Blogueur, vous croulez sous les mails ? Voici 5 mesures radicales pour en finir

Votre boîte de réception occupe le plus clair de vos journées ?

Voici 5 mesures pour limiter le nombre d’emails que vous recevez, et le temps que vous passez à y répondre

Article rédigé par Jean, voyageur à plein temps qui vit de ses sites web depuis 2003, et auteur du guide « Travaillez en Slip« 

Votre boîte de réception occupe le plus clair de vos journées ?

Voici 5 mesures pour limiter le nombre d’emails que vous recevez, et le temps que vous passez à y répondre :

1. Limitez le formulaire de contact de votre site à 500 caractères

Finis les romans et les e-mails de 4 pages : en limitant physiquement le nombre de caractères de votre formulaire, les visiteurs de votre site ne vous envoient plus que des messages courts, clairs, et concis. C’est simple, et radical.

2. Copiez la signature de votre GSM… sur votre ordinateur

Modifiez la signature de votre logiciel de messagerie en indiquant par exemple :

« Envoyé de mon iPhone, toutes mes excuses pour la brièveté et les fautes de frappe. »

Résultat ? Vous n’avez plus besoin de développer. Il vous suffit de rédiger une phrase claire et concise pour répondre à un e-mail, comme si vous utilisiez votre téléphone mobile.

3. Utilisez des messages-types

Sur Gmail, activez la fonction « canned responses », ou utilisez un logiciel comme Typinator.

Vous n’aurez plus jamais à rédiger deux fois la même explication : vous recyclez vos réponses pour gagner en rapidité.

4. Placez les demandes abusives en attente

Si vous recevez des demandes abusives, qui peuvent être résolues en 5 secondes par une simple recherche sur Google, ne répondez pas tout de suite. Prenez le temps, et placez ces e-mails en attente pendant quelques jours dans un dossier dédié.

L’idée, c’est d’éviter l’effet « ping-pong » : si vous leur répondez dans les 10 minutes, ceux qui vous envoient ce type de mails reviendront rapidement avec des questions du type « Et après, je fais quoi ? », « Ca ne marche pas, tu peux le faire pour moi ? »…

Si vous leur répondez après 3 jours, ils auront probablement déjà trouvé la solution par eux-même.

5. Créez un forum, et ne traitez plus que les demandes administratives par e-mail

Sur votre page de contact, proposez le choix suivant :

– Une question de fond ? Posez-là sur le forum.

– Une question administrative ? Contactez-moi.

Préparez un message-type pour diriger aimablement vers le forum vos interlocuteurs qui ne sont pas passés par cette page.

En ne mettant en pratique que deux ou trois de ces cinq mesures, vous allez réduire considérablement le temps que vous passez à traiter vos e-mails.

Utilisez-vous d’autres techniques du même type ?


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22 commentaires

  1. Eric

    J’ai déjà été tenté d’utiliser la 2, mais je me demande si un correspondant un peu aguerri ne peut pas déduire de quel type de machine un email a été envoyé en regardant l’IP d’origine (si elle ne change jamais c’est probablement un PC fixe). Bien sûr, très peu le feront mais cela reste une méthode à utiliser avec discernement selon le contexte…

  2. Merci pour ces idées.
    Je trouve le point 2 particulièrement judicieux mais comme le dit Eric, cela peut se voir… encore faut il se donner la peine de chercher une peu.

  3. J’avoue, tenir un blog et répondre à des dizaines de mails pas forcément très bien tournés, ça peut être pénible.
    cependant, personnellement, je préfère jouer la carte de la sincérité, et carrément pas répondre à certains messages pour me consacrer à ceux qui m’intéresse. Il est vrai que je pourrait utiliser un message type disant que je n’ai pas le temps de répondre mais bon…

    Quoi qu’il en soit, ces techniques doivent bien fonctionner, et celle que je retiens est la création d’un forum interne pour ne traiter qu’une partie des interrogations par mail.

    Presse-citron aurait une technique pour demander aux principaux auto-respondeurs de d’effacer son e-mail de la base de donnée de tous ses utilisateurs pour se faire moins spammer, au passage ?

