10 astuces pour que la mise en place de votre plateforme collaborative soit un succès

Pour réussir l’implantation de votre plateforme collaborative, suivez ces 10 conseils !

knowledgeplaza

L’équipe Knowledge Plaza

Mettre en place une plateforme collaborative est plus qu’un projet technique, c’est avant tout un projet culturel comme l’a une fois de plus montré Hélène Marcq lors d’une présentation donnée au sein de l’entreprise Knowledge Plaza. Depuis 2008, cette entreprise en pleine croissance s’est spécialisée dans le partage de connaissances, l’intelligence de marché et la collaboration.

Les expériences avec les différents clients de Knowledge Plaza ont permis de démontrer que pour réussir son projet d’implémentation de plateforme, il est essentiel de mettre en œuvre 10 éléments. Voici le résumé des astuces qui ont été présentées par Hélène Marcq le 9 octobre dernier.

1. Un sponsoring fort

Sans support de la direction, le projet est voué à l’échec. Pensez à envisager l’implémentation de l’outil dans une stratégie globale et faites participer les senior managers, en les invitant par exemple à poster des statuts de projets stratégiques.

2. Une équipe projet dédiée

Pensez à créer une équipe de projet avec plusieurs types de profils, de l’informatique aux ressources humaines. L’outil ne doit pas être assimilé à une personne mais à un groupe de personnes.

3. Une analyse des besoins précise

Faut-il brûler le cahier des charges ? Il faudra sans doute lui préférer une analyse basée sur des questions de type « combien de temps estimez-vous consacrer par jour à la recherche d’informations » ou encore « découvrir de nouvelles ressources est-il un élément motivant pour vous ? ». Il est aussi utile d’effectuer un mind-mapping des outils et flux d’information actuels. Attention à ne pas reproduire la structure de l’organigramme dans la structure que vous créez : cela irait contre l’objectif de casser les silos !

4. Une mission définie

Explicitez clairement le pourquoi du projet et préparez votre elevator speech : si vous n’êtes pas capable d’expliquer en quelques secondes l’avantage du projet, comment allez-vous faire pour convaincre vos collègues ?

5. Un plan de communication percutant

Définissez le message global et déclinez-le en fonction des groupes cibles. Penser à communiquer en ligne et hors ligne et n’hésitez pas à être créatif si votre culture d’entreprise le permet !

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La campagne de MSLGROUP évoquée dans ce précédent article

6. Une architecture simple

Définissez un design proche de l’identité de l’organisation : la taxonomie devra être claire tout en gardant en tête que la folksonomie (un système de classification collaborative décentralisée spontanée) invite les contributeurs à être innovants.

7. Un accompagnement de qualité

Fournissez les formations de base, les tutoriels ainsi que les guides. Définissez les règles de gouvernance pour la bonne gestion de votre plateforme.

8. Une évaluation continue

Comment allez-vous identifier que le projet est un succès ou un échec ? Définissez des critères de mesure et établissez des mécanismes de récompense pour ceux qui utilisent bien l’outil (par exemple, un financement pour un projet !).

9. Une animation des communautés

Définissez un animateur par espace pour entretenir la dynamique. Ne laissez personne dans réponse et mettez en relation les personnes et les contenus. Les concours peuvent permettre de mobiliser vos utilisateurs.

10. Du temps dédié !

Dernière astuce : le temps. Il n’y a pas de mystère, pour que le projet réussisse il faudra y investir de l’énergie !

Vous voulez en savoir plus sur le sujet ?

Consultez le site de Knowledge Plaza et téléchargez leur excellent Knowledge Sharing Canvas qui vous permettra de démarrer vos projets de Knowledge Management de manière structurée ! Merci encore à l’entreprise pour l’accueil et pour le partage d’expertise !


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