Le réseau social d’entreprise pour communiquer plus efficacement en entreprise

Nouvelle façon de communiquer en entreprise, les réseaux sociaux d’entreprise commencent à apparaitre dans les systèmes d’informations des entreprises. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent ils s’inscrire au cœur de la communication et comment peuvent ils aider les entreprises à s’organiser ?

Article rédigé par Stéphane Cholet. Directeur technique de l’agence web CLAP40, il accompagne ses clients dans
leur stratégie web, mobile, sociales et CRM (acquisition, fidélisation, notoriété… ). Stéphane est également photographe à ses heures, et édite le site bokeh.fr.
Déclinaison des modèles sociaux populaires, les réseaux sociaux d’entreprise tentent de s’insérer dans les systèmes d’information des entreprises en leur promettant de faciliter la communication entre les différents services. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent-ils s’inscrire au cœur de la communication et comment peuvent-ils aider les entreprises à s’organiser ?

Les réseaux sociaux d’entreprise ou RSE

Le RSE se définit comme un outil souple, central, collaboratif qui a pour objectif de répondre aux besoins de communication de la plupart des services d’une entreprise. Le RSE est organisé selon le schéma réseau social classique :
- un mur sur lequel on peut lire les différents échanges avec les collaborateurs inscrits,
- un mur personnel,
- des pages désignées en espace de travail pour organiser une entité, un projet, un intranet, un mini CRM, …
- des accès restreints selon l’organisation des espaces de travail
- une messagerie privée connectée avec l’email classique
Chaque collaborateur possède des accès à certains espaces de travail selon des règles définies par le responsable du RSE. Ces espaces sont organisés pour que toutes les informations soient notées et centralisées en un seul endroit. Ces espaces de travail deviennent des références d’organisation où chaque fichier peut être versionné, archivé, où chaque réunion peut être programmée et annotée et où chaque contact peut être enrichi.
Le RSE est une solution qui à la capacité de concentrer les informations critiques d’une entreprise. Elle peut être le tableau de bord de la direction générale.
Sans jamais remplacer une outil métier, le RSE se place comme un vecteur de communication entre service mais aussi en extra-entreprise.
rse01 Le réseau social dentreprise pour communiquer plus efficacement en entreprise

Leur place en entreprise et extra entreprise

Pour les grandes structures, le RSE ne vient pas remplacer les solutions métiers telles que l’emailing marketing, le CRM, le support client, la gestion de la comptabilité. Il propose d’organiser la communication interne de l’entreprise pour avoir une vue globale sur l’ensemble des entités et des projets. Le RSE facilite les échanges, centralise les données, partage les ressources, organise les projets, et héberge les documents de manière centralisée.
Pour les petites structures le RSE peut apporter de l’aide dans la gestion de la relation client, la gestion de projet, la gestion d’un intranet, … Les espaces de travail peuvent répondre aux besoins des commerciaux, des gestionnaires de projets, …
Un espace de travail peut également être partagé avec une société externe afin de s’organiser sur un projet commun. Idéal pour les agences web qui souhaitent communiquer et centraliser la gestion d’un projet ou d’un événement.
rse02 Le réseau social dentreprise pour communiquer plus efficacement en entreprise

Les fonctionnalités sociales ou la substitution de l’email

On retrouve dans l’utilisation des RSE des fonctionnalités issues des réseaux populaires comme twitter. Par exemple, pour adresser un message à une personne, on emploi le signe @ devant le nom. La notification push via mobile, tablette, et par email avertissent le destinataire d’une mise à jour sur un de ses espaces de travail. Une boite de réception directement intégrée dans le RSE tente de se substituer à la boite email.

