Entreprise : 7 éléments-clés d’une communication interne réussie

Le point de départ d’une bonne communication interne est souvent une bonne collaboration avec la direction de l’entreprise. Comment faire en sorte que la direction générale d’une organisation et la communication interne travaillent ensemble de manière efficace ? Quels sont les ingrédients nécessaires à cette réussite ?

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Voici 7 points-clés à ne pas négliger.

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1. Inspiration

Le CEO (ou PDG) d’une entreprise  est une figure centrale qu’il est essentiel d’inclure dans la communication interne. Tel un capitaine de bateau, c’est lui qui donne la direction. Il est essentiel qu’il puisse intervenir régulièrement dans la communication interne. Le CEO est un CLO (chief listening officer) qui doit écouter mais aussi un CLIO (chief listening & inspiring officer) : il doit inspirer les collaborateurs et leur donner envie de s’investir. Il est positif que la communication interne organise des rencontres où le PDG pourra montrer son leadership. Les fêtes du personnel sont un moment idéal pour cela mais pourquoi pas ne pas organiser des rencontres sous un autre format ? Par exemple un « talk show » où le PDG interviewé aura la possibilité de montrer un côté plus humain ?

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2. Simplification

Face à la multiplication des canaux et des messages, il est essentiel que la communication interne collabore avec le PDG pour transmettre des messages simples. Le message doit être vulgarisé afin d’être compréhensible par tous. Attention cependant : simple ne veut pas dire simpliste ! La communication interne doit veiller à ce que l’on revienne à l’essence des choses, tout en rappelant régulièrement le pourquoi des choses : pourquoi fait-on tel projet ? Pourquoi tel changement ? Pourquoi telle décision stratégique ?

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3. Transparence

Communiquer sur un plan stratégique est une première étape mais il faut ensuite informer régulièrement les collaborateurs sur l’avancée des différents projets. Parfois, certains projets sont abandonnés ou certaines décisions sont remises en question : il est alors nécessaire d’expliquer en toute transparence pourquoi il y a eu un changement par rapport aux objectifs précédemment annoncés. Comme l’explique François Julien  dans son livre « Conférence sur l’efficacité », il faut saisir les occasions qui s’offrent à nous, même si elles sont parfois en contradiction avec le plan que l’on s’était tracé. Pour favoriser la transparence, il est également important de communiquer régulièrement le même message à tous les employés, par exemple via l’Intranet.

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4. Structure

La direction générale d’une entreprise est souvent impliquée dans de nombreux sujets et doit prendre constamment de nombreuses décisions. Dans ce contexte, il n’est pas toujours évident de prendre de la hauteur et de se recentrer sur ce qui est essentiel. La communication interne a alors pour rôle de faire le lien entre la stratégie et le terrain. Il faut redonner sens aux choses, structurer les différentes initiatives en les rattachant à des axes stratégiques. La communication interne doit ainsi trouver le bon dosage concernant les différents types de messages, qu’ils soient d’ordre stratégique, orientés projets, procédures ou encore employés. Pourquoi pas par exemple dans le magazine de l’organisation structurer les messages entre ces différentes rubriques afin qu’un bon équilibre soit préservé ?

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5. Ecoute

Le PDG doit travailler dans un environnement où il pourra recevoir du feedback de la part des employés. Cela peut se faire via des échanges informels favorisés par le fait que le bureau du PDG soit proche de celui de la communication interne.  Pour recevoir en direct du feedback de la part des employés, pourquoi ne pas organiser des petites sessions interactives en présence du PDG où chacun pourra poser ses questions ? Il est même possible de proposer aux plus timides d’envoyer par avance leur question à la personne qui assurera l’animation de cette rencontre. Les questions pourront être projetées sur un écran, un peu à la façon d’un tweet wall (un écran où apparaissent les messages Twitter pendant un événement). Les rencontres informelles et les contacts directs sont également essentiels pour favoriser un environnement propice à l’écoute.

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6. Top down & bottom up

Une organisation saine est une organisation qui laisse à chacun la possibilité de s’exprimer. Si les messages viennent toujours du PDG, il y a un équilibre qui n’est pas respecté. La communication vient maintenant potentiellement de chaque employé. Des outils tels que les réseaux sociaux d’entreprises (Yammer, etc) sont très pratiques pour donner à chacun une voix.

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7. Responsabilisation

Aujourd’hui, toute communication interne est potentiellement de la communication externe. Les employés d’une organisation sont d’excellents ambassadeurs de celle-ci. Le PDG doit avoir cet aspect en tête quand il prépare une communication. C’est une excellente opportunité ! Dans un environnement où les collaborateurs sont de plus en plus autonomes, pourquoi ne pas rappeler que chacun est le CEO de son propre rôle et de ses propres responsabilités, comme le dit si bien Saskia Van Uffelen, CEO d’Ericsson Belux. Avec le Nouveau Monde du Travail, les choses changent et l’organigramme rigide que l’on avait auparavant se transforme en un grand réseau où la communication n’est pas autant rigide qu’auparavant.

Vous voulez aller plus loin ? Découvrez ce qu’en disent ces 4 experts dont les citations ont inspiré cet article :

Présentation donnée dans le cadre de la Table Ronde de l’ABCI avec les témoignages des experts suivants :

  • Saskia Van Uffelen (CEO – Ericsson Belux)
  • Xavier Brenez (Directeur Général – Mutualités Libres)
  • Veerle Verspille (Director Internal Communications & Change – Mutualités Libres)
  • Mohamed-Youness OUARET (Manager Internal Communication Operations and Innovation- Bpost)

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