  4. Copiez la signature de son GSM sur son ordinateur, c’est vicieux mais pas bête.
    sauf qu’il faudrait trouver autre chose que la signature par Default : Envoyé de mon Iphone, ça m’agace…

  5. [Je suppose que c’est l’ancre de mon message qui m’a fait passer en spam 🙂 ]

    J’avoue, tenir un blog et répondre à des dizaines de mails pas forcément très bien tournés, ça peut être pénible.
    cependant, personnellement, je préfère jouer la carte de la sincérité, et carrément pas répondre à certains messages pour me consacrer à ceux qui m’intéresse. Il est vrai que je pourrait utiliser un message type disant que je n’ai pas le temps de répondre mais bon…
    Quoi qu’il en soit, ces techniques doivent bien fonctionner, et celle que je retiens est la création d’un forum interne pour ne traiter qu’une partie des interrogations par mail.
    Presse-citron aurait une technique pour demander aux principaux auto-respondeurs de d’effacer son e-mail de la base de donnée de tous ses utilisateurs pour se faire moins spammer, au passage ?

  6. Ouais mais pour la 5 ça nécessite la gestion du forum, soit il y a d’autres modos/admins soit c’est encore plus ingérable qu’avec « juste » les mails ;). L’avantage c’est d’avoir une discussion participative, mais le blogueur n’aura jamais le temps de lire toutes les éventuelles réponses à la question de fond de départ, ni la chance de pouvoir répondre en premier. A moins de règles précises sur le forum en question (seul le blogueur peut répondre), et au final ça change pas énormément.

  7. Pingback: Blogueur, vous croulez sous les mails ? Voici 5 mesures radicales pour en finir | L'email est mort | Scoop.it

  8. Ma page de contact est claire : je ne répond pas aux mails car j’ai un forum qui a été mis en place en même temps que mon blog.

    Il est bien mis en évidence un peu partout, mais rien à y faire : j’ai beaucoup, mais vraiment beaucoup plus de sollicitations par mail que sur mon forum.

    Je crois que certaines personnes et entreprises préfèreront toujours contacter directement, estimant peut-être que cela est plus efficace (ahem …).

  9. J’adore la 2 effectivement 😉

    Et pour les inquiets que cela soit découvert j’ai envie de dire « et alors ???? »

    Si le gars n’a rien d’autre à faire de ses journée que d’analyser vos headers email pour verifier si cela est expédié de votre laptop ou de votre smartphone, je suis pas certain qu’il faille continuer a avoir des relations avec une personne si maniaque… 😉


    Envoyé depuis mon Iphone

  10. Le point 2 est incorrect vis à vis de son correspondant. D’autant que la plupart des logiciels courriers sont indiqués dans les entêtes de messages il suffit de regarder le source du message reçu.
    Par exemple le premier mail boulot que je regarde par curiosité je lis:
    X-Mailer: Microsoft Office Outlook 12.0

    Alors attention donc avec ce point 2 il faut penser à rendre son logiciel courrier non bavard.

  11. @Emmanuel ce n’est pas être maniaque, il m’arrive souvent de devoir regarder des sources de messages et oui il n’y a pas que des bisounours qui écrivent, il peut aussi y avoir des périodes difficiles avec son FAI ou son prestataire d’hébergement qui font qu’il est souhaitable de regarder ce qui se passe dans le traitement d’un mail. Perso je crois que je serais plus à l’aise avec un maniaque car souvent ils sont francs que l’inverse. Bref chacun son point de vue.

  12. Un forum pour désengorger sa boîte mail ? Quand on sait ce que c’est que de gérer un forum, cette proposition me laisse dubitatif. Sauf à ne jamais ni répondre sur le forum ni veiller à ce que tout se passe bien sur le forum.

  13. Je n’en suis pas encore la avec mon blog. Moi pour le moment je sabre le champagne lorsque je reçois un mail parce que ça veut dire que j’ai un lecteur assidue 😉

  14. Le point 2, aussi appelé « je ne sais pas aligner deux mots sans faire de faute, je n’ai rien à faire de votre gueule, d’ailleurs je vous mens et vous prends pour un con »…

  15. Excellente l’option « canned responses » ! 🙂

    Merci pour ces conseils, à la fois de bon sens et techniques.

  16. @Eric tu peut envoyer tes email par to GSM via le WIFI depuis ton téléphone, même si tu est chez toi. Alors tu garde toujours la même adresse IP. 🙂

  17. Pingback: Clément Hallet – "Mes" news » Combien d’e-mails avez-vous reçu cette année ? Nicolas Lecointre

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