Il est tout simple, mais cet outil Notion a changé mon travail

Notion est arrivé très tard sur le marché. L’application de productivité, née en 2013, a connu des débuts difficiles et ne s’est fait connaître qu’à partir de 2018. Le million d’utilisateurs fut atteint en septembre 2019, avant d’être multiplié par quatre au mois d’avril suivant.

Encore fidèle à des solutions plus prisées par mon entreprise, je restais attaché à la configuration typique d’une startup : Slack, Trello et Monday. Des solutions qui nous ont toujours été d’une pertinence et d’une facilité indéniables et qui ne donnaient pas en Notion un avantage suffisant pour changer.

Mais cette organisation idéale avait son travers. En deux ans, elle m’avait caché l’importance d’un outil personnel, dissocié des tâches partagées avec mes collègues, et pour seule conviction de me servir de bras droit. Une plateforme sur laquelle, enfin, commencer à décharger mes tâches, pour mieux les classer, les hiérarchiser, et ne plus saturer mon esprit.

Notion a rattrapé son retard, et a changé mon travail.

Piqûre de rappel

“Bravo, vous venez d’inventer l’agenda”, pourriez-vous me rétorquer. Effectivement, l’outil qu’il me tarde de vous partager sur Notion n’a pour but que de répondre aux mêmes enjeux qu’un agenda, ou qu’une vulgaire “To do list”, si facilement créée sur n’importe quelle application “Note” ou logiciel de traitement de texte. Mais comme beaucoup d’entre nous, le besoin d’aller vite, de gérer des tâches trop anodines et rapides pour les écrire sur une liste, m’avait fait oublier un point essentiel.

Celui de décharger ce magma, quantité d’informations finissant par devenir un mélange confus, énergivore et malheureusement toxique. L’agenda ? Dans la tête, ou griffonné çà et là.

Par amour pour le format de Trello et ses cartes présentées sous trois colonnes : “à faire”, “en cours”, “terminé”, il me fallait obtenir mon outil personnel pour mes tâches individuelles. Cela dit, Trello n’est pas gratuit. Et à force de se peaufiner, l’outil de Notion est arrivé à proposer une copie du concept de Trello gratuite (pour un usage personnel). Ma porte d’entrée dans l’univers de productivité du logiciel.

Cet outil Notion pour se libérer de sa charge mentale

Notion a pris le pari de diversifier sa plateforme à de multiples outils et des possibilités de personnalisations très poussées. Il ne manquerait plus que les messages instantanés, et le logiciel pourrait remplacer Trello, Monday et Slack d’un claquement de doigts dans les entreprises. Google Doc et les logiciels de Microsoft sont encore distincts, et je me permettrai volontairement de ne pas les évoquer ici (je continue de les utiliser en parallèle).

Restons dans notre sphère privée et libérons notre charge mentale avec Notion. Gratuite, sa copie de Trello a instantanément libéré mes idées et m’a permis de prendre du recul sur mes tâches en cours et futures. Une capture d’écran ci-dessus est un exemple (j’utilise le logiciel que depuis une semaine) d’une séquence de travail à mi-journée. Plutôt que de tout garder en tête, oublier, et ne pas me réserver des moments distincts pour chaque tâche, l’outil m’a simplifié la tâche.

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Une tâche en entraînant une autre, une modification à apporter à un projet, une recommandation d’un collègue… plus de problème de mémorisation et de saturation de l’esprit. Avec ce fonctionnement par carte et par colonne, il suffit de tout noter, classer, et ranger pour plus tard. La meilleure manière, aussi, de voir d’un coup d’oeil ce que nous avons besoin de faire, pour ne pas se retrouver à avoir la sensation d’une montagne de travail, sans dessus-dessous.

Une plateforme ultra-complète

Pour pouvoir créer vous-même cet outil façon “Trello”, rien de plus simple : cliquez sur “Add a page”, puis choisissez la rubrique “template”. Ici, une liste de dizaines de présentations types différentes sont proposées et classées. Au chapitre “Personnal”, cliquez sur “Task list” (liste des tâches). L’espace est ainsi créé et il vous est possible de tout configurer. Pour ma part, je l’ai renommé “Santé mentale”, par conviction.

Une fois l’outil lancé, Notion m’a ouvert ses bras sur une interface très simple. Je me dois de souligner cette importance : l’outil est très beau. Me voilà pris d’envie de découvrir tous les autres outils. J’entends parler rapidement de la base de données Notion, l’une de ses fonctionnalités phare. Je me forme sur l’une des vidéos proposées sous la forme de tutoriel Notion, puis lance ma propre base.

Je la renomme “Projets 🔥” et commence à rapporter l’ensemble de mes tâches importantes sur du moyen terme. Pour chaque colonne, je suis la logique d’ajouter des étiquettes, une date limite et un lien renvoyant vers une adresse web ou un fichier en référence. Bien sûr, les possibilités sont encore plus vastes.

Enfin, je termine par écrire un article, celui-ci, depuis un template de base pour la rédaction. Le constat est sans appel, dès le premier paragraphe. Au revoir Word, bonjour Notion. Dans ma petite bulle personnelle, tu seras mon ange de l’organisation.

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