Il serait vraiment dommage de se contenter que du strict minimum avec Google Drive. La suite bureautique dans le cloud recèle une multitude de petits “trucs et astuces” qui peuvent vite devenir indispensables au quotidien. Saviez-vous que vous pouvez par exemple exemple héberger rapidement une image pour l’intégrer directement dans une page web, effectuer des recherches avancées dans vos fichiers, ou encore restorer l’état antérieur d’un fichier donné ?
Dans ce dossier on fait le point sur 5 astuces méconnues qui peuvent selon nous changer votre manière d’utiliser Google Drive.
1. Comment obtenir le (vrai) lien direct vers un fichier ou une image ?
Vous le savez déjà : vous pouvez héberger quantité de fichiers sur Google Drive. Pourtant, même avec le lien de partage et les autorisations nécessaire, il paraît a priori impossible d’intégrer une image hébergée sur Google Drive sur un site tiers. Heureusement il existe une astuce qui permet d’obtenir un lien plus direct vers vos fichiers hébergés sur Google Drive.
Pour obtenir un lien direct vers n’importe quel fichier sur Google Drive :
- Cliquez sur l’icône de partage entouré en rouge sur la capture ci-dessus
Vous trouverez ce bouton à plusieurs endroits – vous pouvez également ouvrir la même fenêtre en faisant un clic droit sur le fichier puis Obtenir le lien
- Dans la rubrique Accès général sélectionnez Tous les utilisateurs qui ont le lien et l’option Lecteur
- Cliquez sur Copier le lien
- Collez-le dans un bloc-notes
- Il faut maintenant transformer le lien de la forme https://drive.google.com/file/d/[ID_DU_FICHIER]/view?usp=sharing en une adresse sous la forme https://drive.google.com/uc?export=view&id=[ID_DU_FICHIER]
[ID_DU_FICHIER] représente une suite assez longue de caractères qui apparaitra dans le lien que vous avez copié. Il s’agit de l’adresse symbolique vers le fichier que vous souhaitez intégrer. L’adresse https://drive.google.com/uc?export=view&id=[ID_DU_FICHIER] est l’adresse directe vers votre fichier. Si c’est une image, vous pouvez directement l’intégrer dans une page html avec une balise <img>.
2. Comment éditer des fichiers Word, Excel et PowerPoint avec Google Drive ?
Google Drive rend le fait de payer une licence Microsoft Office 365 complètement superflu. Vous pouvez en effet sans peine créer des fichiers Word, Excel et PowerPoint depuis Google Drive, ou éditer les fichiers créés par la suite de Microsoft directement dans Google Docs, Google Sheets ou Google Slides, les principaux équivalents.
Encore plus pratique : si vous avez déjà des fichiers Google Docs, Google Sheets ou Google Slides sur votre Drive, vous pouvez avec un simple clic droit les télécharger en version Microsoft Office. Pour ouvrir un fichier Word, Excel ou PowerPoint dans Google Drive, il n’y a pas plus simple : il suffit de double-cliquer dessus.
De la même manière vous pouvez enregistrer n’importe quel document en son équivalent Microsoft Office. Pour cela, allez dans Fichier > Télécharger et sélectionnez le format adéquat.
3. Comment effectuer une recherche avancée sur Google Drive ?
Si votre Google Drive est devenu au fil du temps un fouillis insondable constitué d’une multitude de fichiers dont le nom n’aide pas la recherche classique à tout retrouver, pas de panique. Utilisez simplement la recherche avancée ! L’astuce est donc de cliquer simplement sur l’icône “table de mixage” à droite du champ de recherche.
Notez qu’avec la recherche avancée vous n’êtes plus limité à des recherches dans les noms de fichiers. Vous pouvez en fait chercher des termes qui se trouvent directement dans le corps de vos documents en utilisant le champ “Contient les mots”.
4. Comment restaurer l’état antérieur d’un fichier sur Google Drive ?
Google Drive a plus d’un avantage, et l’un d’entre eux est que la plateforme garde un historique des modifications dans vos fichiers. Le service permet en outre de restaurer si nécessaire un état du fichier antérieur. La fonctionnalité est hyper pratique en cas de travail collaboratif. Si l’un des intervenants supprime un pan du fichier par erreur, il est très simple de restaurer la version précédente du document en quelques clics.
Pour accéder aux versions d’un fichier, deux cas de figure. Si c’est un fichier Google :
- Ouvrez le document
- Allez dans Fichier > Historique des version > Afficher l’historique des versions
Pour tout les autres fichiers :
- Allez dans votre Google Drive à l’emplacement du fichier
- Faites un clic droit dessus
- Allez dans Historique des versions
5. Comment utiliser les commentaires dans les documents Google Drive ?
Autre option très utile, particulièrement lors de travail en collaboration sur un même document : les commentaires. Dans Google Docs vous pouvez commenter n’importe quel extrait de texte. De même que dans Google Sheets, ou Google Slides. Ces commentaires peuvent expliquer une modification, questionner le prochain éditeur sur un passage, une formule, ou agrémenter n’importe quelle section du fichier d’une référence externe, actualité, lien internet, etc.
Ces commentaires s’affiche dans un post-it dans la marge des documents. Bien utiliser les commentaires peut donc booster votre productivité en équipe, éviter les allers-retours et autres réunions inutiles.
Et vous, connaissez-vous une autre astuce Google Drive que vous utilisez sans cesse dans votre travail, mieux utiliser d’autres services ou pour réaliser certaines tâches plus vite avec vos documents ? N’hésitez pas à la partager dans les commentaires. Nous tâcherons de l’ajouter à cet article lors d’un prochaine mise à jour.
Par ailleurs n’hésitez pas à nous dire quelle est, après la lecture de cet article, votre astuce préférée !
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