d’une entreprise ne voient pas la plus-value pour leur travail et n’identifient pas pourquoi il serait intéressant d’utiliser tel outil à la place de tel autre outil qui a fait ses preuves. Dans ce cadre, il peut être intéressant d’organiser des formations se basant non pas sur des technologies mais sur des scénarii d’utilisation. Par exemple : « Comment je s’organiser avant, pendant et après une réunion ». Il est essentiel de mettre en avant la plus-value d’un outil non pas car il a telle ou telle fonctionnalité mais plutôt parce qu’il a tel ou tel avantage pour le collaborateur. Par exemple, réduire le nombre d’emails ou de réunions.

Alexandra Giroux - présentation sur la transformation digitale

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3. Des messages plus directs

8 secondes. C’est le temps d’attention maximal qu’un utilisateur  aurait à consacrer aux messages qu’il reçoit, contre 12 secondes en 2000. Les notifications et messages provenant de l’intranet flambant neuf ou du réseau social de l’entreprise doivent avoir ce petit plus qui donnera envie à l’utilisateur d’y consacrer un peu de son temps. Comme l’explique Bertrand Duperrin  c’est l’information qui va au collaborateur et plus l’inverse. « L’époque où on les hameçonnait pour les amener de force sur une home page et où le nombre de vues de cette page permettait de dire qu’on avait atteint l’objectif est révolue. » Ou comme le dit Claude Super, l’arbitre n’est plus le retour sur investissement mais l’utilisateur. Qu’en est-il du « temps de cerveau disponible du collaborateur » pour reprendre la vulgaire expression de Patrick Lelay, l’ancien PDG de TF1 ? Comment survivre dans cette jungle où les notifications envahissent nos écrans ? C’est à présent le « récepteur » qui fixe les règles du jeu et non plus l’émetteur. Pour sortir du lots, les messages devront être directs, brefs et synthétiques.

4. Utiliser le visuel

Une des manières pour faire sortir un message du lot, en plus de le rendre court est de le rendre visuel. Quand on observe des dernières tendances de la communication interne, on constate que les infographies, les vidéos, les GIF ou les visuels de manière générale sont très employés de part leur efficacité. Ils permettent de faciliter la compréhension d’une information et de la rendre attractive. En effet, une émotion, un trait d’humour ou une ambiance se transmettent bien plus facilement en utilisant le visuel. Il existe d’ailleurs de nombreux outils gratuits tels que Piktochart, Canvas ou encore Giphy pour personnaliser facilement ses créations.

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5. Miser sur le bien-être

La transformation digitale peut être vécue comme un stress par certains collaborateurs. « Si je suis en télétravail, est-ce que je vais réussir à m’arrêter de travailler ? », « comment vais-je préserver ma vie privée ? », « le smartphone, n’est-ce pas le risque de devoir répondre jour et nuit à ses messages », sont autant de réactions possibles face à ce changement. Les collaborateurs doivent donc apprendre à se protéger. Si quelqu’un a envie de travailler pendant une nuit d’insomnie ou durant le week-end, personne ne peut l’en empêcher mais il ne doit pas créer du stress chez ses collègues en les amenant à se sentir obligés à répondre. L’équilibre, le bien-être et le bonheur au travail sont des éléments essentiels. Vous avez du mal à y croire ? Un salarié heureux, c’est un salarié 6 fois moins absent, 2 fois moins malade, 9 fois plus loyal , 31% plus productif et 55% plus créatif car bien dans ses baskets comme l’explique Laurence Vanhée.

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6. Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux ont également chamboulé le quotidien des entreprises. Auparavant, la communication d’une organisation était maîtrisée par les équipes de communication internes et externes. Maintenant, chaque employé a une voix. Par exemple, via les réseaux sociaux d’entreprise, chaque collaborateur a la possibilité de partager un message qu’il soit de type social ou professionnel. Le temps où seule la direction avait une voix est révolu. De la même manière, en externe, les collaborateurs sont de potentiels ambassadeurs de l’organisation. Une entreprise a d’ailleurs elle-même intérêt à utiliser les réseaux sociaux tels que Twitter ou LinkedIn car ils l’aident à renforcer son image et à recruter plus facilement. D’ailleurs, saviez-vous qu’un tiers des chômeurs comptent sur les réseaux sociaux pour trouver un job ? Une bonne raison d’intégrer les réseaux sociaux dans sa stratégie de communication.

7. La co-création

Le monde change et l’entreprise doit s’adapter à celui-ci. Mais elle ne peut rien imposer aux collaborateurs. C’est pour cela que ces changements doivent-être concertés. Les exercices de co-création permettront de construire ensemble les projets de changements. Cela est essentiel pour que la réalité du terrain ne soit pas déconnectée de la vision stratégique. Cela permettra de recueillir les bonnes idées et de mettre les priorités là où elles doivent être.

La transformation digitale des entreprises est un processus qui prend du temps. On dit souvent que les changements culturels prennent plus de temps que les changements technologiques… mais n’oublions pas que dans les entreprises, les changements technologiques prennent aussi du temps. De part leur complexité, leurs besoins en terme de sécurité ou encore leurs ressources parfois limitées, les entreprises ont parfois du mal à suivre le rythme. On en arrive parfois à utiliser dans sa vie privée des outils plus flexibles, modernes et dynamiques que ceux que l’on a au bureau. Un comble là où il y a quelques années on avait un ordinateur au bureau mais pas à la maison !

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7 commentaires

  1. Sonneville on

    La transformation digitale, c’est aussi une question d’outil, désolé.
    Quand on voit les bouses pondues par les DSI, avec des ergonomies pathétiques, des performances anémiques, des règles de gestion d’une complexité rare… même en 2016 !
    Vous pourrez mettre en Å“uvre tous les chantiers d’accompagnement, communication, conduite du changement possible… si vos outils sont des parpaings, vous n’arriverez jamais à rien.

    • alexandragiroux on

      En effet, de bons outils sont nécessaires. Et parfois il arrive que les outils que l’on utilise dans notre vie privée soient plus performants que ceux que l’on utilise en entreprise… Tout ça car les contraintes de sécurité, migration, etc ne sont pas les mêmes.

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