4 conseils pour abolir votre esclavage à la boîte mail

Prêt à relever un challenge ? Etre plus heureux et plus serein en développant une relation plus saine à l’email.

« Vous qui entrez, abandonnez toute espérance. »

Ceci n’est pas une référence littéraire à la Divine Comédie. Il s’agit juste du message inscrit en haut de ma boîte mail à chaque fois que j’ai le malheur de l’ouvrir.

« Vous qui entrez, abandonnez toute espérance. »

Comme beaucoup de travailleurs du numérique, je suis touché par une terrible affliction, le mal d’une génération : une addiction aux mails.

from here I can't see the top of myself

Le mail a gagné une place prépondérante dans ma vie. Il est mon principal mode de communication, voie privilégiée pour faire du business, il remplit ma todolist avec régularité, me fournit ma dose de stress quotidienne.

J’avais accepté cet état de fait. Me disant qu’il s’agissait de la contrepartie normale à payer… comme le cholestérol est la contrepartie d’un bon plateau de fromage. On ne peut pas faire sans. J’avais tort. Je me suis mis à questionner l’importance du mail dans ma vie et ma productivité, pour comprendre le rôle de poison qu’il avait également. Aujourd’hui, je suis en route pour la liberté.

Dimanche, 18:00. J’entame ma 48ème heure sans mail.

En effet, plein de bonne volonté, j’ai décidé de fermer ma boîte mail du vendredi soir et de ne pas la réouvrir avant le lundi matin. Une aberration pour moi normalement. Checker mes mails est une habitude aussi bien ancrée en moi que de prendre un café le matin, déjeuner le midi, bailler quand je suis fatigué. Je suis d’ailleurs pris d’un moment de faiblesse, comme l’ex-fumeur qui va plonger machinalement sa main dans sa poche à la recherche de son paquet de cigarettes, je sors mon téléphone et je clique sur l’icône « Mailbox« . A l’instant même où l’application s’ouvre, je saisis aussitôt mon erreur. Je referme celle-ci avant que le moindre mail ne puisse se charger… l’honneur est sauf. Je me surprends à rire : c’est fou le nombre de points de comparaison que l’on se trouve avec un camé quand on ne peut pas se refréner de faire ce que l’on souhaite arrêter.

Je suis sûr qu’un jour il y aura des centres de « rehab » pour des gens comme nous. On vous prendra vos smartphones et tablettes à l’entrée avant de vous garder pendant quelques jours dans une petite chambre capitonnée, maudissant votre femme/mari/enfant qui a signé les papiers pour vous faire interner.

Lundi matin, 11:00. NEW RECORD !

64 heures consécutives sans vérifier mes mails. En effet, j’ai même poussé le vice plus loin en choisissant de consacrer mes premières heures de travail aux tâches les plus importantes et ne pas accepter d’ouvrir mes mails en premier. Lorsque je me retrouve enfin face à mon client mail, 31 messages m’attendent. 5 sont réellement importants et mériteront une réponse dans la journée.

Constat de ce week-end sans mail ? Mes anciennes habitudes étaient futiles : je peux passer plus de deux jours sans regarder mes mails et ne rien manquer. C’est fou le bien que cela peut faire de se déconnecter vraiment.

Conseil n°1 : « Se forcer à ne pas regarder ses mails pendant une longue période… et se rendre compte qu’aucune catastrophe n’est arrivée ».

Cela permet de dédramatiser la relation aux mails : découvrir que la terre tourne encore autour du soleil même après 60 heures sans avoir vu ses courriers électroniques.

beauty without mails

Les raisons d’une addiction

De nombreuses raisons peuvent expliquer pourquoi je suis comme cela. Et même si je suis certain que de nombreuses personnes souffrent des mêmes maux, je reste conscient de la majorité de personnes qui vont se moquer de moi. Le fait est que lorsque vous travaillez dans une start-up, dans un média, dans un métier du web… il y a cet idéal de l’homme connecté, ultra-efficace.

