Services en Ligne : 5 outils pour réduire les coûts de votre entreprise et améliorer ses performances

Personne n’y a échappé, la tendance du moment est le Cloud Computing ou Services en Ligne en Français. Pour les néophytes, ces outils également appelés « Software as a service » (SaaS) se définissent ainsi : « Programme accessible en ligne, ne nécessitant aucun programme d’installation et apportant un service à son utilisateur ». Comme pour l’offre des logiciels, il existe une offre payante et une autre gratuite.

Personne n’y a échappé, la tendance du moment est le Cloud Computing ou Services en Ligne en Français. Pour les néophytes,  ces outils également appelés « Software as a service » (SaaS) se définissent ainsi : « Programme accessible en ligne, ne nécessitant aucun programme d’installation et apportant un service à son utilisateur ». Comme pour l’offre des logiciels, il existe une offre payante et une autre gratuite.

Les services exposés dans cet article sont destinés aux PME, quel que soit leur secteur d’activité. Grâce à eux, l’entrepreneur peut gérer son entreprise et travailler de n’importe où tant qu’il bénéficie d’une connexion à l’Internet. Ils proposent une version gratuite, avec des fonctions intéressantes mais plus limitées que la version payante.

Côté financier, l’avantage du passage au SaaS pour une entreprise réside dans la réduction et la maîtrise des coûts. L’utilisateur paie en général un abonnement mensuel fixe, dont l’offre peut-être résiliée d’un mois sur l’autre suivant les fournisseurs.

De plus, les SaaS peuvent être utilisés par plusieurs utilisateurs : pas besoin de payer plusieurs licences pour le même service, comme c’est le cas avec les logiciels par exemple. Suivant l’offre, un nombre limité d’utilisateurs peuvent accéder au service, avec des autorisations différentes (ajout de données, modification seules, visualisation uniquement, etc.) fixées par l’administrateur du compte.

Voici un échantillon de ce que peuvent apporter les services en ligne à votre PME :

Gestion d’entreprise et facturation

Sans un outil de gestion performant, impossible de tenir correctement son entreprise. Pour les professionnels en mouvement, Myfacture.com propose un service en ligne de gestion et de facturation intéressant.

Doté d’une interface ergonomique, il permet principalement de créer des comptes clients, des factures à l’image de votre entreprise et de visualiser l’état de santé de votre entreprise à travers un tableau de bord détaillé. Petit plus,  Myfacture.com propose également d’envoyer vos plis postaux à vos clients moyennant paiement.  La version d’essai s’étale sur 30 jours. Les versions payantes peuvent être résiliées d’un mois sur l’autre.

Sauvegarde en ligne

Il est impensable de ne pas sauvegarder  ses données pour une entreprise. Quelque soit la taille d’une entreprise, il est nécessaire de copier les informations essentielles à l’exercice de votre activité : comptes clients, factures, rapports, etc.

C’est le cas d’AVG Air Space : il synchronise automatiquement vos données et permet grâce à son interface agréable de naviguer facilement tant dans vos répertoires de sauvegardes que dans ceux de votre ordinateur. Vous choisissez les dossiers à sauvegarder lors de la synchronisation et le tour est joué. Deux giga-octets sont disponibles en version gratuite.

Gestion de projets

Team Lab est un outil de gestion de projets. Entièrement gratuit pour ses utilisateurs, il couvre deux dimensions importantes de l’entreprise : la collaboration et la gestion de projets. Il peut être utilisé comme un wiki (portail de l’entreprise pour l’échange d’informations en interne), mais également et surtout pour suivre et compléter vos projets.

L’interface est soignée, ce qui accélère la prise en main efficace de cet outil. En quelques clics, vous pouvez créer un projet et définir ses tâches, assigner les étapes du projet à vos collaborateurs, joindre des fichiers à chaque projet, etc. L’essayer, c’est l’adopter.

Création de votre page Facebook

C’est désormais indispensable, une entreprise ne peut se passer de posséder une page Facebook. PageModo propose d’organiser votre page de façon à la rendre plus attractive. Il faut cependant avoir créé sa page via Facebook auparavant et autoriser l’application à se connecter à votre compte.

