Outlook : 7 astuces que vous ne connaissiez vraisemblablement pas !

Le logiciel Outlook offre de nombreuses possibilités pas toujours exploitées par les utilisateurs. Découvrez 7 fonctionnalités que vous ne connaissiez peut-être pas et profitez de la puissance de cet outil pour booster votre productivité !

7astucesoutlook Outlook : 7 astuces que vous ne connaissiez vraisemblablement pas !

1. Renommez vos anciens e-mails

Vous pensez que l’objet de l’e-mail que l’on vient de vous envoyer n’est pas clair et que vous risquez d’avoir du mal à le retrouver plus tard ? Il vous suffit de le renommer. Pour cela, ouvrez l’e-mail dans une nouvelle fenêtre, cliquez sur l’objet du message et renommez-le à votre guise.

2. Ajoutez une date d’expiration à vos e-mails 

Cette fonctionnalité peut être intéressante si votre message concerne une information qui a une durée de vie limitée dans le temps. Cela peut par exemple concerner un message qui indique que l’eau du bâtiment sera coupée de telle heure à telle heure.

Pour paramétrer la date de fin d’un message spécifique, rendez-vous dans l’onglet « options » puis cliquez sur « delay delivery ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez la case « expires after » et choisissez la date de votre choix. Une fois la date passée, l’objet de votre message s’affichera en étant barré.

3. Nettoyez les conversations de votre boîte mail

Il n’est pas toujours agréable de lire une conversation qui est composée de multiples emails où tous les participants se sont mutuellement répondus. Pour conserver uniquement le dernier message de la conversation où tout l’historique est conservé en bas du message, suivez ces étapes : cliquez avec le bouton droit sur le dossier de votre choix puis cliquez sur « Clean Up Folder ».

4. Ignorez une conversation 

Vous êtes dans la boucle d’un échange de mail qui ne vous intéresse pas ? Dans la catégorie « Home » cliquez sur « Ignore ». Ce message et les suivants iront directement dans la corbeille !

5. Supprimez la deadline par défaut des tâches que vous créez

Pour changer la deadline par défaut des nouvelles tâches, cliquez sur le bouton droit sur le drapeau d’une tâche que vous avez créée. Puis choisissez « set quick click » puis choisissez par exemple « no date ». Ainsi les nouvelles tâches seront créés sans deadline.

6. Videz la corbeille en quittant Outlook

Cliquez sur Options > Advanced puis cochez la case « Empty Deleted Items folders when exiting Outlook »

7. Créez des templates

Si vous utilisez souvent la même structure d’e-mails ils peut être utile de créer des templates. Pour ceci, créez un nouvel email, écrivez les éléments de base de votre template, puis enregistrez votre e-mail en choisissant « outlook template » dans la liste déroulante. La prochaine fois, il ne vous reste plus qu’à double cliquer sur ce fichier pour ouvrir un nouvel e-mail sur base de ce template.

Et vous, quelles sont les fonctionnalités que vous trouvez utiles dans Outlook ? Et quelles sont celles qui vous manquent ?

7 commentaires

  1. Ce qui me manque (Outlook2007):
    Des filtres plus intelligents capable de faire « si le mail est lu et/ou répondu alors… « . Ou « si important et pas répondu et reçu il y a plus de 3 jours alors .. »
    La possibilité de regrouper sous une identité les mails envoyés par la même personne depuis différente adresse, voire la même adresse mais présentée avec différent libellé (selon si envoi depuis PC ou phone typiquement).
    La possibilité de stocker le layout d’un répertoire pour l’appliquer à d’autres.
    Que le logiciel me demande à l’envoi dans quel répertoire stocker la copie locale.

    Je ne parle pas de la gestion des contacts, il est question de mail ici :-)

    Et j’en passe :-)

  2. Les fonctions évoquées ne sont pas pour un utilisateur avancé.
    Comme le public visé par cet aarticle est débutant il aurait été judicieux de mettre les menu en français.

    Je ne ferai pas l’affront de poster une 8e astuce sur comment mettre le Outlook en français ;-)

    Btw, ce tutoriel concerne Outlook quelles versions ? 07, 10, 13 ?

  3. alexandragiroux

    @blefusco : Wow, je vois que tu as déjà bien réfléchi à la question ! J’espère que tu as pu transmettre tes suggestions à Microsoft :) Tes idées sur les filtres notamment sont intéressantes.

    @Axel : Bonne idée de préciser le numéro de version, il s’agit de la 14.
    Concernant la connaissance de la langue, je pense qu’elle est indépendante de la connaissance des fonctionnalités. De plus, quand tu travailles dans une multinationale ou dans un pays où plusieurs langues sont utilisés (comme la Belgique), les programmes sont souvent tous en anglais pour des raisons de compatibilité.

  4. le QuickPart : (insertion/QuickPart) à utiliser dans un nouveau message, en réponse.
    EX : Pour répondre à une sollicitation :
    1 ) Vous tapez voter texte de base ( Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre société …)
    2 ) Vous sélectionnez votre texte, puis Insertion/QuickPart/insertion automatique/Enregistrer …
    3 ) Donnez un nom à ce texte (par EX interet ) et faire OK

    Dés que vous allez dans un message ou une réponse taper les premières lettres « inte », une infos-bulle vous informe qu’un QuickPart existe et vous propose le début du texte.
    Si vous voulez l’insérer à votre message, il ne vous reste plus qu’à faire « ENTREE » sinon vous continuer à taper.

  5. Une excellente fonction est l’envoi de mail différé.
    Si vous avez besoin d’envoyer un mail et que vous savez que vous allez faire une relance par exemple, vous pouvez créer votre mail, et dans le menu option, vous pouvez choisir une date/heure d’envoi réel.
    Vous cliquer ensuite sur le bouton envoyer. Votre mail restera en réalité dans la boite d’envoi jusqu’à la date que vous aviez spécifiée dans les options.

  6. Super intéressant, mais ce n’est pas toujours évident de retrouver les fonctions dans la version française de Outlook.