[Les décodeurs] Workplace by Facebook : opportunité ou gadget pour les entreprises ?

Workplace by Facebook est officiellement disponible pour les entreprises depuis le 10 octobre 2016 dernier. Mais quel intérêt les entreprises auraient-elles à utiliser cet outil ? Quels sont les risques de ce genre de projet ? En quoi Workplace pourrait-il apporter autre chose en terme de fonctionnalités par rapport à ses concurrents ?

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Le RSE Workplace by Facebook est officiellement disponible depuis le 10 octobre 2016 dernier. Mais quel intérêt les entreprises auraient-elles à utiliser cet outil ? Quels sont les risques de ce genre de projet ? En quoi Workplace pourrait-il apporter autre chose en terme de fonctionnalités par rapport à ses concurrents ? Dans quels domaines arrivera-t-il à tirer son épingle du jeu ? Quelles notes seront attribuées par la société de conseil Lecko qui réalise un audit annuel des RSE sur les aspects suivants :
– collaboration au service de processus
– ergonomie et personnalisation
– potentiel social
– productivité
– diffusion et circulation de l’information
– gestion des connaissances
– ouverture à l’externe
– critères transverses
Ce sujet a été abordé dans l’émission Les Décodeurs, émission diffusée sur La Première (RTBF).
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Présentation : Alain Gerlache | Invités : Christophe Ginisty (Directeur du Numérique pour le Benelux au sein de l’agence Ketchum), Gilles Quoistiaux (Trends Tendance) et Alexandra Giroux (Presse Citron & Communication Interne.net)
Comment Worplace pourra-t-il se démarquer de ses concurrents ?
Une impression de déjà vu
La force de Workplace est de proposer une solution qui est familière aux 1,7 milliard d’utilisateurs de Facebook (à titre de comparaison, Slack revendique 3 millions d’utilisateur). La prise en main est donc le gros point fort de la solution.
Un sérieux atout quand on connaît la difficulté d’adoption des RSE par certains publics. Cependant, le compte privé est bien séparé du compte professionnel (y compris la photo de profil) et le look and feel de l’outil est un peu différent puisque le bandeau est de couleur grise.

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Hiérarchisation de l’information
Dans un environnement où l’on se plaint souvent d’infobésité, Workplace propose grâce à son algorithme une hiérarchie des informations basées sur l’organigramme. Le message du CEO pourra par exemple être mis en avant par rapport çà d’autres messages moins pertinents pour l’utilisateur.
Force de frappe de Facebook
Workplace s’appuie également sur la force de frappe de la plateforme mère car 95% des fonctionnalités de Facebook sont déclinées dans ce nouveau produit (gestion des événements, plateforme accessible aux aveugles, etc). Facebook a d’ailleurs annoncé des mises à jour hebdomadaires et la possibilité pour les utilisateurs de suggérer de nouvelles fonctionnalités.
Tarifs 
En en terme de plan tarifaire, Workplace est accessible à partir de 1 dollar par mois et par utilisateur (pour les grandes entreprises), ce qui est moins que la plupart de ses concurrents.
Workplace représente toute une série d’opportunités pour les entreprises :
Partout, tout le temps
Workplace permet de garder le contact plus facilement dans un environnement où il y a des plus en plus
  • de déplacements
  • de homeworking
  • de coworking
  • de travail sans accès à un ordinateur
  • de collègues, clients et fournisseurs qui travaillent dans d’autres pays.

Comme Workplace est aussi disponible sur smartphone, les employés choisissent eux-même où et quand ils vont consulter une information (pendant une pausé café, en attendant le train,…). Ce n’est plus l’information qui vient à l’utilisateur mais l’utilisateur qui maîtrise ses moments d’information.

