Pourquoi les outils pour vous rendre plus productif ne vous rendent souvent pas service

Inutile d’utiliser toutes les applications pour « BOOSTER VOTRE PRODUCTIVITÉ » si vous les utilisez mal.

« Productivité » ! Le mot magique est lancé. Combien d’outils vous font la promesse de vous aider à l’améliorer ? Pocket, MS Project, Google Keep,… Chacun y va de sa fonctionnalité en plus pour vous donner envie de vous laisser séduire.

Comment fonctionnent ces outils généralement ? Ils vous permettent souvent de capturer du contenu (un article, une action) et de le lier à une date voir une personne.

Malheureusement, ces outils ont souvent l’inconvénient de présenter en vrac, ou au mieux de manière chronologique, les actions à réaliser, sans que la notion de priorité ne soit très visible. Ils font aussi parfois peur aux non initiés, ce qui ne favorise pas le travail d’équipe. Autre travers, ils sont générateurs de stress et n’invitent pas à abandonner ou déléguer une tâche.

Mal utilisés, ces outils ne servent à rien ou au pire ils sont contre productifs.

Dans un monde idéal, cela devrait être l’inverse. Mais trop souvent, les outils sont fait de manière à influencer notre manière de travailler même si les plus aventureux essaieront de contourner l’usage pensé initialement par les concepteurs de l’outil. Je vous renvoie à Michel de Certeau qui explique bien que le lecteur a bien le droit de commencer le livre par la fin ou que l’automobiliste a la possibilité même si c’est interdit, de ne pas s’arrêter au stop. Avec les logiciels, c’est la même chose !

de-certeau

Michel de Certeau, respect.

Adapter l’outil au besoin

Les outils de gestion de tâche de ou de gestion de projet sont parfois des usines à gaz. Il est sans nulle doute possible de les utiliser pour de multiples actions mais ils ont également de nombreux travers. Prenons l’exemple d’MS Project. C’est un outil que j’utilise régulièrement dans les projets, qui est très utile pour toute une série de choses mais qui a malheureusement ses limites.

2015-10-23 06_40_01-Microsoft Project - Project1

Vous avez vu comme j’ai bien travaillé ? 

Premier défaut de cet outil, il fait peur. J’imagine que le problème est avant tout ergonomique car en réalité il est plutôt simple d’utilisation. Souvent, quand j’ouvre un de mes plannings, et même si je joue avec la vue GANTT, même si j’ajoute une colonne « priorité » ou si je n’affiche que les tâches « Ã  faire » et pas les tâches « terminées », je peux percevoir dans le regard de mon auditoire un sentiment de peur. « Quoi, il y a encore tout ça à faire ? » Cet outil est ainsi fait qu’il peut être générateur de stress car de part son ergonomie, on pourrait supposer que toutes les tâches doivent être faites pour telle date et par telle personne. Cependant, cela ne se passe dans beaucoup de cas pas comme ça. C’est entre autre pour cela que Microsoft réussit à vendre cet outil en insistant sur la fonctionnalité magique de replanification.

Un autre outil utilisé dans bon nombre d’entreprise est SharePoint. Le même problème s’applique aux outils de capture de « to dos » tels que Google Keep ou même Evernote s’il est mal utilisé.

2015-10-23 06_37_23-Tasks Inside - Active Tasks - Internet Explorer

Des TO DOS en veux-tu en voilà 

Ici, même problème. Même si l’outil est très bien pour capturer des « to dos », pour générer des compte rendus de réunions et pour faire le suivi des actions, les mêmes remarquent s’appliquent encore. L’outil n’invite pas à réfléchir de manière flexible, il peut générer du stress pour les utilisateurs et ces derniers ne l’utilisent pas toujours car ils le jugent parfois « trop complexe » ou « trop long à utiliser car il y a trop de clics ».

Ces outils ont comme limite de ne pas montrer de manière claire quelles sont les priorités du moment, même si en bricolant on peut toujours indiquer cette information quelque part. Ils invitent parfois de part leur design à commencer plusieurs tâches en même temps, au risque de ne jamais les finir. Et ils ne sont pas toujours populaires auprès des utilisateurs de part leur complexité supposée ou réelle.

Est-ce le problème de l’outil ou de l’usage ?

Outil et usage sont intimement liés.  Mais il faut avouer que certains outils sont plus propices à mettre en place telle ou telle méthodologie.

Prenons l’exemple de la méthodologie Getting Things Done. C’est une méthode que j’aime particulièrement car elle permet de classer les actions par priorité. Une fois une action capturée dans votre Inbox, à vous d’identifier ce que vous devez en faire. Vous pouvez par exemple choisir de la planifier aujourd’hui, de la planifier pour plus tard, de la planifier pour « un jour, peut-être », etc.

2015-10-23 06_35_41-Inbox - Alexandra.Giroux@mloz.be - Microsoft Outlook

A l’heure où j’écris cet article il est 6:00 du matin donc c’est encore vide, ouf ! 

