Télétravail : 7 outils pour rester productifs (et en contact avec vos collègues)

Le gouvernement nous incite une nouvelle fois à rester chez nous, et c’est la meilleure façon pour endiguer l’épidémie actuelle du Coronavirus. C’est la dernière fois que vous verrez ce mot dans cet article, son but étant de vous aider, et non pas de surfer sur une vague.

À titre personnel, le travail à distance avec l’équipe est la norme, comme une partie est située à Lyon et le reste aux quatre coins du monde. Si c’est la première fois que vous vous retrouvez en télétravail, vous vous demandez certainement comment arriver à continuer à être efficace, sans être dans vos locaux. Et vous allez voir que c’est possible, surtout si vous travaillez dans des métiers en rapport avec le web.

Communication : Slack

Cela peut paraître comme une évidence si votre métier touche de prêt ou de loin au web, mais Slack est l’outil idéal pour rester en communication avec son équipe. Cette messagerie d’équipe est un espace privé, dans lequel vous pouvez échanger avec tous vos collaborateurs, que ce soit en privé ou dans les espaces dédiés baptisés chaînes.

Slack est gratuit, quel que soit le nombre d’utilisateurs. La procédure d’utilisation est assez simple, vous n’avez qu’à vous rendre sur le site, et créer votre espace. Ensuite vous invitez vos collègues en télétravail et pouvez commencer la création des différentes chaînes. Pour vous donner un ordre d’idée, chez Presse-citron nous nous avons une chaîne globale pour l’échange entre tout le monde, des chaînes privées dédiées à certains sujets comme la technique ou les ressources graphiques.

Que ce soit dans les chaînes ou dans les messages privés, vous pouvez écrire, mais aussi envoyer des fichiers, et connecter des centaines de services pour faciliter le suivi de votre activité. Slack a un impact considérable chez Presse-citron : le niveau de mails interne est quasiment à zéro aujourd’hui. L’essayer, c’est l’adopter !

Gestion de projet : Trello ou monday.com

Slack est un super outil, mais il peut vite faire perdre du temps sur la gestion de projets. Si vous aviez des chantiers en cours avec vos collègues et que vous êtes habitués aux échanges physiques, passer sur un outil dédié est une bonne chose.

Trello est très connu, et vous pouvez aller très loin avec un compte gratuit. De son côté monday.com est pour l’instant moins reconnu, plus cher, mais vous bénéficiez de 30 jours d’essai gratuit, de quoi terminer les projets en cours avant la fin de la période de télétravail.

Pour tout savoir sur les deux outils, nous avons fait une comparaison entre monday.com et Trello.

Fichiers collaboratifs et échanges : Google Drive

Encore un classique de tout travailleur du web, ou une personne en télétravail, Google Drive est un outil surpuissant pour les fichiers. À distance, vous pouvez travailler en simultané sur des fichiers Word (doc), Excel (sheet), et PowerPoint (Slides). C’est une alternative gratuite à Office, et qui peut gérer les mêmes fichiers.

Vous bénéficiez gratuitement de 15 Go de stockage, sachant que ce type de fichier ne pèse quasiment rien. Vous pouvez aussi vous en servir comme espace de stockage pour les fichiers important de votre entreprise, c’est notre cas. D’autres solutions comme Dropbox existent aussi et sont très performantes, mais ne bénéficient pas de cette partie édition.

Gestion des emails : Spark

Le passage en télétravail en France, va certainement avoir pour conséquence la multiplication des emails. Une partie de la rédaction utilise un superbe outil : Spark. Ce client permet une gestion très poussée des notifications, avec un algorithme qui envoie un push pour les emails importants seulement.

Spark permet aussi le travail collaboratif, de créer des dossiers avancés, de repousser les emails ou créer des modèles de réponses types. Que vous soyez au travail ou en télétravail, c’est un outil indispensable pour moi.

Seul point négatif de Spark : il est disponible sur iOS, Android et Mac, mais pas Windows pour l’instant.

Gérer vos rendez-vous à distance : Calendly et Skype

Si comme moi vous aviez un calendrier de rendez-vous bien rempli dans les prochaines semaines, nous nous devons de passer au 100% en ligne. Pour la visioconférence, plusieurs outils existent comme Skype, Zoom ou WhereBy.

Si vous devez reprogrammer vos rendez-vous, le site Calendly est parfait pour cela. Il vous permet de tenir un agenda, et ce sont vos interlocuteurs qui choisissent leurs créneaux en fonction des disponibilités. Un gain de temps conséquent au final.

Et vous, comment vous organisez-vous pour ce deuxième confinement ? Profitez de l’espace commentaire pour échanger sur cette situation, comme ça on se sent un peu moins seuls.

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