A une époque où je travaillais dans une boîte qui ne me plaisait pas à 100%, chaque mail pouvait être la bonne nouvelle qui allait tout changer : celui d’une maison d’édition m’apprenant que l’un de mes romans allait être publié, celui d’un recruteur qui souhaite me rencontrer pour m’offrir le poste de mes rêves, la réponse d’un potentiel partenaire qui pourrait donner un nouveau souffle à mon aventure. Les bonnes nouvelles arrivent par mail : d’où la faiblesse commune de les ouvrir constamment pour découvrir si l’une d’elles s’y cache.

Mais ce sont également les urgences qui s’y cachent. En effet, 1 mail sur 10000 va être une urgence qu’il faudrait traiter immédiatement. Un partenaire majeur qui pourrait être mécontent et qu’il faudrait apaiser, le patron qui a besoin d’une réponse urgente, etc.

Les mails sont également une solution de facilité. Plutôt que de réfléchir longuement aux priorités, à ce qui nécessite une action aujourd’hui, à ce projet qui requiert quelques heures de travail pour être sur les rails… ouvrir ses mails permet de remplir sa todolist d’éléments à faire sans avoir à y penser.

Etre réactif sur ses mails, c’est donc la qualité des insatisfaits, des paresseux, des personnes qui ont pour seule valeur ajoutée de répondre rapidement grâce à la servitude donnée à la boîte mail.

Conseil n°2 : « Commencer sa journée en réalisant les 2-3 tâches les plus urgentes AVANT de regarder une première fois ses mails »

Plutôt que de laisser les mails définir votre todolist de la matinée et se retrouver en réaction face aux messages, définissez les 2 choses les plus importantes à accomplir aujourd’hui pour avancer sur vos projets. Puis se forcer à ne pas ouvrir sa boîte mail avant d’avoir réalisé ces tâches importantes.

Conseil n°3 : « Ne soyez pas réactif aux mails »

Ce qui peut sembler être une hérésie dans notre rapport aux mails et en fait le conseil le plus sain que je puisse vous donner. A partir du moment où vous vous montrez réactif aux mails, cela va devenir le standard en terme d’attente des autres. Apprenez leur à attendre, ne répondez que le lendemain matin. S’ils comprennent que vous n’allez pas leur répondre dans la minute, et qu’il leur faudra 10 ou 20 heures avant d’avoir un retour, ils vont réfléchir à comment vous envoyer un mail la prochaine fois. Ils seront plus complets dans leur demande, proposerons des alternatives à leurs questions (plutôt que de mettre simplement, « okay pour se rencontrer la semaine prochaine ? », ils ajouteront « j’ai des disponibilités mardi à 15:00 et jeudi à 10:00, laquelle vous convient le mieux ? »). Ils apprendront également à ne pas vous envoyer un mail à la dernière minute et quitter la communication de l’urgence.

a path to serenity

Un monde sans mail

J’échangeais récemment avec une employée dans une agence de relation presse. Elle se souvenait de ses débuts, où les communiqués de presse étaient envoyés par la poste. Imaginez cela : aujourd’hui les journalistes reçoivent constamment des communiqués de presse (ou CP pour faire court), avec des embargos situés parfois à quelques heures de la réception, et si vous n’avez pas répondu au mail, l’attaché de presse vous relancera par téléphone pour s’assurer que vous avez bien reçu le CP.

Nous sommes dans l’immédiateté à outrance.

Je me suis alors mis à distance avec ces pratiques : réfléchissant à l’époque où le postier passait une fois par jour. Vous récupériez ainsi vos lettres quotidiennement avant d’attendre le lendemain pour une nouvelle livraison. Ce que cela serait bon de n’avoir qu’un moment dans la journée pour recevoir ses mails.

Je ne dis pas que « c’était mieux avant » : il y avait le télégramme, les fax, etc. Mais le mail nous a tous mis dans une nouvelle posture, surtout depuis l’avénement des smartphones.

Conseil n°4 : N’ouvrez votre boîte mail que 2 à 3 fois par jour

Retour à la dynamique du postier : vous vous imposez deux créneaux horaires où il est accepté de traiter ses mails. Les meilleurs moments sont vers 10:00 ou 11:00 (après avoir terminé vos tâches importantes) et une deuxième fois vers 17:00. Imposez-vous une durée de traitement en mettant un timer. Répondez à vos mails importants, pendant 30 minutes par exemple, puis fermez votre boîte mail jusqu’au prochain créneau prévu.