Ce service divise votre page en plusieurs parties, sur lesquelles il est possible d’ajouter des photos ou du texte suivant vos envies. En version gratuite, une publicité pour ce service s’affiche en bas de votre page.

CRM

C’est le centre névralgique de votre entreprise. En un seul lieu, accessible de n’importe où, vous centralisez vos contacts, vos rapports, bénéficiez d’une visualisation simplifiée via les tableaux de bords, etc.

Zoho CRM permet donc d’éviter les pertes d’informations fondamentales concernant la gestion de la relation client. Il permet de retrouver l’historique des évènements liés à un client pour lui offrir une réponse à ses besoins personnalisée. La version gratuite peut être utilisée par trois collaborateurs.

Gestion de campagne e-mailings

MailChimp est un outil performant pouvant gérer vos campagnes d’e-mailings et de newsletters.  Il offre une multitude de designs différents, la possibilité de modifier leur apparence, un outil d’analyse et de statistique, etc.

De plus, la version gratuite permet d’envoyer vos créations à 2 000 abonnés, à raison de 12 000 e-mails par mois. Une publicité en bas de page est néanmoins affichée sur vos envois en version gratuite.




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37 commentaires

  1. SaaS = Software as a service et non Service as a service.

    Les services correspondent plutôt au BPaaS (Business process as a service)

  2. très bonne liste d’outils, j’émets tout de même une réserve sur mailchimp, qui malgré la facilité d’utilisation pose de gros soucis de délivrabilité et qui a un « service client » juste non existant quand on leur pose une question ou une demande d’assistance. A noter pour les rares non anglophones que le service est en anglais 😉

  3. @Anthony : Merci d’avoir pris le temps de lire mon article. Le but était de faire connaître une liste d’outils adaptée à une PME, la plus généraliste possible. J’ose espérer que ces outils peuvent les aider.

  4. Eric

    @Anthony : merci pour ce commentaire constructif (le premier) 🙂
    Permets-moi de penser le contraire : les articles tiers (les nouveaux rédacteurs donc) enrichissent et apportent du sang neuf à Presse-citron.

  5. Sympa pagemodo j’en avait jamais entendu parlé et j’ai toujours eut le fleme de me pencher sur les personnalisation possible de facebook? J’vais regarder ça de plus près.

  6. Pour la facturation, il y a aussi iScriba.com (et d’autres) dont Eric n’a jamais voulu parler car je cite « ca ne correspond pas à mon audience », faudra m’expliquer…

  7. merci pour cette richesse… et ce sang neuf apporté par des rédacteurs invités ! je connaissais Zoho, je découvre (et vais utiliser TeamLab).
    a priori, pour du ponctuel avec une date de fin prévisible on doit rentrer dans ses frais. en revanche, pour une base d’outils pérenne, je m’interroge… merci beaucoup en tout cas !

  8. @Eric : cela fait plusieurs mois au bas mot. Je n’ai plus l’email mais il faisait suite à la publication d’un article sur la solution Tools4Com et vous m’aviez répondu quelque chose comme « J’ai déjà un comptable ». J’ai peut être mal interpréter…

  9. J’aurais aimé lire une analyse plus profonde de chaque outil plutôt qu’une simple présentation de documentation commerciale.
    Par exemple, pourquoi AVG Air Space et pas ses concurrents qui proposent la même chose que ce que vous écrivez ?

    Un peu light pour convaincre un gérant de TPE/PME, chaque partie mérite d’être approfondie dans un comparatif plus poussé (ce qu’on trouvera du coup sur d’autres sites).

  10. @Kornemuz : Je prends note de vos remarques. Encore une fois, il s’agissait de dresser une liste d’outils qui me semblait performante pour les gérants de TPE/PME. Il en existe évidemment d’autres.
    L’objectif était donc de regrouper plusieurs services couvrant des champs d’activité complémentaires en un seul article. L’idée d’analyser plus profondément un outil est bonne, mais elle ne pouvait avoir lieu dans cet article.

  11. @Meammed : Bien compris sur l’analyse de chaque outil, mais au moins expliquer pourquoi le service A est choisi par rapport aux autres lettres de l’alphabet ?
    Je ne sais pourquoi choisir Air Space plutôt que Dropbox, Mozy ou tous les autres !

