Lync ou comment collaborer Ă  distance

Travailler plus Ă  la maison ou dans un bureau partagĂ© (coworking) est un des aspects du nouveau monde du travail (NMT). Lync est une solution qui permet d’accompagner ces nouvelles organisations. Revue de dĂ©tail.

Ces nouvelles formes de travaill comprennent toute une sĂ©rie d’avantages, pour l’employĂ© tout comme l’employeur : meilleur Ă©quilibre vie privĂ©e / vie professionnelle, meilleure productivitĂ©, impact positif sur l’environnement de part la rĂ©duction des trajets, etc. Mais le NMT apporte aussi son lot de craintes : comment continuer Ă  communiquer, Ă  collaborer et Ă  s’organiser en Ă©quipe ? C’est lĂ  que la technologie intervient pour apporter son aide.

Le logiciel Lync, qui avait dĂ©jĂ  Ă©tĂ© Ă©voquĂ© prĂ©cĂ©demment sur Presse-Citron (voir article), permet aux employĂ©s de communiquer facilement Ă  distance grĂące Ă  toute une sĂ©rie de fonctionnalitĂ©s mises Ă  leur disposition. Un outil prĂ©cieux quand on sait que l’un des concepts du nouveau monde du travail est de travailler oĂč l’on veut et quand on veut. L’outil met Ă  disposition des collaborateurs des fonctionnalitĂ©s de base telles que le chat, les appels audio, la webcam, le partage de document ainsi que tableau blanc (pour brainstormer !) ou l’outil de sondage. Un point d’honneur est mis Ă  garantir la sĂ©curitĂ© des donnĂ©es Ă©changĂ©es. Mais comment  l’outil peut-il ĂȘtre concrĂštement utile pour les collaborateurs qui ont des doutes concernant le travail Ă  distance ?

Comment savoir oĂč sont mes collĂšgues ?

Les collaborateurs ont la possibilitĂ© d’indiquer dans quel lieu ils se trouvent, que ce soit par exemple « Ă  la maison », « dans un espace de coworking » ou encore « au bureau ». Encore mieux, il est vous possible de synchroniser Lync avec les Ă©vĂ©nements publics de votre agenda Outlook. Ainsi, vos collĂšgues savent quand vous ĂȘtes en rĂ©union.

Comment savoir si mes collĂšgues sont disponibles ?

Lync propose d’indiquer son statut, que l’on soit disponible, absent, occupĂ© ou en vacances. Lors d’un appel Ă©mis via Lync, le statut passe automatiquement en « occupĂ© ». Pour ne recevoir aucun message il est aussi possible d’utiliser le mode « ne pas dĂ©ranger ». Enfin, on peut crĂ©er des alertes sur les changements de statut de ses collĂšgues, pour savoir par exemple quand une personne absente est Ă  nouveau disponible.

Comment faire pour montrer une présentation à mes collÚgues ?

Lync permet de faire dĂ©filer en temps rĂ©el une prĂ©sentation que l’on souhaite montrer Ă  un ou plusieurs collĂšgue(s). Il est aussi possible d’enregistrer la prĂ©sentation donnĂ©e, afin par exemple de la faire visionner aux personnes qui ne pouvaient pas ĂȘtre prĂ©sentes.

Comment faire si j’ai besoin d’aide sur une application ?

Etre Ă  distance et vouloir montrer Ă  quelqu’un une manipulation sur un ordinateur n’est pas toujours chose aisĂ©e. Le partage d’Ă©cran et la prise de contrĂŽle sur une application est utile pour aider un collĂšgue ou mĂȘme pour travailler Ă  deux sur un document.

L’outil Lync permet donc aux employĂ©s de mieux communiquer et de mieux collaborer. Il faudra cependant veiller lors du dĂ©ploiement de l’outil Ă  assurer des sessions de formation aux personnes qui le demandent ainsi que de mettre Ă  disposition un manuel utilisateur. N’hĂ©sitez pas Ă  Ă©galement donner toute une sĂ©rie de bonnes pratiques en fonction de la culture de votre entreprise : par exemple le type de photo de profil Ă  choisir. Indiquez Ă©galement que Lync n’est pas un outil qui sert Ă  mesurer la performance. Un collaborateur qui a comme statut « absent », est peut-ĂȘtre simplement en train de parler avec un client ! Pensez Ă©galement Ă  prĂ©voir lors d’un dĂ©ploiement Lync des casques audio et Ă©ventuellement des webcams en fonction de l’utilisation que vous souhaitez faire de l’outil.

Et vous, quelles sont vos expériences avec les outils de vidéo conférence ?


12 commentaires

  1. Ben alors Presse Citron, il manquerait pas la petite mention « publi-rĂ©dactionnel » dans votre article ? 😀

  2. Eric

    Ce n’est Ă©videmment pas un publi-rĂ©dactionnel (normalement je vire ce genre de commentaire, il faudra que je remette la charte).

