Les secrets de productivité de Roxanne Varza, Ouriel Ohayon & Frédéric Mazzella

Après un focus sur Frédéric Cavazza & Alexandre Malsch, nous allons clore cette rubrique productivité en faisant la découverte des secrets de productivité de Roxanne Varza, Ouriel Ohayon & Frédéric Mazzella.

Roxanne Varza

Bio : Relation start-up pour Microsoft.

 

✉ Email

Je passe beaucoup trop de temps à gérer mes mails.

Déjà, je suis un peu limitée car j’utilise plusieurs emails (Gmail et Outlook pour Microsoft) donc je ne peux pas synchroniser toutes les fonctionnalités, dossiers, etc. Je dois gérer les mails différemment sur Outlook que sur Gmail.

Je re̤ois des mails pour tous les sujets РGirls in Tech, Failcon, Microsoft, TechCrunch, et des demandes qui partent dans tous les sens. Et aussi des mails de mes amis, de ma famille etc.

Les gens me contactent sur plein de différents supports – Linkedin, Facebook, Viadeo, Twitter, Email. J’ai une TRES GROSSE préférence pour Twitter (je peux répondre tout de suite) et Email (je peux classer, chercher, … les mails très facilement).

J’ai essayé des outils comme SaneBox qui essaient de comprendre tes mails et les organiser pour toi. En fait je me suis rendue compte que ces outils compliquent les choses pour moi – je perds des mails, je ne fais pas confiance à l’outil, etc.

Du coup, avec les mails je suis traditionnelle – je les classe à la main (couleurs, dossiers, étoiles).

 

☑ Todolist

Ma productivité : c’est quelque chose que j’aimerais améliorer. Idéalement j’aimerais trouver un bon outil cross-plateforme avec une belle expérience mobile. Je n’ai pas été très impressionnée pour l’instant et j’ai pourtant testé beaucoup de produits différents !

En ce qui concerne le travail en groupe, je participe à différents projets (Girls in Tech, Failcon, Microsoft, etc.) et tous les groupes n’utilisent pas les mêmes outils pour s’organiser. Du coup, parfois je suis obligée de gérer des comptes Basecamp, Podio, Trello, Asana, etc.

Mais s’il y a un outil que j’ai toujours vraiment apprécié pour la collaboration, c’est Yammer. On l’a utilisé chez TechCrunch et on l’utilise chez Girls in Tech et Microsoft. Je le trouve très efficace.

Pour les taches perso, je fais des listes un peu plus classiques (j’aime bien Wunderlist) Pour les choses vraiment importantes à ne pas oublier, j’essaie de les mettre sur mon calendrier !


 

Ouriel Ohayon

Bio : CEO d’Appsfire.

 

✉ Email

Je réponds a un message dès que je le reçois. Mon inbox a en moyenne 5 messages non lus tout le temps (Sauf au réveil :))
J’utilise Cloudmagic pour chercher et composer des emails plus rapidement, Attachements.me pour attacher des documents, Rapportive pour savoir à qui j’ai affaire quand un nouveau contact m’approche.

Les réponses a mes emails sont très courtes. Sans formules inutiles.

 

☑ Todolist

Je mets tout sur Workflowy. Je n’aime pas les solutions de todo habituelles car en formatant l’urgence et le timing elles t’obligent à passer trop de temps a penser à l’organisation de tes tâches… Workflowy est un bon mix entre traitement de texte et organisation de la pensée.

 

☞ Outils indispensables

Tout est sur Dropbox, 1Password (trop de mots de passe. 1 seul pour tout se souvenir), j’utilise Sunrise pour le calendrier, Alfred pour lancer des logiciels ou trouver des fichiers et faire des calculs simples, l’ancienne version de Skitch pour les captures d’écrans (la nouvelle est mauvaise), Text Expander pour répondre vite a un message avec mes coordonnées ou réponse type, Reeder app pour les RSS, Tweetbot pour Twitter (of course), et toutes mes notes et archives de transactions ( factures, billets d’avion, reçus,…) vont dans Evernote.


Frédéric Mazzella

Bio : Président-Fondateur de BlaBlaCar.

 

✉ Email

Pour chaque email reçu, mon premier réflexe est de me demander si quelqu’un dans l’équipe serait mieux placé que moi pour gérer la demande, et de faire suivre le mail à cette personne le cas échéant. C’est un transfert de responsabilité : une fois les mails transférés aux bonnes personnes, je les place dans le dossier Archives et je n’y pense plus. 
Dans le métro, je classe mes emails. Je mets une étoile sur les mails importants, et je les marque en « non lus » de manière à les retrouver facilement ensuite. Je profite aussi de mon temps de transport pour répondre aux messages qui ne demandent que du décisionnel et pas de rédaction ni de réflexion particulière. Mon Smartphone me fait gagner un temps fou ! 

 

☑ Todolist

Je fais une todo list par semaine, en format papier pour avoir le plaisir de rayer les choses faites au fur et à mesure ! 
J’indique tous mes rendez-vous et réunions à venir dans mon agenda Google auquel tous mes collègues ont accès. Tout le monde sait toujours où je suis.
Je ne note pas toutes les demandes que je reçois : je laisse le volume faire son travail de priorisation. Quelque chose qui est important va revenir tellement souvent qu’on ne peut pas l’oublier. Noter toutes les demandes reviendrait à déprioriser les choses importantes (qui reviennent souvent) par rapport à celles qui le sont moins.

 


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5 commentaires

  1. Intéressant de voir que chacun à ses petits petites astuces de gestion de mail. Je ne savais pas que certains classaient leur mail lu en non lu pour mieux les repérer c’est original ^^

  2. @Simon Je suis d’accord avec toi, c’est toujours plus plaisant d’avoir sa boite mail de ranger. C’est très pratique pour se repérer dans ses mails par la suite!!

  3. J’adore Roxanne qui ne peux s’empêcher de promouvoir une solution Microsoft 😉

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