Le r√©seau social d’entreprise pour communiquer plus efficacement en entreprise

Nouvelle fa√ßon de communiquer en entreprise, les r√©seaux sociaux d’entreprise commencent √† apparaitre dans les syst√®mes d’informations des entreprises. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent ils s’inscrire au cŇďur de la communication et comment peuvent ils aider les entreprises √† s’organiser ?

Article rédigé par Stéphane Cholet. Directeur technique de l’agence web CLAP40, il accompagne ses clients dans
leur stratégie web, mobile, sociales et CRM (acquisition, fidélisation, notoriété… ). Stéphane est également photographe à ses heures, et édite le site bokeh.fr.
D√©clinaison des mod√®les sociaux populaires, les r√©seaux sociaux d’entreprise tentent de s’ins√©rer dans les syst√®mes d’information des entreprises en leur promettant de faciliter la communication entre les diff√©rents services. A l’heure du web social, mobile, et du cloud, comment fonctionnent les RSE ? Comment peuvent-ils s’inscrire au¬†cŇďur¬†de la communication et comment peuvent-ils aider les entreprises √† s’organiser ?

Les r√©seaux sociaux d’entreprise ou RSE

Le RSE se d√©finit comme un outil souple, central, collaboratif qui a pour objectif de r√©pondre aux besoins de communication de la plupart des services d’une entreprise. Le RSE est organis√© selon le sch√©ma r√©seau social classique :
Рun mur sur lequel on peut lire les différents échanges avec les collaborateurs inscrits,
– un mur personnel,
– des pages d√©sign√©es en espace de travail pour organiser une entit√©, un projet, un intranet, un mini CRM, …
– des acc√®s restreints selon l’organisation des espaces de travail
– une messagerie priv√©e connect√©e avec l’email classique
Chaque collaborateur poss√®de des acc√®s √† certains espaces de travail selon des r√®gles d√©finies par le responsable du RSE. Ces espaces sont organis√©s pour que toutes les informations soient not√©es et centralis√©es en un seul endroit. Ces espaces de travail deviennent des r√©f√©rences d’organisation o√Ļ chaque fichier peut √™tre versionn√©, archiv√©, o√Ļ chaque r√©union peut √™tre programm√©e et annot√©e et o√Ļ chaque contact peut √™tre enrichi.
Le RSE est une solution qui √† la capacit√© de concentrer les informations critiques d’une entreprise. Elle peut √™tre le tableau de bord de la direction g√©n√©rale.
Sans jamais remplacer une outil métier, le RSE se place comme un vecteur de communication entre service mais aussi en extra-entreprise.

Leur place en entreprise et extra entreprise

Pour les grandes structures, le RSE ne vient pas remplacer les solutions m√©tiers telles que l’emailing marketing, le CRM, le support client, la gestion de la comptabilit√©. Il propose d’organiser la communication interne de l’entreprise pour avoir une vue globale sur l’ensemble des¬†entit√©s¬†et des projets. Le RSE¬†facilite les √©changes, centralise les donn√©es, partage les ressources, organise les projets, et h√©berge les documents de mani√®re centralis√©e.
Pour les petites structures le RSE peut apporter de l’aide dans la gestion de la relation client, la gestion de projet, la gestion d’un intranet, … Les espaces de travail peuvent r√©pondre aux besoins des¬†commerciaux, des gestionnaires de projets, …
Un espace de travail peut √©galement √™tre partag√© avec une soci√©t√© externe afin de s’organiser sur un projet commun. Id√©al pour les agences web qui souhaitent communiquer et centraliser la gestion d’un projet ou d’un √©v√©nement.

Les fonctionnalit√©s sociales ou la substitution de l’email

On retrouve dans l’utilisation des RSE des fonctionnalit√©s issues des r√©seaux populaires comme twitter. Par exemple, pour adresser un message √† une personne, on emploi le signe @ devant le nom. La notification push via mobile, tablette, et par email avertissent le destinataire d’une mise √† jour sur un de ses espaces de travail. Une boite de¬†r√©ception¬†directement int√©gr√©e dans le RSE tente de se substituer √† la boite email.

