Gmail est un outil formidable. Bien utilisé, il peut nous aider à gagner beaucoup de temps au quotidien. Encore plus depuis l’intégration de Google Agenda, Keep ou encore Tasks. Et c’est sans compter sur toutes ces fonctions moins connues qui sont apparues au fil du temps.
Car le service a beaucoup évolué en l’espace de dix-huit ans. Suffisamment en tout cas pour assoir sa domination sur un marché pourtant saturé.
Mais que faire lorsque notre boîte nous échappe ? Comment gérer le flux de courriels que nous recevons chaque jour ? Les 6 filtres que nous allons vous présenter vont justement vous aider à désencombrer votre Gmail.
Archiver automatiquement les emails publicitaires sur Gmail
Peu importe le soin avec lequel vous avez tenté de la préserver, votre boîte croule sous les mails promotionnels non sollicités. A un point tel que vous ne savez plus comment vous en départir.
Pas de panique, ce filtre va vous permettre de les archiver, ce qui aura pour effet de préserver votre boîte de réception.
- Connectez-vous à Gmail ;
- Cliquez sur l’icône des réglettes, dans la barre de recherche ;
- Saisissez les termes “se désabonner OR désabonnement” dans le champ “contient les mots” ;
- Cliquez sur le bouton “créer un filtre” ;
- Cochez la case “ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre…” pour un effet rétroactif ;
- Validez en cliquant sur “créer un filtre” ;
Une fois activé, ce filtre va automatiquement déplacer tous les courriels publicitaires et promotionnels vers le dossier “tous les messages”. Vous pourrez donc les consulter en vous rendant dans ce répertoire, mais ils ne pollueront plus votre boîte de réception.
Et si vous préférez prendre des mesures encore plus drastiques, vous pouvez aussi demander à Gmail de les placer directement dans la corbeille. En revanche, il sera préférable d’être sûr de vous. Gardez cependant en tête que Gmail vide la corbeille au bout de trente jours seulement. Vous aurez donc un peu de marge pour intervenir en cas de problème.
Supprimer automatiquement les spams
Ce filtre est à utiliser avec prudence. Il aura en effet pour effet de supprimer automatiquement tous les spams dès leur réception. Or justement, si l’outil anti-spam de Gmail se montre très efficace, il n’est pas parfait et il lui arrive parfois de commettre des erreurs.
Si vous mettez en place ce filtre, vous prenez donc le risque que des courriels parfaitement légitimes soient supprimés avant d’être portés à votre connaissance.
Cela étant, vous pourrez réduire le risque de perdre de précieuses correspondances en vous rendant régulièrement dans la corbeille du service.
- Connectez-vous à Gmail ;
- Cliquez sur l’icône des réglettes, dans la barre de recherche ;
- Saisissez “is:spam” dans le champ “contient les mots” ;
- Cliquez sur le bouton “créer un filtre” ;
- Confirmez la création du filtre en cliquant sur le bouton “ok” ;
- Cochez la case “supprimer” ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre…” pour un effet rétroactif ;
- Validez la création du filtre en cliquant sur “Créer un filtre” ;
Et n’oubliez pas, si vous activez ce filtre, il sera tout de même préférable de vous rendre régulièrement dans la corbeille pour vérifier si aucun courriel légitime ne s’y trouve. Oui, nous préférons insister lourdement sur ce point.
Utiliser Gmail comme boîte à idées
Si vous avez une petite mémoire, alors vous utilisez très certainement un outil de prise de notes pour garder une trace de vos meilleures idées ou des choses que vous devez faire. C’est une bonne chose, mais Gmail peut aussi jouer ce rôle.
Il suffit pour cela de créer un libellé et un filtre spécial.
- Rendez-vous sur Gmail ;
- Cliquez sur le bouton des réglettes, dans la recherche ;
- Saisissez votre adresse mail dans le champ “De” ;
- Saisissez votre adresse mail dans le champ “A” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” en bas ;
- Cochez la case “Appliquer le libellé” ;
- Dans la liste, sélectionnez l’option “nouveau libellé” ;
- Nommez-le “A FAIRE” ou “A TRIER” et validez ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” ;
Petite précision, ici il est préférable de bien penser à saisir votre adresse mail dans les deux champs. Si vous ne le faites pas, alors Gmail affectera à ce libellé tous les courriels envoyés par ou à votre adresse en fonction du champ rempli. Et ce n’est évidemment pas le comportement souhaité.
