Réseau social d’entreprise : 10 conseils pour faciliter l’adoption des utilisateurs

Vous souhaitez implémenter un réseau social d’entreprise dans votre organisation ? Suivez ces conseils !

Le 28 octobre dernier, Microsoft Belgique a organisé une journée d’atelier autour du change management. Une bonne opportunité pour découvrir ou redécouvrir les incoutarbles d’un plan de changement lorsque l’on implémente un réseau social d’entreprise, une nouvelle technologie ou encore un ensemble de nouveaux programmes. Voici les 10 points clés qu’il fallait retenir des présentations de Carole Dohan, Véronique Houtepen, Niek Hasselaar et Barbara Brody.

1. Le monde a changé

Lorsque l’on compare une photo de la foule présente lors de l’élection du pape de 2005 et de 2013, une différence nous saute aux yeux : la lumière des tablettes smartphones illumine l’image !

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En une dizaine d’années la technologie a fait un bond énorme et même si la culture ne suit pas toujours aussi vite, nous ne pouvons plus nier l’impact qu’ont ces outils sur nos vies. Dans leur vie privée, nombreux sont ceux et celles qui utilisent fréquemment les outils tels que les réseaux sociaux. Pourtant, l’utilisation de ces derniers dans un contexte professionnel n’est pas toujours évident. Ainsi, montrer aux collaborateurs ce qu’ils auraient à gagner à plus utiliser les RSE (réseaux sociaux d’entreprise) ou la vidéo conférence est une première étape essentielle. Et comme dans la plupart des projets, il faut communiquer sur le « pourquoi » avant de communiquer sur le « comment ».

2.  Le monde du travail a changé

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Tandis qu’en 2010, nos tâches non routinières au travail s’élevaient à 25%, elles s’élèvent en 2015 à 40%. Dans un environnement où la complexité ne cesse de croître et où les procédures sont parfois obsolètes ou peu utiles, les collaborateurs ont tout intérêt à travailler en mode réseau et à demander l’aide de leurs pairs. Ainsi, inspirer les employés en leur montrant qu’ils pourront résoudre plus facilement un problème en posant la question sur un réseau social d’entreprise sera un bon élément motivateur. Par exemple, saviez que grâce aux RSE vous pouvez plus facilement gérer un projet ou encore recevoir moins d’e-mails ?

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Les réseaux sociaux d’entreprise permettent de créer du lien, de former une communauté, d’inviter à l’initiative et de réveiller l’implication qui est en chacun, dans un environnement où 87% des collaborateurs ne se sentent pas engagés. Travailler avec la communication interne sur cet aspect pour motiver les troupes sera quasi incontournable.

3. La nouvelle génération arrive

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Les entreprise ne doivent pas changer pour changer. Elles doivent changer car le monde extérieur change. La génération Z, appelée aussi les Millennials (1995-2012) est en train d’arriver sur le monde du travail. Habitués à utiliser les réseaux sociaus, ces futurs employés ont des attentes différentes que celles des baby boomers( 1955-1965) ou de la génération X (1966-1976). La génération Y (1977-1994) qui est déjà sur le marché du travail ressent déjà parfois le fossé entre le monde de l’entreprise et la vie privée. Investir dans les réseaux sociaux, c’est se donner une chance d’attirer les talents de ces générations et de les garder au sein de l’organisation. Mieux vaut donc être attentif à leurs attentes et leurs idées et à les mettre dans le bateau dès qu’ils rentrent dans l’entreprise !

4. La courbe du change management

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Comme dans tout processus de changement, il y a généralement 5% de personnes ultra motivées, 5% de personnes résistantes et un ventre mou tantôt pour et tantôt contre. L’idée va donc être de faire basculer ces personnes sceptiques du côté des personnes motivées. D’ailleurs, comme le note Harley Lovegrove dans son dernier livre à propos duquel j’écrirai bientôt un article, les personnes qui sont contre un projet à un moment pourront à un moment devenir pour. Quand la Tour Eiffel a été construite, elle devait être détruite et beaucoup se sont offusqués qu’elle ne ne le soit pas. Imaginez que maintenant on décide d’effectivement détruire ce monument : il y aura très probablement une forte opposition !