L’adoption, le changement radical des usages, la formation, et l’implication de chacun

La mise en place d’un RSE en entreprise n’est pas simple. Il faut bien mesurer si celui-ci est nécessaire et s’il peut apporter un gain en terme de gestion de la communication et d’organisation.
Les plus petites structures pourront facilement s’adapter à ce nouveau mode de communication centralisé. Mais les employées ne peuvent pas modifier leurs habitudes de communication. Surtout si celles-ci conviennent à leur usage. Même si pour certains RSE, il existe des passerelles entre email et communication via RSE, l’entreprise doit accompagner et impliquer ses collaborateurs en les formant et pourquoi pas en les « incentivant » à l’usage de ceux-ci.
L’usage personnel du RSE Podio (podio.com) dans une petite structure depuis plus de 10 mois m’a démontré qu’il est difficile de modifier les habitudes de communication. L’email reste leur outil de communication officiel. Néanmoins la centralisation des données et la communication extra entreprise demeurent un atout si on s’efforce d’utiliser le RSE. Des espaces de travail métier comme la gestion de projet, la gestion des prospects sont aussi des avantages non négligeables pour une petite structure qui ne peux s’équiper en solutions métiers lourdes et couteuses.
Et vous, quelles sont vos expériences en matière de RSE ?

10 commentaires

  1. Comme d’hab je préfère quand c’est le boss qui cause dans le poste – et pas appris grand-chose que je ne savais déjà

  2. Quand on pense que le mail a déjà pris du temps à être mis en place et bien utiliser par les employés, et qu’il veulent rechanger les habitudes de communication pour passer par des RSE…
    Faudrait peut-être essayer d’asseoir les méthodes de travail et s’y mettre un peu juste justement, car les périodes de migration sur tel ou tel système ça va bientôt être en permanence …

  3. On a vu passer les soft de workflow, puis les intranets, les sharepoint et maintenant les RSE… On bringuebale des employés d’une mode à l’autre et au final que reste-t’il ? Le téléphone et le mail.

    Alors là, d’accord, c’est un Facebook like, donc beaucoup de monde connaît déjà le principe dans la vie privée… ça peut aider. Mais attention aux time-wasters que peuvent vite devenir ces petites usines à gaz, que quelques-uns vont passer un temps fou à maîtriser et à alimenter alors que la majorité passera à côté.

  4. gregapp

    Je trouve ça super, pour travailler en petite équipe c’est très utile. Tous les mails d’une phrase ou deux sont ainsi évités.

    Belle idée, beau projet, j’adopte ;)

  5. Le problème c’est souvent qu’on positionne un outil en entreprise avant de se demander ce dont on a réellement besoin pour mieux fonctionner. Effectivement, déjà que les personnes ont du mal à lire leurs emails (et à chatter presque au lieu de se mettre d’accord avec un coup de fil de 30 secondes) mais alors suivre différentes actualités sur un réseau social y’a encore du chemin. Et puis quel standard entre les différentes solutions adoptées par différentes entreprises ? quelque chose me dit que le dénominateur commun sera encore l’email :-).

    Pour nuancer, je suis d’accord avec Grégoire, une petite équipe qui sait ce dont elle a besoin peut nettement gagner en efficacité avec un outil comme celui-ci.

  6. Comme indiqué plus haut, utiliser un énième logiciel n’a pas de sens si la démarche n’a aucun but réel …

    Les usages décrits dans l’article ne sont pas non plus nouveaux, mais les logiciels de coopération/collaboration (appelez ça RSE si vous le souhaitez) commencent à prendre forme au fur et à mesure des années.

  7. Les dubitatifs ont raison. Si on parle uniquement de l’outil, on a l’impression qu’il s’agit uniquement de la mode automne-hiver 2012 et qu’on passera a autre chose en 2013.
    Il faut penser culture et stratégie: Le réseau social d’entreprise est l’outil qui sous-tend le développement d’une véritable culture de la collaboration et permet (statistiques Gartner et Mc Kinsey à l’appui) de gagner en compétitivité.

    Pensez à la puissance des réseaux sociaux pour échanger des expertises, guider des discussions sur des thématiques particulières, permettre de connecter les employés mobiles et les différentes filiales, …

  8. Des solutions de type MSN messenger privé pour l’entreprise existent et sont amplement suffisant pour la communication interne (discussion, débats, conférences écrites….) et c’est silencieux en openspace ;). Bref pourquoi investir dans un RSE complet ?

  9. Stephane-Cholet

    Le RSE ne convient pas forcément à toutes les entreprises. Il n’est pas utile de le remplacer le système existant par le nouveau (type réseau social).

    En revanche, il apporte une approche nouvelle et assez intéressante pour en parler.