Garder sa boîte mail totalement propre peut parfois s’avérer très fastidieux, d’autant plus pour les personnes qui manquent d’un brin d’organisation. On peut rapidement se retrouver avec des tonnes de messages non lus, ainsi qu’un espace de stockage qui se réduit dangereusement, nous rapprochant du seuil à partir duquel l’opérateur nous fera payer un abonnement. C’est pourquoi nous vous avons concocté plusieurs conseils qui vous permettront de garder votre messagerie bien rangée et efficace.
Prendre du temps
Il n’y a pas de secret. Si votre boîte de réception croule actuellement sous les messages non lus ou est quasiment remplie, il faut que vous preniez du temps pour la nettoyer de manière optimale. Il est recommandé de prendre environ une heure ou deux pour vous atteler à cette tâche. Ça paraît long, mais vous ne le regretterez probablement pas.
Car aujourd’hui, notre messagerie fait partie intégrante de notre quotidien, il n’y a quasiment pas une journée sans que nous ne l’ouvrions : avoir une plateforme nette est aussi bénéfique pour le bien-être. Une fois que tout cela sera fait, il faudra vous réserver quelques minutes hebdomadaires pour maintenir votre boîte mail dans cet état.
Commencez par l’évident
Les boîtes mail, qu’il s’agisse de Gmail, d’Outlook ou d’une autre plateforme, catégorisent les messages, comme les promotions ou les réseaux sociaux. En général, ces courriels restent non lus ou ne servent pas à grand-chose, mais ils remplissent silencieusement votre messagerie, parfois par milliers. Pour les promotions, il est rare que l’on se souvienne même d’où sont issues les offres.
Les applications vous permettent de supprimer massivement des messages, page par page. Vous pouvez donc commencer par là, en veillant bien entendu à ne pas supprimer des e-mails susceptibles de vous intéresser.
Désabonnez-vous
Vous remarquerez aussi que ces messages proviennent d’enseignes auxquelles vous vous êtes abonné, parfois même à votre insu. Il est important de vous désabonner de ces dernières, sinon elles continueront de vous faire parvenir des courriels régulièrement.
De même, parcourez vos messages et désabonnez-vous des notifications et des newsletters qui ne vous intéressent plus. Cela réduira significativement le nombre d’e-mails entrants, et vous verrez la différence.
Supprimez en masse
C’est très certainement l’une des tâches les plus pénibles à effectuer, mais il faut malheureusement passer par là. Pour vous faciliter les choses, vous pouvez rechercher les e-mails reçus par des envoyeurs spécifiques, et les supprimer en masse.
Mais pour vraiment être sûr de ne rien oublier, il faudra parcourir vos e-mails et supprimer ceux qui sont désormais inutiles ou ne contenant aucune information importante. Une mission que vous pouvez, bien sûr, réaliser en plusieurs fois.
Utilisez des outils dédiés
Bonne nouvelle tout de même : il existe tout un tas d’extensions et applications qui permettent de mieux gérer ses e-mails. Par exemple, Unroll.Me aide à vous désabonner en masse des newsletters.
Sortd, pour sa part, facilite le tri des courriels par liste de tâches, ce qui peut être très utile pour organiser vos priorités directement dans votre boîte de réception. Enfin, Sanebox permet de nettoyer votre boîte mail en déterminant quels messages sont prioritaires.
Videz votre corbeille, et vos spams
Cette suppression en masse va très rapidement remplir votre corbeille. N’oubliez pas de la vider car les messages qui y sont présents prennent de l’espace. À noter, tout de même, que la plupart des plateformes suppriment automatiquement les e-mails de la corbeille au bout d’un mois environ.
Il en est de même avec les spams, que les messageries sont aujourd’hui en mesure de détecter. Mais ils peuvent s’accumuler sans que l’on s’en rende compte, n’hésitez donc pas à jeter un coup d’œil régulièrement pour vous en débarrasser.
Archivez les messages
Il y a aussi de bonnes habitudes à prendre pour ne pas vous retrouver à nouveau avec une boîte mail pleine. Par exemple, si vous hésitez à supprimer certains messages, archivez-les. Cela les retirera de votre boîte de réception sans les supprimer définitivement, vous permettant de les retrouver plus tard si nécessaire.
Traitez les e-mails dès leur réception (dans la mesure du possible)
Dès que vous recevez un nouvel e-mail, essayez de le lire immédiatement. Si vous ne pouvez pas répondre tout de suite, marquez-le comme non lu ou utilisez une fonctionnalité de rappel pour y revenir plus tard.
Cette pratique va vous permettre de garder votre boîte de réception à jour et d’éviter que les messages importants ne se perdent dans la masse. En traitant vos messages au fur et à mesure, vous réduisez également le stress lié à l’accumulation et vous vous assurez de ne pas manquer d’informations cruciales. Si le courriel ne vous intéresse pas et ne vous sert à rien, supprimez-le de suite.
Automatisez le tri de vos courriels
Les filtres sont des outils puissants qui vous permettent de trier automatiquement vos e-mails dès leur réception. Vous pouvez les configurer selon l’expéditeur, le sujet, ou même des mots-clés spécifiques présents dans le corps de l’e-mail. Par exemple, créez un filtre pour diriger tous les messages provenant de votre équipe vers un dossier « Travail » ou ceux contenant des factures vers un dossier « Finance ». De quoi maintenir une boîte de réception bien organisée sans effort manuel constant.
Par ailleurs, les étiquettes permettent d’ajouter une couche supplémentaire d’organisation à vos e-mails. Utilisez-les pour marquer les messages en fonction de leur priorité, de leur projet associé, ou de leur état. De cette manière, vous pouvez rapidement identifier et retrouver les courriels importants, même s’ils sont archivés.
Configurez des réponses automatiques
Si vous recevez fréquemment des e-mails nécessitant des réponses similaires, comme des demandes d’information ou des confirmations, configurez des réponses automatiques. Ces réponses préprogrammées peuvent être personnalisées pour inclure les informations nécessaires tout en conservant un ton professionnel.
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