Cloud et mobilité : les outils d’un travailleur nomade

Jean, un voyageur à plein temps, décrit les outils, logiciels et donne ses trucs pour travailler de n’importe-où grâce à internet.

Article rédigé par Jean, voyageur à plein temps qui vit de ses sites web depuis 2003, et auteur du guide « Travaillez en Slip« . Cet article fait partie de la série « Technomades » qui dresse le portraits de blogueurs sans frontières qui parcourent le monde et parviennent à concilier leur passion du voyage avec une activité professionnelle, montrant qu’il est possible de l’exercer de n’importe-où grâce à internet.

Je vis de mes sites web depuis 2003, ce qui m’a permis de voyager énormément pendant 8 ans. En novembre dernier, j’ai radicalisé mon mode de vie : j’ai rendu les clés de mon appartement et je suis devenu un travailleur nomade. Depuis, je suis passé par la Hongrie, la Roumanie, la Turquie, Hong Kong, Le Vietnam, la Malaisie et la Thaïlande… où je repars dans quelques jours après avoir passé quelques semaines de vacances en France.

Quand on vit sur les routes, on est limité à une valise de 20 kg, pour éviter de payer un excédent de bagages à chaque fois qu’on prend l’avion. Transporter sa vie et son entreprise dans un petit bagage, c’est possible, et c’est même beaucoup plus simple qu’on peut l’imaginer. A condition de s’organiser.

Abandonner le papier, mais gérer les documents…

D’abord, il est indispensable d’abandonner le papier. Et même si vous ne voyagez pas, passer au « tout-numérique » peut vous faire gagner plusieurs heures par semaine… et beaucoup d’espace dans votre bureau.

Voici comment je m’organise :

Mon courrier est consultable en ligne. Il est scanné par UK Post Box (http://www.ukpostbox.com), qui fournit une boîte postale à Londres, et une interface web qui permet de scanner, puis de transférer ses courriers à une autre adresse s’il est nécessaire de les conserver. Les courriers à archiver en version papier sont transférés et stockés chez un proche, en France, après numérisation par UK Post Box.

Les documents qui me sont remis en mains propres, eux, sont systématiquement pris en photo (non, je n’ai pas de place dans ma valise pour un scanner…). La version papier est jetée s’il n’est pas nécessaire de la conserver. Sinon, elle est envoyée à un proche, en France, pour archivage.

Tous ces documents sont classés dans une archive unique, en version numérique, sur Evernote. Pourquoi Evernote ? Parce que c’est l’un des seuls services du type qui indexe le texte contenu dans les fichiers JPEG. Il suffit de prendre un document en photo, puis de l’uploader sur Evernote, pour qu’il soit trouvable en un clic, en lançant une recherche sur des mots-clés contenus au sein du document.

Tous les fichiers stockés aussi au format papier chez un proche en France portent un tag spécifique, qui permet de savoir qu’une version physique est disponible.

Même si vous ne voyagez pas, en scannant systématiquement tous vos documents, et en les envoyant sur Evernote, il vous suffit de conserver chez vous une archive papier unique, sans dossiers, triée uniquement par date. Placez simplement les plus récents au-dessus. Quelle que soit leur nature. Lorsque vous cherchez un relevé de compte ou une facture, il vous suffit de lancer une recherche sur Evernote, d’identifier la date du document, puis de remonter dans votre archive papier unique jusqu’au jour en question pour avoir le document en main.

Evernote n’a pas été conçu pour archiver les documents administratifs. Pourtant, c’est probablement le meilleur outil pour le faire.

Mes documents de travail, eux, sont stockés sur Dropbox, ce qui permet non seulement de les retrouver sur tous mes périphériques (ordinateur portable, iPhone et iPad), mais surtout de pouvoir les récupérer en cas de perte, de vol ou de panne de matériel.

Matériel : pas de disque dur et une tablette

Côté matériel, justement, les ordinateurs portables sans disque dur sont à privilégier quand on voyage beaucoup : la mémoire flash supporte beaucoup mieux les chocs. J’ai opté pour un Mac Book Air 11′.

Mon activité m’amène à lire et à rédiger plusieurs heures par jour. J’utilise uniquement l’iPad à ces fins, qui remplace à la fois les livres, les magazines, et les carnets de notes. Avec un stylet et une application de prise de notes « à la main » comme Noteshelf, on supprime le papier.

Deux autres applications indispensables : iAwriter pour la rédaction, et Notesy pour les listes de tâches. Toutes les deux se synchronisent avec Dropbox.

Internet dans la poche

Reste la question de l’accès à internet, souvent aléatoire dans les hôtels et les cafés, où je passe la plus grande partie de mon temps de travail.

