Le rĂ©seau social d’entreprise pour communiquer plus efficacement en entreprise

Nouvelle façon de communiquer en entreprise, les rĂ©seaux sociaux d’entreprise commencent Ă  apparaitre dans les systĂšmes d’informations des entreprises. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent ils s’inscrire au cƓur de la communication et comment peuvent ils aider les entreprises Ă  s’organiser ?

Article rĂ©digĂ© par StĂ©phane Cholet. Directeur technique de l’agence web CLAP40, il accompagne ses clients dans
leur stratĂ©gie web, mobile, sociales et CRM (acquisition, fidĂ©lisation, notoriĂ©té  ). StĂ©phane est Ă©galement photographe Ă  ses heures, et Ă©dite le site bokeh.fr.
DĂ©clinaison des modĂšles sociaux populaires, les rĂ©seaux sociaux d’entreprise tentent de s’insĂ©rer dans les systĂšmes d’information des entreprises en leur promettant de faciliter la communication entre les diffĂ©rents services. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent-ils s’inscrire au cƓur de la communication et comment peuvent-ils aider les entreprises Ă  s’organiser ?

Les rĂ©seaux sociaux d’entreprise ou RSE

Le RSE se dĂ©finit comme un outil souple, central, collaboratif qui a pour objectif de rĂ©pondre aux besoins de communication de la plupart des services d’une entreprise. Le RSE est organisĂ© selon le schĂ©ma rĂ©seau social classique :
– un mur sur lequel on peut lire les diffĂ©rents Ă©changes avec les collaborateurs inscrits,
– un mur personnel,
– des pages dĂ©signĂ©es en espace de travail pour organiser une entitĂ©, un projet, un intranet, un mini CRM, …
– des accĂšs restreints selon l’organisation des espaces de travail
– une messagerie privĂ©e connectĂ©e avec l’email classique
Chaque collaborateur possĂšde des accĂšs Ă  certains espaces de travail selon des rĂšgles dĂ©finies par le responsable du RSE. Ces espaces sont organisĂ©s pour que toutes les informations soient notĂ©es et centralisĂ©es en un seul endroit. Ces espaces de travail deviennent des rĂ©fĂ©rences d’organisation oĂč chaque fichier peut ĂȘtre versionnĂ©, archivĂ©, oĂč chaque rĂ©union peut ĂȘtre programmĂ©e et annotĂ©e et oĂč chaque contact peut ĂȘtre enrichi.
Le RSE est une solution qui Ă  la capacitĂ© de concentrer les informations critiques d’une entreprise. Elle peut ĂȘtre le tableau de bord de la direction gĂ©nĂ©rale.
Sans jamais remplacer une outil métier, le RSE se place comme un vecteur de communication entre service mais aussi en extra-entreprise.

Leur place en entreprise et extra entreprise

Pour les grandes structures, le RSE ne vient pas remplacer les solutions mĂ©tiers telles que l’emailing marketing, le CRM, le support client, la gestion de la comptabilitĂ©. Il propose d’organiser la communication interne de l’entreprise pour avoir une vue globale sur l’ensemble des entitĂ©s et des projets. Le RSE facilite les Ă©changes, centralise les donnĂ©es, partage les ressources, organise les projets, et hĂ©berge les documents de maniĂšre centralisĂ©e.
Pour les petites structures le RSE peut apporter de l’aide dans la gestion de la relation client, la gestion de projet, la gestion d’un intranet, … Les espaces de travail peuvent rĂ©pondre aux besoins des commerciaux, des gestionnaires de projets, …
Un espace de travail peut Ă©galement ĂȘtre partagĂ© avec une sociĂ©tĂ© externe afin de s’organiser sur un projet commun. IdĂ©al pour les agences web qui souhaitent communiquer et centraliser la gestion d’un projet ou d’un Ă©vĂ©nement.

Les fonctionnalitĂ©s sociales ou la substitution de l’email

On retrouve dans l’utilisation des RSE des fonctionnalitĂ©s issues des rĂ©seaux populaires comme twitter. Par exemple, pour adresser un message Ă  une personne, on emploi le signe @ devant le nom. La notification push via mobile, tablette, et par email avertissent le destinataire d’une mise Ă  jour sur un de ses espaces de travail. Une boite de rĂ©ception directement intĂ©grĂ©e dans le RSE tente de se substituer Ă  la boite email.