Beaucoup connaissent sûrement déjà la méthode #GTD mais pour ceux qui aimeraient la découvrir, manifestez-vous en commentaire et je préparerai alors un article sur le sujet.

L’avantage de cette méthode et qu’elle peut être utilisée dans divers outils : Evernote, Trello, Outlook,… la méthode est très flexible et fonctionne plutôt bien tant pour un usage personnel que pour un usage au sein d’une équipe.

Autre méthodologie bien utile pour avancer plus facilement en équipe, c’est la méthodologie Agile. Connue d’abord dans le monde de l’informatique, elle est également utilisée pour des projets Business et cela marche. La méthode mériterait également un article entier mais ce n’est pas l’objet ici. Le principe est simple : on identifie pendant une courte période de temps les actions à faire, les actions en cours et les actions terminées. Le gros plus de cette méthode est que si une tâche urgente arrive, on peut facilement gérer cette nouvelle priorité sans que cela n’ait un impact sur les autres actions à venir.

2015-10-23 06_31_10-Tasks AGX _ Trello

Non le libellé des colonnes n’est pas « A faire mais j’ai pas envie » / « Pas important mais j’ai envie de le faire »

Pour rendre la liste des priorités plus visible, on peut utiliser des post-its. Certains outils comme Trello sont aussi très adaptés pour faire la même chose mais sur le web. Merci à Stefaan de Talking Heads pour m’avoir montré les avantages de travailler de cette manière ! Selon moi, le gros plus quand on utilise cet outil et cette méthode est que l’équipe peut s’organiser de manière autonome : tout est très visuel et les priorités du moment sont très claires. De plus, comme on n’attribue pas de responsable (ou « owner ») aux actions identifiée à faire dans les prochaines semaines, cela responsabilise l’équipe : par exemple si quelqu’un est malade, cela incite une autre personne à prendre en charge une action prioritaire qui est en suspens.

Une autre problématique que nous sommes nombreux à connaître est la gestion des to do lists. C’est ce que résume très bien Joanne Tatham dans cette vidéo :

Les outils de to do lists traditionnels ne nous invitent pas à nous concentrer sur ce qui est vraiment important. On aurait plus à gagner à décider des priorités du jour et à s’y tenir. Je rajouterais aussi que bon nombre de tâches doivent tout simplement être annulées car elles sont une valeur trop faible pour votre organisation ou pour vous. Une série de tâche doivent aussi être déléguées quand elles ne sont pas importantes et pas urgentes mais surtout quand elles sont intéressantes pour quelqu’un d’autre car elles ont un intérêt spécifique (montée en compétence, développement du réseau,…).

La priorité, la clé

L’avantage de tous les outils et méthodes cités plus haut est qu’ils permettent de se concentrer sur les priorités et non pas sur un amas de tâches listées les unes en dessous des autres. C’est sûrement ce qui explique aussi le récent succès de la méthode Pomodoro, une méthode qui vous promet de vous rendre plus productif en travaillant sans distraction sur une plage de 25 minutes pour vous octroyer ensuite 5 minutes en temps libre.

Et vous, quels outils et m̩thodes pr̩f̩rez-vous pour vous rendre Рvraiment Рplus productifs ?


18 commentaires

      • Pour le Gtd Omnifocus 2 , things ou wunderlist , finalement je suis ce dernier car plus simple pour utilisation au quotidien , sinon Fantastical 2 pour le calendrier…

        • C »est surtout quand je vois les screenshot Pc qui me donne vraiment pas envi de travailler dessus comparé à l’interface épuré de certaines app mac de productivité qui à mon avis motive plus pour l’utilisateur..

          • alexandragiroux on

            J’aime bien travailler avec Mac mais quand on collabore avec des personnes sous PC ce n’est pas toujours l’idéal.

  1. Merci pour cet article. D’abord, je tiens à dire que je suis preneur pour un article sur le « Getting Things Done ».
    Etant un peu un autodidacte de l’organisation (pour ne pas dire un ancien bordélique ayant décidé depuis peu de s’y mettre sérieusement), j’avoue ne pas avoir trouvé chaussure à mon pied parmi le florilège des outils existants (et je ne parle que des gratuits).
    Donc pour le moment, j’ai plutôt l’habitude de détourner l’usage de certains et de « faire au mieux ».
    Cela marche pour l’organisation personnelle (autant le travail que vie privée). Je jongle avec l’appli « Rappel » de iOS (le 8, mais je tenterai avec ‘Note’ de la version 9), le calendrier iOS (synchro avec mes boites email) et quelques fonctionnalités d’Outlook (Au bureau, PC oblige), En revanche, dès que les notions de « partage » et de « collaboration » apparaissent, c’est la panique… Retour au bon vieux planning sur excel et au dispatche des taches par Emails.
    En gestion de ‘To Do’, on m’a fortement conseillé OneNote. Qu’en pensez-vous ?
    En tout cas, je pense bien fouiller parmi les solutions que tu proposes, et celles partagées dans les futurs commentaires 🙂

  2. Wakatépé on

    Super article !