J’utilise le modem Huawei E5, qui ressemble à un petit téléphone. Il suffit d’y introduire une carte SIM pour que sa connexion data soit transformée en un réseau Wifi, qu’on peut transporter partout. La faible capacité de la batterie est compensée par un chargeur mobile USB, qui permet de rester connecté toute la journée. Dans la plupart des pays par lesquels je suis passé, on trouve des offres data prépayées à des tarifs abordables, contrairement à la France (par exemple : 30€ par mois pour un accès internet illimité en Thaïlande, avec Tot3G).

Enfin, pour préparer ses voyages, l’application DB Navigator pour iPhone et iPad permet de consulter les horaires de train dans le monde entier, Skyscanner de comparer les prix des billets d’avion, et Booking.com de réserver une chambre d’hôtel ou de louer un appartement en régime hôtelier partout de le monde. Et pour se repérer dans une ville sans accès internet, CityMaps2Go remplace Google Maps.

Bon voyage !


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30 commentaires

  1. Eric

    Des conseils précieux qui peuvent être utiles aussi à ceux qui ne voyagent pas, notamment dans la gestion des documents et le « zéro papier »…

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  3. Merci pour la partage et pour Noteshelf que je ne connaissais pas.

    Tu ne parles pas des outils collaboratifs du style Freedcamp ou Basecamp et tous les plugins associés dont je suis assez friand, et qui font gagner un temps fou pour l’organisation.

  4. Pour info, la recherche dans les fichiers JPEG sur Evernote ne fonctionne que pour la version Premium il me semble.

  5. Pareil, je connaissais Evernote mais je ne l’utilise pas pour ça, par contre je trouve que c’est une très bonne idée pour bien classer l’ensemble de nos papiers administratifs… Départ dans quelques mois donc je me prépare 🙂

  6. Et pour ceux qui travaillent en mode nomade en France, le site neo-nomade.com référence tous les lieux où il fait bon télétravailler. La base est enrichie chaque jour par des utilisateurs qui ajoutent leurs lieux favoris. Pas encore de version internationale du site mais ça viendra peut-être!

  7. Merci pour cet article !
    La limite avec ces solutions, c’est qu’il faut accepter de « perdre » la maîtrise de ses données perso. DropBox et compagnie ont accès à nos données librement, et l’état américain aussi, si ça lui chante et sans nous en parler. On peut s’en fiche pour soi, mais si on doit stocker des données liées aux clients, c’est plus gênant. Je crois que pour les professions libérales, ce n’est guère possible alors que justement, c’est très tentant car très abordable.

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  9. Evernote est définitivement un must have pour les nomades, très pratique pour la prise de notes lors de meeting et en ensuite pouvoir consulter à n’importe quel moment sur son mobile ces informations, je ne peux plus m’en passer dans mon cadre professionnel.

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  11. Bonjour,

    pour moi, le plus gênant quand on se retrouve dans une telle situation de nomadisme, c’est de trouver un accès Wifi où on ne vous demande pas de vous endetter sur 30 ans pour payer une demi-heure… sans même parler d’aller à l’étranger, c’est une situation que l’on peut vivre en plein Paris.

    Je vous conseille à tous deux sites qui m’ont beaucoup aidée: eworky.com ou worksug.com qui ont un vaste choix d’espace . Ca dépanne bien quand on a besoin d’un espace pour travailler pendant 1h pour travailler avant un rendez-vous client.

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  13. À mon niveau, la compta est est une vraie tannée… Depuis que je suis les conseils de Jean (Dématérialiser sa vie) que j’avais trouvé dans son Kit efficacité il y a plus d’un an, la gestion et l’administratif en général sont beaucoup plus fluides. J’ai pu mettre en place des procédures faciles, légères et efficaces…
    Donc encore merci Jean (même si je voyage très peu)

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  16. Je confirme que tous ces outils sont excellents. Le duo Dropbox et Evernote permettent d’avoir accès à nos données de n’importe où sur tout support (ordinateur, tablette, telephone…).

    Cependant, est ce que l’un d’entre vous ou même Jean, connait un équivalent français pour le scan du courrier ?

    Amicalement,

    Johann

  17. Ça c’est un article qui vaut le bookmark !

    Une petite question qui complèterait bien l’article : à combien te revient l’ensemble de ces services ?

  18. Perso je rajouterais juste un petit VPN à la liste des outils. Je pense que beaucoup de travailleurs nomade sont confrontés un jour ou l’autre à un pays, un hôtel, un FAI etc… qui filtre le web. De plus pour ceux qui travaillent souvent sur des hotspot WIFI non sécurisés, un VPN est obligatoire amha.

  19. Le plus gros problème à mes yeux, ce situe au niveau du tout numérique : que vaut une photo d’un document sur le plan juridique ?
    Comment faire s’il l’on a pas d’ami prêt à conserver les documents obligatoirement conservables physiquement ?

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