L’adoption, le changement radical des usages, la formation, et l’implication de chacun

La mise en place d’un RSE en entreprise n’est pas simple. Il faut bien mesurer si celui-ci est nĂ©cessaire et s’il peut apporter un gain en terme de gestion de la communication et d’organisation.
Les plus petites structures pourront facilement s’adapter Ă  ce nouveau mode de communication centralisĂ©. Mais les employĂ©es ne peuvent pas modifier leurs habitudes de communication. Surtout si celles-ci conviennent Ă  leur usage. MĂȘme si pour certains RSE, il existe des passerelles entre email et communication via RSE, l’entreprise doit accompagner et impliquer ses collaborateurs en les formant et pourquoi pas en les « incentivant » Ă  l’usage de ceux-ci.
L’usage personnel du RSE Podio (podio.com) dans une petite structure depuis plus de 10 mois m’a dĂ©montrĂ© qu’il est difficile de modifier les habitudes de communication. L’email reste leur outil de communication officiel. NĂ©anmoins la centralisation des donnĂ©es et la communication extra entreprise demeurent un atout si on s’efforce d’utiliser le RSE. Des espaces de travail mĂ©tier comme la gestion de projet, la gestion des prospects sont aussi des avantages non nĂ©gligeables pour une petite structure qui ne peux s’Ă©quiper en solutions mĂ©tiers lourdes et couteuses.
Et vous, quelles sont vos expériences en matiÚre de RSE ?

10 commentaires

  1. Comme d’hab je prĂ©fĂšre quand c’est le boss qui cause dans le poste – et pas appris grand-chose que je ne savais dĂ©jĂ 

  2. Quand on pense que le mail a dĂ©jĂ  pris du temps Ă  ĂȘtre mis en place et bien utiliser par les employĂ©s, et qu’il veulent rechanger les habitudes de communication pour passer par des RSE…
    Faudrait peut-ĂȘtre essayer d’asseoir les mĂ©thodes de travail et s’y mettre un peu juste justement, car les pĂ©riodes de migration sur tel ou tel systĂšme ça va bientĂŽt ĂȘtre en permanence …

  3. On a vu passer les soft de workflow, puis les intranets, les sharepoint et maintenant les RSE… On bringuebale des employĂ©s d’une mode Ă  l’autre et au final que reste-t’il ? Le tĂ©lĂ©phone et le mail.

    Alors lĂ , d’accord, c’est un Facebook like, donc beaucoup de monde connaĂźt dĂ©jĂ  le principe dans la vie privĂ©e… ça peut aider. Mais attention aux time-wasters que peuvent vite devenir ces petites usines Ă  gaz, que quelques-uns vont passer un temps fou Ă  maĂźtriser et Ă  alimenter alors que la majoritĂ© passera Ă  cĂŽtĂ©.

  4. Je trouve ça super, pour travailler en petite Ă©quipe c’est trĂšs utile. Tous les mails d’une phrase ou deux sont ainsi Ă©vitĂ©s.

    Belle idĂ©e, beau projet, j’adopte 😉

  5. Le problĂšme c’est souvent qu’on positionne un outil en entreprise avant de se demander ce dont on a rĂ©ellement besoin pour mieux fonctionner. Effectivement, dĂ©jĂ  que les personnes ont du mal Ă  lire leurs emails (et Ă  chatter presque au lieu de se mettre d’accord avec un coup de fil de 30 secondes) mais alors suivre diffĂ©rentes actualitĂ©s sur un rĂ©seau social y’a encore du chemin. Et puis quel standard entre les diffĂ©rentes solutions adoptĂ©es par diffĂ©rentes entreprises ? quelque chose me dit que le dĂ©nominateur commun sera encore l’email :-).

    Pour nuancer, je suis d’accord avec GrĂ©goire, une petite Ă©quipe qui sait ce dont elle a besoin peut nettement gagner en efficacitĂ© avec un outil comme celui-ci.

  6. Comme indiquĂ© plus haut, utiliser un Ă©niĂšme logiciel n’a pas de sens si la dĂ©marche n’a aucun but rĂ©el …

    Les usages dĂ©crits dans l’article ne sont pas non plus nouveaux, mais les logiciels de coopĂ©ration/collaboration (appelez ça RSE si vous le souhaitez) commencent Ă  prendre forme au fur et Ă  mesure des annĂ©es.

  7. Les dubitatifs ont raison. Si on parle uniquement de l’outil, on a l’impression qu’il s’agit uniquement de la mode automne-hiver 2012 et qu’on passera a autre chose en 2013.
    Il faut penser culture et stratĂ©gie: Le rĂ©seau social d’entreprise est l’outil qui sous-tend le dĂ©veloppement d’une vĂ©ritable culture de la collaboration et permet (statistiques Gartner et Mc Kinsey Ă  l’appui) de gagner en compĂ©titivitĂ©.

    Pensez Ă  la puissance des rĂ©seaux sociaux pour Ă©changer des expertises, guider des discussions sur des thĂ©matiques particuliĂšres, permettre de connecter les employĂ©s mobiles et les diffĂ©rentes filiales, …

  8. Des solutions de type MSN messenger privĂ© pour l’entreprise existent et sont amplement suffisant pour la communication interne (discussion, dĂ©bats, confĂ©rences Ă©crites….) et c’est silencieux en openspace ;). Bref pourquoi investir dans un RSE complet ?

  9. Stephane-Cholet

    Le RSE ne convient pas forcĂ©ment Ă  toutes les entreprises. Il n’est pas utile de le remplacer le systĂšme existant par le nouveau (type rĂ©seau social).

    En revanche, il apporte une approche nouvelle et assez intéressante pour en parler.

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