  3. Promis Greg, je n’ai pas reçu de virement paypal suite Ă  cet article 🙂 Mais je vois ce que tu veux dire par lĂ . Une suggestion pour une prochaine fois ?

  4. Disons que l’article semblait trop Ă©logieux pour ĂȘtre honnĂȘte :p

    Lync est un excellent client, c’est mĂȘme le meilleur, mais comme tout produit il a quelques dĂ©fauts (logiciel Mac un peu dĂ©passĂ©, pas d’intĂ©gration des services de confĂ©rence autre que les VoIP, compression du son pas terrible sur les bandes passantes faibles…), ça mĂ©ritait d’ĂȘtre mentionnĂ©, c’est tout 😉

    Enfin vous comprenez ma position (j’avoue j’ai un peu provoquĂ© avec mon message, mais avouez que cet article pourrait se trouver sur le site de MS sans que ça choque :)).

  5. Je me suis poser la mĂȘme question en le lisant.

    Sinon pour un retour sur lync par rapport Ă  skype (en mĂȘme tps c la mĂȘme boite) :

    Ergonomie : Skype (Lync aime planquer les boutons utiles).
    Chat : skype (pas de correction, pas de gestion des historiques sur groupes de chats entre 2 connexion/déconnexion, gestion du copier coller minimal)
    Configuration Son/Webcam : Skype.
    Partage d’Ă©cran : Lync (et de trĂšs loin).
    Conférence à plusieurs (son et webcam) : Lync (stabilité et qualité).
    Envoi / partage de fichier : Skype (ca marche sur lync, mais c’est bien planquĂ© qd tu reçoit le message).

  6. PS pour la censure Ă  laquelle j’ai Ă©chappĂ© : une prĂ©cision de l’auteur Ă©tait nĂ©cessaire, cet article semblait carrĂ©ment orientĂ© quand mĂȘme. Vaut mieux des commentaires comme ceux ci-dessus qui lĂšvent le doute plutĂŽt qu’une suppression qui aurait totalement confirmĂ© le-dit commentaire 😀

  7. Eric

    C’est vrai, mais si nous comprenons votre point de vue (et Alexandra a trĂšs bien rĂ©pondu, mieux que moi) il faut aussi comprendre le nĂŽtre : c’est trĂšs Ă©nervant ce genre de commentaire, car cela jette en quelques mots un doute sur notre intĂ©gritĂ©, ce qui est assez insupportable. Du coup on ne sait jamais si l’on doit se justifier ou juste les bazarder comme des trolls pour Ă©viter de perdre notre temps. VoilĂ , dĂ©bat clos 🙂

  8. Alexandra> Idem que Greg j’ai cru Ă  un PR. Plusieurs points qui selon moi font croire Ă  un PR.
    – Le logo en gros comme seule illustration
    – Aucune critiques nĂ©gatives
    – Des sous-titres avec uniquement des questions, comme si il y avait des rĂ©ponses pour chaque probleme (ce qui rappel des pages de pub). Une prĂ©sentation simple avec comme sous-titre (Design, ergonomie, fonctionnalitĂ©,… – simple exemple bien sur) avec les plus et les moins auraient apporter de la neutralitĂ©.
    Et je trouve que sur presse citron on est un peu radin sur les screenshots… surtout sur ce type d’articles qui dĂ©crit unn logiciel.

  9. Peut-ĂȘtre que la lecture des agissements de la NSA me rend paranoĂŻaque ou dĂ©bile, mais je ne fais plus confiance Ă  Skype pour la confidentialitĂ©; et ce depuis qu’il est devenu propriĂ©tĂ© de Microsoft.

    Bien sĂ»r, je ne deale pas la coke pas plus que je me livre Ă  des activitĂ©s interdites, mais l’idĂ©e d’adopter une solution informatique non protĂ©gĂ©e me rĂ©vulse.

  10. alexandragiroux

    @JiaJo : bonne idĂ©e les captures d’Ă©cran, j’y penserai pour le prochain article oĂč c’est pertinent d’en intĂ©grer.
    Je comprends ce que tu veux dire par rapport aux points nĂ©gatifs qui ne sont pas mis en avant mais Ă  la fois mon axe Ă©tait surtout de montrer comment l’outil peut ĂȘtre utile dans le cadre du nouveau monde du travail (je suis de nature enthousiaste… mĂȘme si je sais aussi ĂȘtre pragmatique).
    Je parle de Lync car c’est l’outil que je connais le mieux mais j’aurais aussi pu citer les concurrents (au risque aussi d’en oublier).
    En tout cas merci pour toutes vos suggestions, je les retiens pour la suite !

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