Faire de la place dans votre boîte Gmail
L’offre gratuite de Gmail inclut 15 Go de stockage. Et si cela suffira amplement pour le commun des mortels, du moins à condition de ne pas utiliser des services connexes comme Google Drive, vous en viendrez très vite à bout si vous avez une utilisation intensive du service.
A partir de là, vous n’aurez que deux choix : souscrire à une offre payante, une offre facturée à partir de 19,99 € par an, ou bien faire du ménage.
Et vous l’aurez sans doute compris, mais là encore, les filtres peuvent vous être d’une grande aide.
- Connectez-vous à votre Gmail ;
- Cliquez sur les réglettes dans la recherche ;
- Sélectionnez “supérieure à” dans le champ “taille” et saisissez pour commencer 10 Mo ;
- Cochez la case “Contenant une pièce jointe” ;
- Cliquez sur “Créer un filtre” ;
- Cochez la case “appliquer le libellé” ;
- Créez un nouveau libellé ;
- Appelez-le “A TRIER” par exemple ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre à…” pour un effet rétroactif ;
- Validez la création du filtre ;
Il ne vous restera désormais plus qu’à vous rendre dans le libellé “A TRIER” pour retrouver les courriels les plus lourds… et vous en débarrassez si vous n’en avez plus besoin. Vous pouvez bien évidemment moduler ce filtre en changeant le poids des pièces jointes à prendre en compte.
Regrouper les emails d’une entreprise
Tout le monde n’aura pas l’utilité de ce filtre, mais il peut vous aider à vous organiser. Il va en effet vous permettre de regrouper tous les courriels d’une entreprise… grâce au domaine utilisé par ses adresses.
- Ouvrez Gmail et connectez-vous ;
- Cliquez sur les réglettes situées dans le champ de recherche ;
- Saisissez l’expression “*@domaine.com” dans le champ “De” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” ;
- Cochez la case “appliquer le libellé” ;
- Créez un nouveau libellé et donnez-lui par exemple le nom de l’entreprise ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre à…” pour un effet rétroactif ;
- Validez la création du filtre ;
Concrètement, en indiquant l’adresse “*@domaine.com”, vous direz simplement à Gmail de sélectionner pour ce filtre les courriels envoyés par toutes les personnes utilisant ce nom de domaine dans leur adresse. Leurs messages seront donc regroupés dans le même dossier, et vous pourrez alors gérer plus facilement vos échanges avec les membres de l’équipe.
Organiser ses emails avec les catégories
Gmail intègre depuis quelques années des onglets dans la boîte de réception. Ils ne sont pas forcément tous activés par défaut, mais on en dénombre cinq au total : principale, promotions, réseaux sociaux, notifications et forums.
Lorsque vous prenez un courriel et que vous le faites glisser sur un de ces onglets, Gmail vous propose d’en faire de même pour tous les prochains messages de l’expéditeur. C’est bien, mais il est aussi possible d’automatiser ce comportement par le biais des filtres.
- Lancez Gmail et connectez-vous à votre compte ;
- Cliquez sur le bouton des réglettes, dans le champ de recherche ;
- Saisissez l’adresse – ou le domaine – de votre choix dans le champ “De” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” pour passer à l’étape suivante ;
- Cochez la case “associer à la catégorie” ;
- Choisissez le nom de l’onglet adéquat dans la liste ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre à…” pour un effet rétroactif ;
- Validez l’opération en cliquant sur le bouton “Créer un filtre” ;
Comment supprimer ou modifier un filtre ?
Supposons à présent que vous avez suivi scrupuleusement ce guide et que vous avez créé vos filtres, mais que tout ne se passe pas comme prévu. Inutile de paniquer, il est tout à fait possible de supprimer ou de modifier un filtre.
- Connectez-vous à votre Gmail ;
- Cliquez sur la roue crantée en haut à droite ;
- Cliquez sur “tous les paramètres” ;
- Sélectionnez l’onglet “Filtres et adresses bloquées” ;
- Tous les filtres apparaissent sous vos yeux ;
- Cliquez sur “supprimer” pour supprimer le filtre associé OU ;
- Cliquez sur “modifier” pour modifier le filtre associé ;
Si vous ne savez pas quel filtre exactement provoque le comportement erratique observé, alors vous pouvez aussi descendre tout en bas de cette page et cliquez sur le lien “tout” situé à côté de “Sélectionner”. Cela aura pour effet de sélectionner tous les filtres créés par vos soins. Il ne vous restera alors plus qu’à cliquer sur le bouton “supprimer” juste en dessous pour les faire disparaître.
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