Lync ou comment collaborer à distance

Travailler plus à la maison ou dans un bureau partagé (coworking) est un des aspects du nouveau monde du travail (NMT). Lync est une solution qui permet d’accompagner ces nouvelles organisations. Revue de détail.

Ces nouvelles formes de travaill comprennent toute une série d’avantages, pour l’employé tout comme l’employeur : meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle, meilleure productivité, impact positif sur l’environnement de part la réduction des trajets, etc. Mais le NMT apporte aussi son lot de craintes : comment continuer à communiquer, à collaborer et à s’organiser en équipe ? C’est là que la technologie intervient pour apporter son aide.

Le logiciel Lync, qui avait déjà été évoqué précédemment sur Presse-Citron (voir article), permet aux employés de communiquer facilement à distance grâce à toute une série de fonctionnalités mises à leur disposition. Un outil précieux quand on sait que l’un des concepts du nouveau monde du travail est de travailler où l’on veut et quand on veut. L’outil met à disposition des collaborateurs des fonctionnalités de base telles que le chat, les appels audio, la webcam, le partage de document ainsi que tableau blanc (pour brainstormer !) ou l’outil de sondage. Un point d’honneur est mis à garantir la sécurité des données échangées. Mais comment  l’outil peut-il être concrètement utile pour les collaborateurs qui ont des doutes concernant le travail à distance ?

Comment savoir où sont mes collègues ?

Les collaborateurs ont la possibilité d’indiquer dans quel lieu ils se trouvent, que ce soit par exemple « à la maison », « dans un espace de coworking » ou encore « au bureau ». Encore mieux, il est vous possible de synchroniser Lync avec les événements publics de votre agenda Outlook. Ainsi, vos collègues savent quand vous êtes en réunion.

Comment savoir si mes collègues sont disponibles ?

Lync propose d’indiquer son statut, que l’on soit disponible, absent, occupé ou en vacances. Lors d’un appel émis via Lync, le statut passe automatiquement en « occupé ». Pour ne recevoir aucun message il est aussi possible d’utiliser le mode « ne pas déranger ». Enfin, on peut créer des alertes sur les changements de statut de ses collègues, pour savoir par exemple quand une personne absente est à nouveau disponible.

Comment faire pour montrer une présentation à mes collègues ?

Lync permet de faire défiler en temps réel une présentation que l’on souhaite montrer à un ou plusieurs collègue(s). Il est aussi possible d’enregistrer la présentation donnée, afin par exemple de la faire visionner aux personnes qui ne pouvaient pas être présentes.

Comment faire si j’ai besoin d’aide sur une application ?

Etre à distance et vouloir montrer à quelqu’un une manipulation sur un ordinateur n’est pas toujours chose aisée. Le partage d’écran et la prise de contrôle sur une application est utile pour aider un collègue ou même pour travailler à deux sur un document.

L’outil Lync permet donc aux employés de mieux communiquer et de mieux collaborer. Il faudra cependant veiller lors du déploiement de l’outil à assurer des sessions de formation aux personnes qui le demandent ainsi que de mettre à disposition un manuel utilisateur. N’hésitez pas à également donner toute une série de bonnes pratiques en fonction de la culture de votre entreprise : par exemple le type de photo de profil à choisir. Indiquez également que Lync n’est pas un outil qui sert à mesurer la performance. Un collaborateur qui a comme statut « absent », est peut-être simplement en train de parler avec un client ! Pensez également à prévoir lors d’un déploiement Lync des casques audio et éventuellement des webcams en fonction de l’utilisation que vous souhaitez faire de l’outil.

Et vous, quelles sont vos expériences avec les outils de vidéo conférence ?


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12 commentaires

  1. Disons que l’article semblait trop élogieux pour être honnête :p

    Lync est un excellent client, c’est même le meilleur, mais comme tout produit il a quelques défauts (logiciel Mac un peu dépassé, pas d’intégration des services de conférence autre que les VoIP, compression du son pas terrible sur les bandes passantes faibles…), ça méritait d’être mentionné, c’est tout 😉

    Enfin vous comprenez ma position (j’avoue j’ai un peu provoqué avec mon message, mais avouez que cet article pourrait se trouver sur le site de MS sans que ça choque :)).

  2. Je me suis poser la même question en le lisant.

    Sinon pour un retour sur lync par rapport à skype (en même tps c la même boite) :

    Ergonomie : Skype (Lync aime planquer les boutons utiles).
    Chat : skype (pas de correction, pas de gestion des historiques sur groupes de chats entre 2 connexion/déconnexion, gestion du copier coller minimal)
    Configuration Son/Webcam : Skype.
    Partage d’écran : Lync (et de très loin).
    Conférence à plusieurs (son et webcam) : Lync (stabilité et qualité).
    Envoi / partage de fichier : Skype (ca marche sur lync, mais c’est bien planqué qd tu reçoit le message).

  3. PS pour la censure à laquelle j’ai échappé : une précision de l’auteur était nécessaire, cet article semblait carrément orienté quand même. Vaut mieux des commentaires comme ceux ci-dessus qui lèvent le doute plutôt qu’une suppression qui aurait totalement confirmé le-dit commentaire 😀

  4. Eric

    C’est vrai, mais si nous comprenons votre point de vue (et Alexandra a très bien répondu, mieux que moi) il faut aussi comprendre le nôtre : c’est très énervant ce genre de commentaire, car cela jette en quelques mots un doute sur notre intégrité, ce qui est assez insupportable. Du coup on ne sait jamais si l’on doit se justifier ou juste les bazarder comme des trolls pour éviter de perdre notre temps. Voilà, débat clos 🙂

  5. Alexandra> Idem que Greg j’ai cru à un PR. Plusieurs points qui selon moi font croire à un PR.
    – Le logo en gros comme seule illustration
    – Aucune critiques négatives
    – Des sous-titres avec uniquement des questions, comme si il y avait des réponses pour chaque probleme (ce qui rappel des pages de pub). Une présentation simple avec comme sous-titre (Design, ergonomie, fonctionnalité,… – simple exemple bien sur) avec les plus et les moins auraient apporter de la neutralité.
    Et je trouve que sur presse citron on est un peu radin sur les screenshots… surtout sur ce type d’articles qui décrit unn logiciel.

  6. Peut-être que la lecture des agissements de la NSA me rend paranoïaque ou débile, mais je ne fais plus confiance à Skype pour la confidentialité; et ce depuis qu’il est devenu propriété de Microsoft.

    Bien sûr, je ne deale pas la coke pas plus que je me livre à des activités interdites, mais l’idée d’adopter une solution informatique non protégée me révulse.

  7. alexandragiroux

    @JiaJo : bonne idée les captures d’écran, j’y penserai pour le prochain article où c’est pertinent d’en intégrer.
    Je comprends ce que tu veux dire par rapport aux points négatifs qui ne sont pas mis en avant mais à la fois mon axe était surtout de montrer comment l’outil peut être utile dans le cadre du nouveau monde du travail (je suis de nature enthousiaste… même si je sais aussi être pragmatique).
    Je parle de Lync car c’est l’outil que je connais le mieux mais j’aurais aussi pu citer les concurrents (au risque aussi d’en oublier).
    En tout cas merci pour toutes vos suggestions, je les retiens pour la suite !

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