Moins d’e-mails
L’outil permet de réduire le nombre d’e-mails que l’on s’échange en consolidant le tout dans un fil de discussion accessible n’importe quand… Notons également que les jeunes sont plus familiers avec les réseaux sociaux qu’avec les e-mails. En leur offrant un outil qu’ils ont l’habitude d’utiliser, on facilite leurs échanges dans les organisations. Autre avantage : quand on « travaille à haute voix », on en fait bénéficier les autres. Effet collatéral : la mémoire de l’entreprise est conservée même quand les collaborateurs quittent l’entreprise.
Mais attention… Comme l’explique Steve Ranger, l’e-mail n’est pas mort : « Le courrier électronique a prouvé qu’il était le cafard indestructible du monde numérique. Pour toutes ses horreurs – la boîte de réception encombrée, le cauchemar des répondre à tous, et le désagrément du copie à dans les conversations dont vous ne vous souciez pas – il est resté essentiel. »
Une voix pour tous
Alors qu’il y a quelques années la communication ne venait que du management, on observe que dans une entreprise les employés ont de plus en plus une voix. Par ailleurs, les RSE contibuent à casser les silos : on peut partager sa veille, poser une question à la communauté, travailler sur des projets inter département, etc. Les RSE tels que Workplace aident à prendre collectivement et plus rapidement des décisions. Cet outil peut également aider à intégrer plus facilement les nouveaux collaborateurs dans l’entreprise : ils arrivent plus facilement à sentir ce qui vit dans l’organisation et ils peuvent poser des questions
Un canal idéal pour témoigner de sa reconnaissance 
Workplace de Facebook est un canal de communication interne en plus qui va permettre de montrer de la reconnaissance. Un message de son manager qui remercie publiquement son équipe ou un like du CEO sur l’un de ses posts, ça n’a pas de prix.
Pour que le projet d’implémentation soit un succès, il faudra veiller aux aspects suivants :
Stratégie
Sans culture de la collaboration, pas de succès de l’outil. Le lancement d’un nouvel outil de ce type doit donc s’intégrer dans un projet global afin d’accompagner, de former et d’inspirer les collaborateurs. Pour que la collaboration online fonction, il faut au préalable qu’elle fonction offline. Difficile de faire collaborer sur un sujet des collègues via une plateforme si ces derniers peinent déjà à collaborer sur des projets hors ligne. Former les collaborateurs, le management et la direction générale sur les outils est essentiel. Il ne suffit pas de montrer comment les utiliser mais surtout ce qu’ils peuvent apporter au collaborateur.
Toujours au sujet de ce  pré requis culturel : les managers doivent oser faire confiance à leurs employés et les utilisateurs doivent découvrir que les réseaux sociaux ne sont pas uniquement utiles pour les loisirs. En effet, ils permettent de gagner du temps s’ils sont bien utilisés.
Il existe différents niveaux de maturité d’utilisation des RSE en entreprise comme présenté par cette étude de Lecko :
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Il ne s’agit pas uniquement de diffuser de l’information. Il faut réussir à travailler dans une logique de communauté et même à moyen terme de réseau.
Le RSE doit s’intégrer clairement dans une logique d’utilisation des outils et les collaborateurs doivent comprendre facilement quel outil utiliser quand.

Un des points faibles de Workplace est que l’outil ne permet pas de structurer l’information ou les tâches aussi bien que des solution de partage de connaissance spécialisées . On est plus face à une solution de « flux » où l’on met l’information en mouvement plutôt que dans une solution de « collaboration sociale » avec une dimension structurante comme l’explique Bertrand Duperrin.

Des leviers de motivation différents
La direction et les employés n’ont pas les mêmes leviers de motivation quant à l’utilisation des réseaux sociaux d’entreprise. Là où la direction recherche la productivité, la diminution du turn over ou encore une collaboration facilitée, les employés recherchent la reconnaissance, le lien social ou encore des opportunités de carrière.
La naissance d’une communauté
Pour que l’utilisation des RSE soit un succès, le rôle du community manager est clé. Cependant son rôle n’est pas tant de gérer une communauté existante comme un capital. Il va plutôt devoir accompagner les utilisateurs dans la découverte de ce nouvel outil et fédérer les collaborateurs autour d’une proposition d’usage cible. Ainsi, le changement pourra se mettre en place et la communauté pourra se développer.
Certains utilisateurs sont impossibles à convaincre de la plus value d’un outil tel que Workplace. Il s’agit des « laggards ». Ils seront toujours réticents et rien ne sert de perdre de l’énergie à les convaindre. Ce sont par exemple ces profils qui pensent que la rétention d’information leur confère un pouvoir suprême qui les rendrait irremplaçables.
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La panacée ?
Workplace offre donc des perspectives intéressantes en se positionnant dans le créneau de la simplicité des fonctionnalités et la facilité d’adoption pour les utilisateurs. Reste à voir comment la plateforme pourra évoluer pour répondre à des usages plus pointus. Workplace devra notamment prouver qu’il est meilleur que ses concurrents dans l’interopérabilité des outils, les liens avec d’autres plateformes et la gestion de toutes les informations qui seront échangées. Alors faut-il se précipiter sur ce nouvel outil ? Comme souvent la réponse réside en une phrase : tout dépend de votre besoin.


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4 commentaires

  1. Sauf qu’à ce jour , toutes les entreprises ne peuvent pas s’abonner au service !
    pour avoir fait des demandes pour une dizaine de clients aucune n’a pu avoir accès au service… il s’agit d’entreprise de 10 à 1000 collaborateurs ….
    alors est ce vraiment dispo ? j’ai un doute …

  2. Pour ma part, je n’ai pas eu de retour après mon inscription via leur formulaire.
    Avez-vous une idée de la durée de validation ? Merci de votre retour..

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