Factures par email ou factures en papier ?

De retour de la Google Academy (n’attendez pas de compte-rendu, je n’y ai rien appris de nouveau, la conférence était plutôt destinée à faire mieux connaître Adwords et Analytics aux entreprises et sociétés de référencement), séance édition de factures. Soi dit en passant, vous savez quoi ? Je suis vraiment un artisan-amateur :  je n’ai

De retour de la Google Academy (n’attendez pas de compte-rendu, je n’y ai rien appris de nouveau, la conférence était plutôt destinée à faire mieux connaître Adwords et Analytics aux entreprises et sociétés de référencement), séance édition de factures.

Soi dit en passant, vous savez quoi ? Je suis vraiment un artisan-amateur :  je n’ai jamais pris le temps de m’équiper d’un bon logiciel de gestion de factures et devis, je fais tout avec un mix improbable de Word et d’Excel. En même temps ceux qui gèrent une activité de service indépendante savent qu’on n’édite pas beaucoup de factures dans une année, les dossiers s’étalant dans le temps à tel point que pour la réalisation complète d’un site moyen de PME, il peut s’écouler entre deux et six mois entre le premier acompte et la facture de solde finale.

Ceci amène une question toute bête : vous faites comment pour envoyer vos factures à vos clients ? Par email ou par courrier postal ?
En fait ce n’est pas si anodin que cela : je m’aperçois que, selon les clients, je reçois les règlements plus vite quand j’envoie les factures par courrier.
Pourquoi ?
A mon avis pour plusieurs raisons :

  • les clients reçoivent de plus en plus d’emails, et il peut arriver que nos pauvres factures, noyées dans la masse, passent directement aux oubliettes
  • recevoir une facture par email demande davantage de travail : il faut l’ouvrir, l’enregistrer et surtout l’imprimer. Soit trois tâches "compliquées".
  • la dématérialisation donne une importance moindre aux documents, il est donc plus facile et moins culpabilisant de les zapper
  • certains clients lisent rarement, voire presque jamais leurs emails, ou alors avec un délai qui dépasse notre entendement de drogués du net

En conclusion, pour toutes ces raisons, je sélectionne les clients en deux catégories : ceux à qui je peux envoyer les factures par email sans risque, et les autres.
Bien sûr, ceci est valable également pour les autres documents, mais quand il s’agit d’une facture c’est plus sensible, forcément.

Sinon il faudra bien que je m’y mette : vous connaissez un bon logiciel de gestion de devis/factures ?


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18 commentaires

  1. les facture je les fait je les transformes en PDF et je les envois par mails et je justifie cela amicalement quand sa couine par un coté preservation de la forêt tres a la mode actuellement j ai un mail tout préparé a cela ou j explique comment faire !!! donc je passe pour un preserveur de la nature et pour un geek pur et dur. je pense que la transformation en PDF de tout document est important. Cependant j ai eu une administration comme client qui on refusé cela car ce n etait pas légal celon eux … je pense que sa chamboulait plutot leur méthode de classement … Car je scanne mes rares factures papiers et je suis déjà allez aux impôt voir un conseillé et je lui ai présenter ma clé usb pour voir mes facture en pdf qu il a accepté sans problème !!!

  2. C’est une question d’échelle, il vaut parfois mieux envoyer les factures via des emails, c’est moins coûteux. En général, les « petites » factures sont envoyés par email et les « grosses » font l’objet d’un courrier. Pour le moment autour de moi ça fonctionne comme sa, et ça a l’air d’aller.

    Après même dans une masse d’emails lorsque j’ai des factures je les voient, par leur sujets déjà et aussi parce qu’on s’y attend :p

  3. ciel compta pour les travailleurs indépendants. c’est pas mal et très simple.
    Pour la déclaration de TVA c’est 2 clics et pour la fin d’exercice à envoyer au comptable c’est 3 clics.

    Sinon toutes les factures passent par email. Mais bon, je bosse avec des sociétés sur Internet alors tout passe par mail…

  4. Je crois que legalement, a moins que tes PDF soient signes, tu es oblige d’emvoyer une version papier… et pour signer les PDF, il faut une version payante d’Adobe Acrobat!

  5. Comme notre activité se passe entièrement sur le Web, on fait tout en PDF. Voucher pour les clients soit par email soit sur leur espace personnel, facture comptable pour l’expert. On a juste programmé ce qu’on avait besoin. On vise la politique zéro papier.

  6. @ Julien : Il suffit de vérouiller le pdf pour qu’il ne soit pas modifiable, une facture n’ayant besoin que du cachet de l’entreprise émettrice.

  7. C’est marrant j’ai eu dernièrement un problème avec un client dont le mail n’est pas son habitude. Résultat un mois de retard par rapport à l’échéance (malgré de nombreux rappels). La facture était dans la corbeille (virtuelle).
    La précèdente fut réglé en moins de 10 jours après sa réception.

  8. Notre agence fonctionne entre Ciel gestion commerciale, Word et Excel (je pense tester une solution de type http://www.idylis.com/ sous peu…)

    Pour les factures : tout en papier, comme ça pas d’excuse d’email non-reçu ou autre pour mes clients…

  9. Pdf > Mail, à une exception près (mais c’est mon plus gros client ;))

    Et pareil avec le cabinet comptable…

    Pas assez de place dans mon bureau pour du papier & des enveloppes !

