Le logiciel Outlook offre de nombreuses possibilités pas toujours exploitées par les utilisateurs. Découvrez 7 fonctionnalités que vous ne connaissiez peut-être pas et profitez de la puissance de cet outil pour booster votre productivité !

7astucesoutlook Outlook : 7 astuces que vous ne connaissiez vraisemblablement pas !

1. Renommez vos anciens e-mails

Vous pensez que l’objet de l’e-mail que l’on vient de vous envoyer n’est pas clair et que vous risquez d’avoir du mal à le retrouver plus tard ? Il vous suffit de le renommer. Pour cela, ouvrez l’e-mail dans une nouvelle fenêtre, cliquez sur l’objet du message et renommez-le à votre guise.

2. Ajoutez une date d’expiration à vos e-mails 

Cette fonctionnalité peut être intéressante si votre message concerne une information qui a une durée de vie limitée dans le temps. Cela peut par exemple concerner un message qui indique que l’eau du bâtiment sera coupée de telle heure à telle heure.

Pour paramétrer la date de fin d’un message spécifique, rendez-vous dans l’onglet « options » puis cliquez sur « delay delivery ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez la case « expires after » et choisissez la date de votre choix. Une fois la date passée, l’objet de votre message s’affichera en étant barré.

3. Nettoyez les conversations de votre boîte mail

Il n’est pas toujours agréable de lire une conversation qui est composée de multiples emails où tous les participants se sont mutuellement répondus. Pour conserver uniquement le dernier message de la conversation où tout l’historique est conservé en bas du message, suivez ces étapes : cliquez avec le bouton droit sur le dossier de votre choix puis cliquez sur « Clean Up Folder ».

4. Ignorez une conversation 

Vous êtes dans la boucle d’un échange de mail qui ne vous intéresse pas ? Dans la catégorie « Home » cliquez sur « Ignore ». Ce message et les suivants iront directement dans la corbeille !

5. Supprimez la deadline par défaut des tâches que vous créez

Pour changer la deadline par défaut des nouvelles tâches, cliquez sur le bouton droit sur le drapeau d’une tâche que vous avez créée. Puis choisissez « set quick click » puis choisissez par exemple « no date ». Ainsi les nouvelles tâches seront créés sans deadline.

6. Videz la corbeille en quittant Outlook

Cliquez sur Options > Advanced puis cochez la case « Empty Deleted Items folders when exiting Outlook »

7. Créez des templates

Si vous utilisez souvent la même structure d’e-mails ils peut être utile de créer des templates. Pour ceci, créez un nouvel email, écrivez les éléments de base de votre template, puis enregistrez votre e-mail en choisissant « outlook template » dans la liste déroulante. La prochaine fois, il ne vous reste plus qu’à double cliquer sur ce fichier pour ouvrir un nouvel e-mail sur base de ce template.

Et vous, quelles sont les fonctionnalités que vous trouvez utiles dans Outlook ? Et quelles sont celles qui vous manquent ?