    En tant qu’autodidacte de l’organisation (pour ne pas dire ancien bordélique), je n’avais toujours pas trouvé la solution ‘miracle’ parmi le florilège d’outils existants (et je ne parle que des gratuits). Mais je pense, me concernant, qu’il s’agit également d’un manque de méthode.
    Donc je serai très très très preneur d’un article sur le « Getting Things Done » 🙂 J’ai jeté un oeil à la méthode Pomodoro, mais pas du tout adapté à ma situation.

    Néanmoins, j’ai trouvé un certain équilibre en adaptant l’usage d’applications/logiciels accessibles facilement (tant au niveau pro (perso) que vie privée).

    J’utilise principalement l’application ‘Rappel’ d’iOS (8 – mais je pense me mettre à ‘Note’ qui a subi de grosses améliorations parait-il !) mais également le calendrier iOS (synchro avec mes boites emails) + quelques fonctionnalités d’Outlook (au bureau surtout – j’évolue entre Mac à la maison et Windows au bureau). Cela me satisfait pour le moment. En revanche, les problèmes commencent dès que les notions de ‘partage’ et ‘collaboration’ apparaissent. Notamment au boulot.
    On m’a conseillé OneNote récemment. J’avoue l’avoir ignoré depuis très longtemps. A défaut ?

  3. Bravo pour cette excellente synthèse. Vous résumez parfaitement notre pensée : les gestionnaires de Todo sont trop simplistes et les soft de gestion de projets sont des usines à gaz inadaptées au besoins réel du travail de bureau.
    Etant éditeur d’une solution qui cherche justement une solution pour se situer entre les deux, j’ai forcement un parti pris et je serai très heureux de partager notre approche si l’auteur m’y autorise.

    • alexandragiroux on

      Oui n’hésitez pas, c’est toujours intéressant de découvrir de nouvelles solutions !

      • Merci Alexandra.
        Donc nous, c’est Perfony. Nous sommes une start up française, pensée, développée et hébergée en France, et nous essayons de résoudre le casse tête chinois dont parle Christophe, à savoir proposer un outil qui soit suffisamment simple pour que son utilisation ne soit pas un job à temps plein (façon MSProject), mais qui propose des fonctionnalités vraiment utiles et plus avancées que le gestionnaire de taches de votre iPhone.
        Et comme si ce n’était pas assez, on souhaite en plus que notre outil permette de respecter les normes « qualité ».
        On intègre également la gestion des réunions, qui sont en générale LE moment pour faire des plans d’actions.
        Je n’en dit pas plus pour ne pas polluer le fil de discussion et si certains sont intéressés vous pouvez me contacter… et vous viendrez raconter dans le fil de discussion votre expérience avec Perfony 😉

  4. Patos le fourbe on

    Pareil que mes petits camarades commentateurs ici bas, super article 🙂

    Perso j’utilise Pomodoro (gestion du temps) ou wunderlist pour les choses plus basiques.

    • Merci pour cet article intéressant. Personnellement, après avoir essayé plusieurs softs, j’utilise Toodledo. L’interface est austère mais est en train de changer, et on peut l’utiliser en version gratuite sans gros soucis (j’utilise le pack « silver »). Les outils sont en effet souvent complexes ou inadaptés au mode de travail et d’organisation. J’utilise GTD mais à ma sauce. En fait c’est à chacun d’adapter l’outil à sa façon de travailler et non l’inverse… Un simple « todo manager » comme Keep suffit souvent à s’organiser.

    • alexandragiroux on

      Merci pour votre avis positif et pour ce partage d’expérience. 🙂

  5. Merci et bravo pour cet article très pragmatique, et suis bien sur intéressé pour un complément sur le GTD, Je suis en plein dans la problématique en ce moment , c’est a dire passer d’un outil de gestion personnel a qqchose en équipe pour gérer les projets liés a la création d’une entreprise et son developpement en année 1.
    Le probleme dans le collaboratif vient aussi du besoin et de la perception de chacun, le CTO veut une appli qui soit plus gestion de projet avec du Gantt, le marketing plus de la gestion des taches et du collaboratif et le CEO qui veut être au courant de ce qui se passe, pouvoir consulter un mur avec le flux des échanges pour pouvoir intervenir en live et orienter ou communiquer… le tout saupoudrer d’une ergonomie sympa et accessible pour le directeur commercial… bref le casse tete chinois
    pour info un outil que j’ai testé et qui rassemble pas mal de points clefs est Wimi , appli francaise qui m’a pas pas mal séduit. mais suis prenuer de toute les bonnes idées ou combinaison d’outils.
    Mais la clef reste apres le choix de l’appli, son usage et en faire l’outil référent sinon chacun reste dans ses habitudes

    • alexandragiroux on

      Merci Christophe pour ce partage d’expérience ! L’article sur GTD sera publié sur Reboot dans quelques jours. Et merci pour Wimi, je ne connaissais pas !

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