Si vous êtes du genre à laisser des milliers de messages traîner sur votre adresse e-mail, ce qui suit va vous intéresser. Matt Balogh, chercheur à l’Université de la Nouvelle-Angleterre, s’est ainsi intéressé à ce phénomène dans un article paru dans la revue Information Research. Il est revenu sur cette étude sur le site The Conversation.
Une pratique très courante
Pour y voir plus clair, les scientifiques ont ainsi interrogé plus de 300 personnes concernant la gestion personnelle de leurs documents électroniques. La plupart des interviewés venaient des nations suivantes : le Royaume-Uni, les États-Unis, la Suisse, le Portugal et d’autres pays.
Avec la dématérialisation, nous recevons de plus en plus de documents administratifs en ligne. Pour leur gestion, il apparaît que les internautes laissent ces éléments traîner dans leurs boîtes e-mail. Et moins de la moitié d’entre eux les sauvegardent sur des services cloud ou leurs ordinateurs.
Matt Balogh pointe donc un danger très précis :
Les personnes interrogées dans le cadre de notre étude ont signalé des problèmes tels que l’annulation de l’immatriculation d’un véhicule, l’omission d’annuler des abonnements non désirés et le fait de négliger des déductions fiscales parce qu’il était trop difficile de trouver les reçus.
De ce phénomène découlent d’autres conséquences très désagréables telles que le paiement d’amendes en retard. Les cheurcheurs estiment ainsi que cela pourrait coûter plusieurs centaines d’euros chaque année aux intéressés. À l’inverse, tous ceux qui ont opté pour des services clouds tels que Google Drive, iCloud, Dropbox se sont déclaré bien plus satisfait de la gestion de leurs documents administratifs.
Des astuces pour y voir plus clair
Les auteurs suggèrent donc plusieurs conseils de bon sens pour mieux gérer sa boîte e-mail et mieux prendre soin des papiers administratifs numérisés. Il convient notamment de classer vos courriels par catégories. Vous devriez également sauvegarder vos documents dans des dossiers sur le cloud ou en local sur votre ordinateur (même si cette méthode est aussi risquée).
Pour ne pas oublier de procéder à une démarche administrative, l’utilisation d’un calendrier ou d’un agenda est aussi précieuse. Enfin, pour y voir plus clair, pensez à supprimer les courriers indésirables et à vous désabonner des listes d’e-mails dont vous ne vous servez pas.
Ce qu’il faut retenir :
- Les boîtes e-mails surchargées sont un phénomène très fréquent
- De nombreux internautes se servent de ces services pour stocker leurs documents administratifs
- C’est une mauvaise idée, et il vaut mieux adopter d’autres réflexes
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Erreur ne touchez pas aux indésirables, ils se suppriment tout seuls. Votre fournisseur de service mail en a besoin pour les repérer …