    Pourquoi pas en faire un prochain article 🙂

  12. @Kornemuz : Ne vous inquiétez pas, d’autres articles viendront – j’espère 😉 -, où j’aurai plus le loisir d’approfondir d’autres outils. Je ne voulais pas faire de comparatif, juste présenter une liste non exhaustive.

    • Eric

      @Franck Quintana : je ne peux pas répondre à toutes les sollicitations, je reçois en moyenne entre 10 et 20 CP par jour. Impossible de tout couvrir, de plus je sélectionne ce qui me plait le plus ou ce qui sera à mon sens le plus intéressant pour les lecteurs, donc il y a forcément une part de subjectivité

  13. Bonjour à vous!

    Dans le même ordre d’idées, connaissez-vous Kiwili ?

    C’est une solution tout-en-un pour la petite entreprise et bilingue de surcroit. Le journal La Presse, Branchez-vous et TNW viennent d’écrire des papiers sympas sur Kiwili (il suffit de Googler ces mots)

    Au plaisir de vous renseigner!
    http://www.kiwili.com

  14. Je trouve cet article intéressant, au contraire !
    Deux remarques :
    1) le lien vers AVG Air Space redirige vers AVG LiveKive ; les liens proposés par Google pour Air Space également : le service semble donc avoir changé !
    LiveKive « gratuit » : stockage illimité mais par contre limité dans le temps… bien moins intéressant, à mon avis, que la limitation de 2Go mais sans limite de temps.
    A noter que des compagnies d’assurances, des banques ou encore la Poste (Digiposte, 1Go gratuit) proposent aussi un service de stockage sécurisé.

    C’est également le cas via Google Docs, avec l’option « importer » de la page d’accueil, vous pouvez choisir l’option « privé ». Idem, 1Go gratuit.
    Puisqu’on est dans le SaaS, si vous avez un Pdf ou une image sur laquelle vous souhaitez faire de la reconnaissance de caractère, c’est possible via Google Docs (dans la limite d’un fichier de 2Mo) et bien pratique lorsqu’on a pas de scanner sous la main ! 🙂

    2) On est plus vraiment dans le SaaS, mais je trouve que l’approche est très intéressante : lorsque je me suis connecté au site Myfacture.com, un petit pop-up permettant de discuter avec une employée est apparu.
    Ça marche plutôt bien, je trouve que ça fait très sérieux ! Une utilisation intelligente de l’IM qui mérite à mon avis d’être soulignée. 🙂

  15. Pingback: les 5 outils qui pourront vous réduire les coûts de votre entreprise et améliorer ses performances | Community News

  16. Un CRM open source pas mal du tout basé sur Sugar CRM : vTiger
    On peut gerer les devis, la facturation, les stocks, les rdv… Mis en place en début d’année ca nous a fait gagner un temps précieux.

  17. Ou sinon, en ce qui concerne la gestion de campagnes d’emailing, il existe un service français MailJet qui fournit une infrastructure de serveurs SMTP avec une très bon taux de déliverabilité.
    Contrairement à MailChimp, il ne dispose pas (encore ?) de modèles de création, mais si vous souhaitez envoyer des emails en grand nombre, c’est une alternative intéressante.

  18. Je vous recommande monae.fr comme solution SaaS de facturation. Outil simple d’utilisation, très efficace et pas cher.

  19. Je suis actuellement stagiaire dans la société AbOnline Solutions et je trouve leur outil CRM super.
    L’avantage est que le Mass Mailling y est intégré et il respecte toutes les contraintes liées aux lois informatique et liberté.
    À bon entendeur TigerPro CRM est à suivre de très prêt

  20. Concernant MailChimp, c’est le seul que j’ai trouvé pour le moment qui propose une vaste liste de pluggin, dont WordPress et Drupal… si d’autres outils « accessibles » existent avec ces deux API, quelqu’un peut-il m’en donner?
    Merci

  21. Pour la gestion d’entreprise et faciliter le lien avec votre expert comptable, je vous conseille http://factomos.com qui est un logiciel de facturation en ligne qui gagne à être connu. Très simple, très intuitif et même ludique.
    Par exemple, l’évolution du chiffre d’affaires apparaît avec des cochons plus ou moins gros.

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