L’adoption, le changement radical des usages, la formation, et l’implication de chacun

La mise en place d’un RSE en entreprise n’est pas simple. Il faut bien mesurer si celui-ci est n√©cessaire et s’il peut apporter un gain en terme de gestion de la communication et d’organisation.
Les plus petites structures pourront facilement s’adapter √† ce nouveau mode de communication centralis√©. Mais les employ√©es ne peuvent pas modifier leurs habitudes de communication. Surtout si celles-ci conviennent √† leur usage. M√™me si pour certains RSE, il existe des passerelles entre email et communication via RSE, l’entreprise doit accompagner et impliquer ses collaborateurs en les formant et pourquoi pas en les « incentivant » √† l’usage de ceux-ci.
L’usage personnel du RSE Podio (podio.com) dans une petite structure depuis plus de 10 mois m’a d√©montr√© qu’il est difficile de modifier les habitudes de communication. L’email reste leur outil de communication officiel. N√©anmoins la centralisation des donn√©es et la communication extra entreprise¬†demeurent un atout si on s’efforce d’utiliser le RSE. Des espaces de travail m√©tier comme la gestion de projet, la gestion des prospects sont aussi des avantages non n√©gligeables pour une petite structure qui ne peux s’√©quiper en solutions m√©tiers lourdes et couteuses.
Et vous, quelles sont vos expériences en matière de RSE ?

10 commentaires

  1. Comme d’hab je pr√©f√®re quand c’est le boss qui cause dans le poste – et pas appris grand-chose que je ne savais d√©j√†

  2. Quand on pense que le mail a d√©j√† pris du temps √† √™tre mis en place et bien utiliser par les employ√©s, et qu’il veulent rechanger les habitudes de communication pour passer par des RSE…
    Faudrait peut-√™tre essayer d’asseoir les m√©thodes de travail et s’y mettre un peu juste justement, car les p√©riodes de migration sur tel ou tel syst√®me √ßa va bient√īt √™tre en permanence …

  3. On a vu passer les soft de workflow, puis les intranets, les sharepoint et maintenant les RSE… On bringuebale des employ√©s d’une mode √† l’autre et au final que reste-t’il ? Le t√©l√©phone et le mail.

    Alors l√†, d’accord, c’est un Facebook like, donc beaucoup de monde conna√ģt d√©j√† le principe dans la vie priv√©e… √ßa peut aider. Mais attention aux time-wasters que peuvent vite devenir ces petites usines √† gaz, que quelques-uns vont passer un temps fou √† ma√ģtriser et √† alimenter alors que la majorit√© passera √† c√īt√©.

  4. Grégoire on

    Je trouve √ßa super, pour travailler en petite √©quipe c’est tr√®s utile. Tous les mails d’une phrase ou deux sont ainsi √©vit√©s.

    Belle id√©e, beau projet, j’adopte ūüėČ

  5. Le probl√®me c’est souvent qu’on positionne un outil en entreprise avant de se demander ce dont on a r√©ellement besoin pour mieux fonctionner. Effectivement, d√©j√† que les personnes ont du mal √† lire leurs emails (et √† chatter presque au lieu de se mettre d’accord avec un coup de fil de 30 secondes) mais alors suivre diff√©rentes actualit√©s sur un r√©seau social y’a encore du chemin. Et puis quel standard entre les diff√©rentes solutions adopt√©es par diff√©rentes entreprises ? quelque chose me dit que le d√©nominateur commun sera encore l’email :-).

    Pour nuancer, je suis d’accord avec Gr√©goire, une petite √©quipe qui sait ce dont elle a besoin peut nettement gagner en efficacit√© avec un outil comme celui-ci.

  6. Comme indiqu√© plus haut, utiliser un √©ni√®me logiciel n’a pas de sens si la d√©marche n’a aucun but r√©el …

    Les usages d√©crits dans l’article ne sont pas non plus nouveaux, mais les logiciels de coop√©ration/collaboration (appelez √ßa RSE si vous le souhaitez) commencent √† prendre forme au fur et √† mesure des ann√©es.

  7. Les dubitatifs ont raison. Si on parle uniquement de l’outil, on a l’impression qu’il s’agit uniquement de la mode automne-hiver 2012 et qu’on passera a autre chose en 2013.
    Il faut penser culture et strat√©gie: Le r√©seau social d’entreprise est l’outil qui sous-tend le d√©veloppement d’une v√©ritable culture de la collaboration et permet (statistiques Gartner et Mc Kinsey √† l’appui) de gagner en comp√©titivit√©.

    Pensez √† la puissance des r√©seaux sociaux pour √©changer des expertises, guider des discussions sur des th√©matiques particuli√®res, permettre de connecter les employ√©s mobiles et les diff√©rentes filiales, …

  8. Des solutions de type MSN messenger priv√© pour l’entreprise existent et sont amplement suffisant pour la communication interne (discussion, d√©bats, conf√©rences √©crites….) et c’est silencieux en openspace ;). Bref pourquoi investir dans un RSE complet ?

  9. Stephane-Cholet

    Le RSE ne convient pas forc√©ment √† toutes les entreprises. Il n’est pas utile de le remplacer le syst√®me existant par le nouveau (type r√©seau social).

    En revanche, il apporte une approche nouvelle et assez intéressante pour en parler.

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