Le Trusted trio ou comment bien organiser sa gestion des emails

Je ne sais pas comment ça se passe pour vous mais je crois que nous sommes tous de plus en plus confrontés au problème de la gestion des emails qui arrivent chaque jour plus nombreux. Et mon petit doigt me dit que ça ne va pas aller en s’arrangeant… Il faut que je vous dise,

Je ne sais pas comment ça se passe pour vous mais je crois que nous sommes tous de plus en plus confrontés au problème de la gestion des emails qui arrivent chaque jour plus nombreux.
Et mon petit doigt me dit que ça ne va pas aller en s’arrangeant…
Il faut que je vous dise, et on m’en a encore fait la remarque récemment : je suis un grand psychopathe de la lecture compulsive de mon Inbox, au même titre que je suis dépendant du Web et drogué du RSS.
Sauf que pour les emails c’est encore pire, oui pire que ça Docteur : si je ne vérifie pas en moyenne toutes 5 à 10 minutes mes messages, je suffoque, j’ai des hallucinations, des plaques rouges envahissent mon corps (d’athlète), je ne mange plus, bref des symptômes somme toute assez inquiétants.
Finalement je m’aperçois qu’il n’y a que quand j’effectue une tâche qui demande une forte concentration un un truc vraiment intellectuel (match de foot, visionnage en boucle des derniers buts de l’OL sur Dailymotion, lecture), que j’arrive temporairement à oublier mon addiction.
Malade, je vous dis.
Et ce n’est pas mon smartphone always connected qui va me guérir, bien au contraire, car grâce à lui j’emmène mon trouble obsessionnel compulsif dans ma poche partout avec moi, et je me fais entre autres joyeusement détester de mes proches.

Il faut que ça change!
Si je ne veux pas perdre mes derniers amis, que faire ? Supprimer tous mes comptes mail ? Jeter mon smartphone aux orties (nan pas ça) ? Acheter un pigeon voyageur ? Devenir berger (de préférence dans la Cordillière des Andes) ?

Bien sûr on essaie déjà de s’organiser un tant soit peu, bien sûr il y a les dossiers qu’on créé et dans lesquels on essaie de ranger tant bien que mal ce qui arrive pour le jeter traiter plus tard…

Bien sûr.

Bon, après avoir pas mal consulté sur le sujet, j’ai décidé de commencer ma thérapie en me bricolant une petite stratégie personnelle à base d’un mix de différents articles lus ici où là, retenant principalement la méthode dite du Trusted Trio, décrite ici, et que je vous traduis et adapte sommairement.

Trusted Trio, Kezako ?
En fait il s’agit de déterminer une bonne fois pour toutes que vos emails entrants peuvent être classés dans seulement trois catégories (d’ou trio, ok ?) et par conséquent de créer trois dossiers dans votre boîte de réception :

  • Action
  • Archives
  • En attente

Mais reprenons dans le détail (dit-il sur le ton du mec qui se prépare sa piqûre de lithium) :

  • Action
    Les messages que vous classez dans ce dossier représentent les tâches à effectuer, que ce soient des réponses qui prendront plus de quelques minutes ou autre type d’action. Chacun de ces messages représente un élément de votre liste de choses à faire.

    Ce dossier doit être consulté régulèrement et chaque tâche effectuée doit être immédiatement supprimée (sinon ça sert à quoi hein ?)

  • Archives
    Le dossier Archives est votre bibliothèque de réference pour le long terme. Placez tous les messages qui contiennent des informations que vouspouvez  souhaiter retrouver à un moment donné, à moyen ou long terme. Tous les sujets terminés, demandes satisfaites, réponses données, mémos lus, projets menés à terme vont dans ce dossier. En fait tout email considéré comme "réglé" mais qui pourrait vous être utile dans un avenir plus ou moins lointain.

  • En attente
    Le dossier En attente est un dossier temporaire qui contient les messages importants auxquels vous aurez besoin d’accéder dans les prochains jours. Si vous attendez un retour d’information importante dans un délai imparti (une livraison après une commande en ligne par exemple), c’est dans ce dossier qu’il faudra ranger le mail correspondant.

Maintenant c’est pas tout : videz votre boîte !

Ou plutôt déplacez les 2315 messages en attente dans l’un des dossiers magiques du trusted trio :

  • Les messages qui nécessitent une réponse ou une action qui prend moins d’une minute à accomplir, faites-le tout de suite, si ça gagne pas ça débarrasse (comme disait Thierry Roland après un dégagement hasardeux de Carambeu), et déplacez-les ensuite dans Archives, sait-on jamais
  • Les messages nécessitant une action prenant plus de temps sont déplacés dans le dossier Actions
  • Les messages nécessitant une action à suivre seront placés dans En Attente
  • Les messages d’information auxquels vous risquez de faire référence plus tard vont être placés dans Archives
  • Les autres, poubelle, allleezzz !