5. Les RSE ne sont pas uniquement des projets techniques

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Pour réussir le lancement d’un RSE, il est essentielle de faire un planning pour le volet technique mais également pour le volet culturel. Il faudra prévoir des actions de communication tant au niveau de la sensibilisation, de la formation que du coaching. Naturellement, il s’agit d’un projet d’équipe, d’où l’intérêt d’avoir une approche multi disciplinaire avec une équipe mixte.

6. La méthode ADKAR

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Communiquer est une chose mais encore faut il le faire dans le bon ordre. On privilégiera donc de suivre les étapes suivantes :

Awareness : définissez la vision, indiquez qu’un changement va avoir lieu, informez sur les nouvelles possibilités qui s’ouvrent et informez aussi sur l’objectif de chaque outil

Desire : suscitez le désir chez vos utilisateurs – montrez leur par exemple que grâce aux RSE ils pourront passer moins de temps en réunion et collaborer plus facilement à distance

Knowledge : expliquez ce que les collaborateurs vont pouvoir faire avec l’outil, et quel intérêt cela aura pour leur équipe

Ability : formez les utilisateurs et les utilisateurs clé de telles sortent qu’ils maîtrisent les bases de l’outil. Présentez-leur par exemple les fonctionnalités intéressantes de l’outil ou des raccourcis à connaître.

Reinforcement : assurez un suivi de vos indicateurs (KPI) et proposez du coaching aux équipes qui en ont besoin

7. L’identification des alliés

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Vos alliés sont ceux qui ont une attitude et une énergie positive face au changement. Pensez à inclure ces personnes dans votre équipe. Quand aux autres, ne dépensez pas trop d’énergie à lutter contre eux. Comme le dit mon manager « alles dat je aandacht geeft groeit » (si vous portez trop d’attention à une chose, vous la faites encore plus grandir).

8. L’identification des freins

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Identifier les résistances possibles sont un bon moyen de les combattre. Pour chaque résistance, essayez de trouver une solution pour gérer ce risque. Le sujet de la gestion des risques vous intéresse ? Manifestez-vous dans les commentaires et je préparerai un article sur le sujet !

9. La définition des personas

En se concentrant sur les utilisateurs et leurs besoins, il va être plus facile d’y répondre.

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Ceux d’entre vous qui sont dans la communication ou l’informatique connaissent peut-être déjà le concept de Persona. Les personas sont des personnes fictives. Il s’agit d’archétypes d’utilisateurs possibles auxquels on pourra se référer pour s’aligner avec leur préoccupations. Dans le cadre d’un réseau social d’entreprise, il peut être intéressant de classer les Personas de son organisation, sur deux axes : les besoins en terme de collaboration et de mobilité.

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Ceux qui auront l’intérêt le plus évident pour les RSE sont naturellement ceux avec les plus grands besoins en terme de collaboration et la plus forte mobilité. Pour chaque persona, il est intéressant d’également développer une série d’informations :

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10. La liste des scenarii et la population

Afin d’identifier les actions à intégrer dans son plan de changement, il sera utile de répondre à ces questions pour chaque persona :

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Ensuite, chaque persona pourra être lié à un scénario d’utilisation. De cette manière, on pourra plus facilement mettre des priorités sur quels usages sont les plus intéressants et quelle population est potentiellement la plus concernée.

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Cette journée chez Microsoft a donc été l’occasion d’apprécier la méthodologie que l’on peut suivre pour gérer un changement tel que l’implémentation d’un RSE. Si le sujet vous intéresse, je ne peux que vous encourager à télécharger les ressources disponibles gratuitement sur Fasttrack ou à rejoindre la community Yammer pour continuer la discussion.


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