Créer un nouvel intranet pour une entreprise en pleine fusion peut rapidement s’apparenter à ouvrir la boîte de Pandore. En effet l’intranet est le reflet de la culture d’entreprise, il est la vitrine des avantages RH et des manières de travailler. Ainsi, repenser cet outil va confronter l’équipe projet à toute une série de risques à anticiper et de réalités à gérer.
1 – Séparer les objectifs
Lorsque l’on se lance dans un projet de nouvel intranet, il est souvent plus sage de limiter le nombre d’objectifs de son projet. Consolider un contenu commun est déjà un objectif qui va mobiliser du temps. Autant garder la création de nouvelles fonctionnalités ou de nouveau contenu pour une version ultérieure (v2) de l’outil.
Il est plus prudent d’avancer pas à pas pour au final favoriser la qualité et l’adéquation de la solution par rapport au besoin.
La création d’un contenu commun va poser de nombreuses questions :
- est-ce que tout le monde a accès à toutes les informations, notamment s’il y a de grosses différences entre les entités qui fusionnent ? (package salarial, avantages, etc)
- comment présenter visuellement le fait que telle information concerne telle entité ou tel lieu de travail ?
- pour classer le contenu, faut-il privilégier l’utilisation de tags ? La fonctionnalité d’audience ? Ou se simples tableaux ?
- quel style rédactionnel choisir ? (par exemple dans le cas où les deux entités utilisaient des manières différentes de présenter les nouveaux arrivants)
L’intranet n’est qu’un canal qui rend visible la vision, la culture, la politique RH, etc. D’où l’importance d’investir du temps et de l’énergie pour traiter en parallèle ces différents aspects, dans le cadre d’un programme global.
2. Limiter les dépendances
Le contexte n’est pas toujours optimal pour lancer un nouvel intranet : les outils ne sont pas toujours disponibles dans leur dernière version, la charte graphique post fusion n’est pas toujours prête, etc. Mais il faut être réaliste : le moment idéal pour lancer le nouvel intranet n’arrivera jamais. Mieux vaut donc prendre le parti de lancer l’outil dans les conditions actuelles, bien qu’elles soient imparfaites.
Si l’on utilise une ancienne technologie qui sera remplacée à moyen terme, c’est un argument en plus pour ne pas investir dans le développement de nouvelles fonctionnalités qui pourraient être disponibles “out of the box” dans les versions ultérieures de la plateforme. Concernant la charte graphique, si elle n’est pas encore construite, mieux vaut partir sur une proposition graphique provisoire et adapter le “look and feel” dès que la dite charte graphique sera prête.
3. Favoriser la co-création
Dans un contexte de fusion, il est important que chacun puisse avoir une voix. On peut par exemple inviter les collègues à trouver le nouveau nom de l’intranet. Les réseaux sociaux d’entreprise sont parfaits pour cela.
Le look and feel peut aussi faire l’objet d’un vote. En effet, il peut exister de grandes différences en ce qui concerne les préférences visuelles des deux entités qui fusionnent. Les habitudes de navigation pourront aussi être différentes en fonction de l’âge, du profil (IT ou non IT), etc. Tout est question d’équilibre mais dans tous les cas il est impossible de satisfaire tout le monde.
4. Planifier des sessions de test et de révision de contenu
L’analyse du contenu actuel (“as-is”) et de la formalisation de la structure cible (“to-be”) permettent d’obtenir une première idée de ce à quoi ressemblera l’intranet des deux sociétés.
Pour compléter l’analyse, il est utile de regarder dans les deux intranets quelles sont les pages les plus consultés et les mots les plus fréquemment tapés dans le moteur de recherche.
Mais cela est rarement suffisant et il faut prévoir des tests pour que les managers, les responsables de contenus, les contributeurs et les lecteurs se rendent compte de la réalité de l’outil. Faire tester l’outil par différents profils issus des deux organisations s’avère fort utile pour vérifier que rien n’a été oublié :
- tous les liens utiles et outils sont-ils accessibles facilement ?
- le contenu est-il bien valable pour les deux entités ?
- tous les profils ont-ils bien accès aux différentes pages proposées ?
- les résultats du moteur de recherche sont-ils ceux que l’on attend (les acronymes n’ont pas toujours la même signification dans les deux entités)
5. Considérer plus que l’outil
Mettre en place un nouvel intranet, c’est bien sûr plus que lancer un nouvel outil. Il s’agit de soutenir la stratégie de l’organisation, de proposer du contenu attractif en fonction des publics cibles, de coller à certains principes directeurs.
Ainsi, c’est la stratégie de communication globale qui doit être revue pour que le projet soit cohérent. A titre d’exemple on peut se demander :
- quel type de contenu sera publié ?
- comment l’outil va-t-il soutenir la stratégie ?
- comment l’outil va-t-il soutenir le dialogue entre les collaborateurs ?
- comment traduire les valeurs de l’organisation dans la manière de communiquer sur l’intranet ?
- comment l’outil va-t-il renforcer l’image interne et l’identité, contribuer à l’expérience employé, générer un sentiment de fierté ?
- les cultures et les sous-cultures sont-elles bien représentées et les messages sont-ils clairs pour chaque public cible ?
- les messages sont-ils limpides pour chaque entité (pas de jargon, etc) ?
- les messages sont-ils attractifs ? (utilisation du visuel, de la vidéo,…)
- existe-t-il une logique multi canal ? comment l’intranet s’articule-t-il avec les autres canaux existants dans les deux organisations qui fusionnent ?
- comment l’intranet peut-il soutenir les démarches de partage de connaissance ? (working out loud)
Pour que l’équipe s’approprie ces concepts, il peut être intéressant de proposer un parcours de formation mêlant e-learning, présentiel et interactivité. Les workshops permettront notamment de construire ensemble la vision pour le nouvel intranet en prenant le meilleur des deux mondes.
6. Organiser le lancement
Lors du lancement de l’outil sur les différents sites, il est bon de vérifier certains aspects :
- toutes les machines peuvent-elles bien se connecter au nouvel intranet ?
- faut-il prévoir l’ouverture automatique au démarrage ?
- l’intranet doit-il être la homepage pour tous les collaborateurs ?
- faut-il prévoir sur l’ancien intranet une news de redirection et sur le nouvel intranet une news de bienvenue ?
En fonction de l’importance du projet, il peut également être intéressant de prévoir un petit événement pour marquer le coup. Par exemple pour le lancement de notre Intranet Mint aux Mutualités Libres et M-team nous avons pulvérisé dans le hall d’entrée du spray mentholé pour jouer sur un sens sous exploité en communication, à savoir l’odorat.
7. Demander du feedback
Une fois l’outil lancé le projet n’est pas fini : il ne fait que commencer ! Dans une logique d’optimisation continue, il est intéressant de demander du feedback. Celui-ci peut être capté au détour de la machine à café, par e-mail ou encore sur le réseau social de l’entreprise. Quelques mois après le lancement de l’outil un audit permettra également d’identifier les points qui peuvent encore être améliorés afin de coller au mieux aux attentes de la direction, des contributeurs et des lecteurs.
Et vous, quels sont vos retours d’expérience lors du lancement d’un nouvel intranet pour deux entreprises qui fusionnent ?
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