5 astuces pour avoir moins d’emails à gérer

Combien de temps par jour passez-vous à gérer vos emails ? Si la réponse vous fait tomber de votre chaise, il est temps de suivre ces 5 conseils !

1. Arrêtez d’envoyer autant d’emails !

La première règle de base pour recevoir moins d’emails est de moins en envoyer. Dans la mesure du possible, envoyez un email à un seul destinataire et réservez le « CC » aux cas exceptionnels. Cela vous évitera de vous retrouver dans une tornade de « reply to all » :

2. Privilégiez les réseaux sociaux pour les conversations à plusieurs

Lorsque vous échangez des messages avec plus d’une personne, les réseaux sociaux sont très pratiques car ils vous permettent de suivre le fil d’une discussion. Il devient alors plus aisé d’arriver à une décision commune. De plus cela permet d’avoir l’avis et l’expertise de personnes que vous n’auriez peut-être pas mis dans la liste des destinataires… ou que vous auriez oublié par étourderie ! Au bureau, Yammer permet de réduire considérablement le nombre d’emails reçus.

yammer-discuss-pc

3. L’email n’est pas un chat

Ne rentrez pas dans une communication en ping-pong avec l’email : le chat sera bien plus efficace qu’une vingtaine de messages dans votre boîte de réception ! Au bureau, Lync vous permet même de savoir quand vos collègues sont disponibles ou pas donc pour une courte question, n’hésitez pas !

4. Désinscrivez-vous des newsletters qui ne vous intéressent plus

Certaines newsletters sont comme certains vêtements : on se dit « ça servira un jour » mais on n’y prête plus attention. Si vous passez votre temps à déplacer une newsletter vers la corbeille sans même la lire, il est sûrement temps de vous désabonner. Certains outils comme « unroll.me » peuvent notamment vous faciliter la tâche pour les désinscriptions en masse.

5. Faites le tri dans les discussions

Au retour des vacances, il peut parfois être très effrayant de voir le nombre d’emails non lus qui vous attendent. Avec Outlook 2013, vous avez heureusement la possibilité d’y voir plus clair. Pour commencer, rendez-vous dans l’onglet « View » et cochez la case « Show as conversations ». Les messages seront ainsi regroupés par conversation. Vous pouvez aussi positionner votre curseur sur votre « Inbox », puis via le bouton droit de la souris cliquer sur « Clean-up folder ». Ainsi, les messages déjà repris dans le fil d’une conversation seront supprimés, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

Clean up folder

Et vous, quelles sont vos astuces pour avoir moins d’emails à gérer ?


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8 commentaires

  1. Moi je suis sur Gmail, je chat dessus, je partage mes fichier dessus, j’ai lancer l’application Checker plus for Gmail pour me prévenir de l’arriver des mail avec un petite sonnerie
    Bref je suis un fidèle client de Google

  2. Bonjour ,

    1. Les filtres + libellés

    2. La fonction , filtrer les messages similaires ,
    pour nettoyer les pubs , newsletter ou autre notifications ( sur une adresse mail « bidons  » l officiel reçoit pratiquement pas de superflu. ( Que des super flux , Pardon ^^)

    3. Recherche avec les termes unsubscribe / désinscrire PUIS filtrer messages similaires

    • Eric

      @kolpm8 : « 3. Recherche avec les termes unsubscribe / désinscrire PUIS filtrer messages similaires ». Très bon tuyaux en effet, avec juste le risque de ne plus recevoir des newsletters auxquelles on est abonné volontairement, si on fait un filtrage massif juste sur ces termes.

  3. Bonjour et merci pour ce billet.

    Je travaille actuellement sur un projet ( http://closetoshop.com ) dont l’objectif est justement de limiter le nombre d’email reçus quotidiennement.

    ClosetoShop a pour objectif de modifier le mode de reception de vos newsletters. Notre système génère des adresses emails uniques pour chaque nouvelle inscription et vous transmet, une fois par jour, un seul mail regroupant toutes les newsletters reçues les 24 dernières heures.

    Votre boite de reception n’est plus surchargée, vous évitez les distractions tout au long de la journée et vous conservez un contrôle total sur les informations reçues (vous pouvez supprimer chaque adresse unique d’un simple clic !)

    Le mode de fonctionnement est un peu différent d’Unroll.me : de notre côté nous n’automatisons pas la désinscription mais en contrepartie nous n’avons pas besoin un accès total et permanent au compte email des utilisateurs, nous sommes compatible avec tous les systèmes de messagerie et enfin, avec ClosetoShop vous ne communiquez jamais votre véritable adresse email lors d’une inscription à une newsletter (ou à un service sur le web).

    N’hésitez pas à créer un compte (c’est gratuit) : http://closetoshop.com

    Nous sommes actuellement en béta (ouverte). Tous les feedbacks sont donc les bienvenus !

    /Xavier – @xaviercm

  4. @Eric
    « avec juste le risque de ne plus recevoir des newsletters auxquelles on est abonné volontairement, si on fait un filtrage massif juste sur ces termes. »

    En fait je ne crée pas de filtres , Je m’explique ;
    Je fais d’abord la recherche avec les termes unsubscribe / désinscrire
    je sélectionne une newsletter / pub , je me désinscris ( ou pas) , et à partir du mail ( de la newsletter) je fais « filtrer messages similaires

    PS : Sous Gmail , l’option filtrer les messages similaires n’est pas un filtre à proprement parlé , mais une fonction de recherche / tri )
    Une fois triée ,seule la sélection s’affiche donc je peux faire « sélectionner tous » puis « supprimé  » ou « déplacé  » ou « créer un filtre »

    Très utile donc pour effacer toutes les newsletter déjà lu mais pas supprimé , celles qui sont arrivées par magie . Surtout sur un mail bis qu on visite moins souvent ou qu on néglige.

    Bonne Journée ,

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