  10. Toujours tout par courriel : offre de service, documents, factures, etc. Seule exception : à la fin de chaque projet, je remets les documents au client sur CD-ROM (avec une belle étiquette couleur, ils aiment ça ;-). Le client à l’impression de recevoir quelque chose de tangible, bien que certains se plaignent d’avoir payé si cher (c’est relatif) pour… ça! De plus ça minimise les appels du genre « Sylvain, je ne retrouve plus mes fichiers de ceci-cela, pourrais-tu me les envoyer s’il te plaît ».

    Pour ce qui est des factures je prends quelques précautions pour m’assurer d’être payé dans un délai raisonnable :

    1) Autant que possible, j’avise verbalement mon client qu’il recevra d’ici peu ma facture par courriel (demain, à la fin de la semaine, en début de semaine prochaine, etc.)

    2) J’indique clairement dans le sujet du courriel qu’il s’agit d’une facture. Exemple : FACTURE ABC-2007-04

    3) Si c’est le cas, j’envoie ma facture au service de la comptabilité de l’entreprise ET à mon mandataire

    4) J’utilise systématiquement les options de suivi d’Outlook : accusé de réception et confirmation de lecture

    5) Comme certains sautent la confirmation de lecture, j’inscris au tout début du courriel, en rouge, en gras et avant même les salutations, la phrase suivante « S’il vous plait, confirmer la réception de cette facture ». Si je n’ai pas de confirmation de lecture après deux ou trois jours, j’appelle le client pour m’assurer qu’il a bien reçu la facture

    6) Pour certains négligents chroniques ou pour une première facture à un nouveau client, j’avise qui de droit par téléphone que je viens d’envoyer une facture

    Mes offres de service et mes factures sont évidement au format PDF avec des droits en ouverture (of course) et en impression (of course again) mais sans droit en copie de contenu.

    Tout cela ne m’empêche pas de faire un suivi systématique du traitement de la facture, quatre semaines après son envoi. J’ai rarement des problèmes.

  11. J’utilise le formidable outil d’éditions de factures se nommant Excel 2003 (à noter que Excell 2000 ou 97 fonctionnent aussi parfaitement).

    J’imprime la facture sur l’imprimante du client, je me lève, je traverse le couloir et je lui donne.

    Il est bien ce client, hein! Et en plus il payer à 25 jours.

    Par contre tjs une facture bloquée chez le roi du bricolage depuis plus d’un an…

  12. Oui enfin il faut quand même penser a préciser aux gens que les factures vont leur parvenir par email, c’est pas encore dans les moeurs ce genre de pratiques. Il faut juste le dire.

    Personnellement on va commencer a travailler sur des interfaces clients personnalisés via un intranet qui permettra de centraliser leur facture avec des invoice pour chaques arrivé de factures. En général ils apprécient d’être traité de cette façon ça fait croire qu’ils sont unique ! aha :p

  13. Selon moi, il semble obligatoire de distinguer les factures BtC et BtB:
    si dans le premier cas, il est possible de transmettre une facture sur n’importe quel support ( papier, pdf, html ou email formaté ),
    dans le deuxième cas: l’émission de factures entre professionnels est réglementée (Le Code Général des Impôts (CGI) réglemente la facturation ainsi que la facturation électronique. Cette réglementation est issue de la transposition de la directive communautaire n°2001/115/CE et articles 289 et 289 bis du CGI ) : en raccourci: pour permettre la récupération de la TVA, une facture BtB émise en PDF doit comporter une signature numérique délivrée par un Tiers de confiance ( à ne pas confondre avec les obligations d’archivage numérique ou de dématérialisation…)

  14. Fonctionnement identique : Word pour les factures avec un petit gabarit posé, puis transformation en PDF puis envoi par mail. Pour le moment je n’ai jamais rencontré de problèmes à cette technique, et depuis l’an dernier en indépendant, je n’ai jamais envoyé une facture par courrier (en général si je ne passe pas par le mail c’est donné en main propre au moment de la formation client sur une administration par exemple !)

  15. Open Office writer avec un tableau OOmath pour le calcul automatique puis export PDF et mail direct…
    Je le dit au client en général mais pas toujours, si pas de news alors envoie d’une version papier avec le tampon RAPPEL en rouge bien visible.
    Pas de problème en général.

  16. Salut,

    j’utilise maintenant depuis plusieirs mois le service de BILLSTER :
    http://www.billster.net

    fontionne tres bien, gere les factures, les relances, les échéances etc…

    Le developpeur (tres sympa) a meme fait rajouter des devises que je lui demandai (en moins de 24H)…

    Seul inconvenient, on ne peut pas utiliser de multiples devises…

    Le service est tres smooth, avec un petit côté web2.0 qui saura plaire aux plus afficionados…

  17. en effet, attention aux facturations envoyées par mail sans signature numérique… en cas de contrôle, votre client risque de se faire redresser (TVA récupérée sur les montants payés + pénalités très probables), vous risquez de perdre un client ou pire d’avoir un client qui entame une action récursoire.

    Le bon mix facile à mettre en place et peu consommateur de temps : envoi papier + aimable mail (avec PDF) qui dit que la facture XXX est envoyée aujourd’hui même par la poste et que sa date d’échéance est au …. .

    La relance en multicanal (téléphone + mail + print) vers le gestionnaire du projet + la compatabilité est très efficace.

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