Planification de réunions : Google Calendar fait son Doodle

Organiser un évènement impliquant plusieurs participants à une date et une heure données est toujours une tâche délicate et laborieuse. La gestion de calendrier collaboratif est un vrai métier qui nécessite de la rigueur, une bonne dose d’inflexibilité, de la souplesse et du café. Pour simplifier cette mission parfois un peu casse-gueule, il existe des

Organiser un évènement impliquant plusieurs participants à une date et une heure données est toujours une tâche délicate et laborieuse. La gestion de calendrier collaboratif est un vrai métier qui nécessite de la rigueur, une bonne dose d’inflexibilité, de la souplesse et du café.

calendar_rescheduler

Pour simplifier cette mission parfois un peu casse-gueule, il existe des outils en ligne très bien conçus, comme par exemple Doodle, que j’utilise personnellement à toutes les sauces, professionnellement (les rendez-vous de Paroles de Blogs étaient toujours planifiés sur Doodle) ou à titre privé (agenda flexible des matches de mon équipe de foot).

Google Calendar vient d’introduire une nouvelle fonction nommée Smart Rescheduler (ce n’est ni de l’allemand ni un gros mot) qui permet de déplacer et re-planifier une réunion avec plusieurs collaborateurs en tenant compte des plages de disponibilité de chacun de ces derniers afin de déterminer automatiquement quel sera le meilleur moment pour organiser la réunion.

Comme l’indique Ken Norton, Product Manager sur le blog de Google, la recherche de plages horaires idéales pour une réunion est fondée sur les mêmes algorithmes et la même logique que le moteur de recherche de Google, et en la matière la maison en connait un rayon : étude des agendas de chacun des collaborateurs concernés, puis recherche et confrontation des disponibilités, et enfin proposition de créneaux qui accordent tout le monde.

La fonction, disponible dans les Labs de Google Calendar, est au stade expérimental et n’est applicable que si toutes les personnes concernées utilisent Google Calendar, ce qui réduit considérablement son champ d’action et ses possibilités d’utilisation. Sauf si vous utilisez Outlook et que vous le synchronisez avec votre agenda Google Calendar à l’aide de ce petit outil magique : Google Calendar Sync.


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10 commentaires

  1. C’est peut être à cause de ça que mes RDV Google ajoutent automatiquement des invitations quand je les modifies… J’espère que ça va être résolu rapidement.

    Qqn à le même problème?

  2. Pingback: links for 2010-03-22 « Ikan66

  3. si on a Outlook, on utilise (dans 90% des entreprises qui ont Outlook) un serveur Exchange… qui incluait déjà une fonction de calendrier partagé depuis pffuuu… Outlook 98 ^^

  4. Pingback: Le technomadaire 2010, semaine 13 (édition du 27 mars) « le technomadaire

  5. Pingback: Smart Rescheduler pour organiser un nouveau rdv | MELTING POT

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