Si vous êtes dans un secteur où il y a de « vraies » urgences, ou que vous avez peur de vous faire virer en utilisant cette méthode : identifiez les personnes importantes et ajoutez leurs adresses mails sur un logiciel comme Mail en tant que VIP, demandant à recevoir une notification push uniquement pour ces mails là.

Nouveau challenge

Ces conseils ne sont pas des paroles en l’air. Il s’agit de la nouvelle politique que j’essaye de m’imposer. C’est un véritable challenge pour moi. J’ai déjà eu des rechutes, des moments où j’accepte de faire des encarts à mon régime parce que mes objectifs de la journée requièrent de regarder ma boîte mail… mais j’ai bon espoir pour arriver à une relation plus saine avec les mails.

Je ne vais pas aller jusqu’à adopter la méthode de Tim Ferris (auteur de « La Semaine de 4 heures ») qui ne va traiter ses mails qu’une fois par semaine maximum. Mais sa philosophie est intéressante. Il accepte ainsi de perdre de l’argent (à cause d’opportunité de business manquée, d’interview pour de grands médias, etc.) si cela lui permet de gagner en sérénité et en temps pour accomplir des choses qui le rendent véritablement heureux.

Etre plus heureux, plus serein… voilà une promesse qui me parle. Pas vous ?


8 commentaires

  1. Idem pour Facebook et Twitter , c’est drôle l’article peut s’habillé sur tous ces trois addiction
    Et pour résumé il faut juste se dire qu’il y a tellement de belles choses dans la vie sans Technologie et la preuve c’est les années les années hippie 🙂

  2. Pour moi le gros soucis pour ne pas regarder les emails régulièrement est que je dois quand même accéder à ma Mailbox durant mon boulot, pour retrouver des infos nécessaires aux tâches que je dois effectuer. Ou alors pour envoyer un email à un contact une fois ma tâche terminé.

    Il manque une fonctionnalité INDISPENSABLE aux clients emails (en tout cas à Mailbox) : pouvoir définir des horaires ou le soft va synchroniser les emails. 3 fois par jour par exemple. Le jour où ils implémentent ça, j’organise une fiesta dans nos bureaux parce que ce sera l’outil parfait pour traiter les emails.

  3. Pingback: 4 conseils pour abolir votre esclavage à...

  4. Je crois que la raison principale de ce problème (que je me refuse d’appeler addiction) vient en premier lieu du fait que l’on a accepté de mélanger vie professionnelle et vie privée.

    Il faut absolument respecter les règles du jeu professionnel. Il existe des heures de travail, et en dehors de ces heures, c’est votre vie privée.

    Vous pouvez configurer votre boîte mail pour qu’elle envoie automatiquement une réponse à votre interlocuteur. Dans cette réponse, vous indiquez simplement vos horaires, en mentionnant que vous traiterez son message à votre retour. (Je reçois parfois ce type de réponse, ce qui est naturel.)

    Il faut juste avoir le courage d’en parler auparavant avec votre chef de service ou votre patron.

    Vous n’y échapperez pas. Ou vous en parlez à votre supérieur, ou vous serez broyé par des demandes et des exigences à toute heure du jour et de la nuit.

    Malheureusement la responsabilité vous incombe.

  5. Bien le bonjour les pépins
    Une fois par semaine j’ai essayé. Pas viable pour moi.
    Par contre 2 fois par jour j’y arrive ! dingue.
    Merci pour cet article pertinent.

  6. Pingback: 4 conseils pour abolir votre esclavage à la boîte mail | Mes espaces numériques

  7. Pingback: La Revue de Web de Sandrine Donzel #2 – Juin 2015 | S Comm C, le blog

Send this to friend

Lire les articles précédents :
mars-one
Mars One : ils ne sont plus que 100 candidats

Le programme Mars One continue son petit bonhomme de chemin. Sur les 660 candidats sélectionnés durant la première phase, il...

Fermer