Répétez-moi ça jusqu’à ce que votre Inbox soit aussi vide que le cerveau de Paris Hilton, et essayez de la garder vide, notamment en bazardant ou déplaçant illico tout message lu.

Bon il ne s’agit pas d’une recette unique ni magique, mais celle-ci a le mérite de me paraître simple et facilement réalisable.
J’ajouterai quand même ma touche perso à cette démonstration de bonnes intentions :

  1. à partir de demain je m’interdis de regarder mes emails plus d’une fois par heure (ah c’est sûr je vais être moins réactif mais ça sera certainement plus efficace in fine)
  2. (ça je le fais déjà ) : les trucs importants que je veux traiter plus tard en déplacement ou à domicile (notamment les communiqués de lancement que je reçois maintenant de plus en plus fréquemment), hop transfert sur mon compte Gmail pour traitement en soirée.

Sinon il m’arrive également – mais quand même très rarement – d’appliquer une bonne vieille méthode, assez kamikaze mais d’une efficacité redoutable, appliquant aux emails l’adage selon lequel les cimetières sont peuplés de gens indispensables : je sélectionne tous les messages de la Inbox et je supprime tout d’un clic salvateur (Dali).
Mais là c’est vraiment quand c’est plus possible (je reçois entre 50 et 150 emails par jour dont à peine 10% de spams), faut pas déconner non plus.
Bon allez je commence demain.

Et vous vous faites comment ?


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28 commentaires

  1. moi j ai des dossier par thèmes notaments sur des forums
    chaque dossiers corresponds à une adresses
    Jai une adresse ami qui arrive dans la boite de reception sans dossier allouer
    mes mails descendes toutes les minutes et l ordi sonne
    je les consulte aussi toutes les j ose pas dire
    cependant je refuse de tomber dans le smart phone et quand je me deplace en journée ou week end je consulte pas et quand je voyage je fais cyber une fois par jour si je peux
    je suis parti 3 mois a madagascar je pensais avoir du mal à me séparer de tout cela en faites pas du tout et ça j en suis heureux mais des que je sais qu il y a connection je suis obligé de regarder
    je reçois à peux pres 250 mails par jour j en lis une trentaine certains intervenant de forum je les boycotte et certains sujets aussi
    je réponds à chaque mails perso un mot deux mots mais je réponds voili voilou

  2. J’utilise Thunderbird qui commence par me virer tous les spams.

    Ensuite, j’ai plusieurs dossiers :
    – Mail Persos qui reçoit plusieurs emails de pubs (solicitées), d’amis ou de forums.
    Ensuite, 2 boites dédiées au boulot.
    Dans la plus important d’entre elles, j’ai des sous-dossiers pour les gros client, qui sont redirigé soit en automatique, soit en manuel.

    Ensuite, Thunderbird va cherché automatiquement toutes les 5 minutes mes mails, et dès que je vois l’alerte, je m’empresse d’aller voir de quoi il s’agit. Je le lis tout de suite.
    Si c’est de la pub, je supprime ou garde selon que j’ai une intention d’achat portant là-dessus.
    Email d’ami : j’y répondrai dans la soirée ou plus tard ou tout de suite si c’est rapide.
    Email de boulot :
    – demande de modification : je la note dans un coin
    – demande de renseignements : je réponds le plus rapidement possible, sous risque d’oublié; si c’est conséquent, je le ferai plus tard.

    Voilà comment je procède, et je dois bien dire que ça me prend de plus en plus de temps comme tu l’as si bien dis.

    Je ne crois pas qu’il y ai de bonnes méthodes applicables à tout le monde, chacun ayant ses habitudes, manies et attentes.

    Par contre, un truc qui me botterait bien, ce serait 1 ThunderBird en ligne.
    Exactement la même chose, mais accessible depuis partout. Car avec 3 boites mail à consulter souvent, ça devient vite lourd. (et je ne parle pas des autres boîtes annexes…)

  3. Ah ben moi, j’ai pas d’amis. Personne ne m’écrit, à part les robots publicitaires. Alors j’utilise plusieurs boîtes aux lettres grâce auxquelles je m’envoie des messages. J’en ai un sur gougueule mail, trois chez fri, et une autre sur hotmail.fr ou com, je sais plus.
    Quand ça va pas bien fort, je m’envoie des compliments, et ça me fait vraiment plaisir. En revanche, quand ça va trop bien et que je me relâche un peu, je m’engueule pour me ressaisir, si vertement, des fois, que j’en ai les larmes aux yeux.
    Quand j’ai beaucoup de choses à me dire, alors il est évident que je reçois une grosse quantité de mails. Donc, si je dois m’interrompre à chaque fois pour les lire, il va sans dire que je suis moins efficace.
    C’est pourquoi je compte bien employer ta méthode "trois sacs pour trier l’courrier". Mais tout à l’heure, hein, parce que là les infirmiers arrivent : c’est l’heure de mes gouttes.

  4. hé, j’ai déjà ce genre de classement, sans m’en rendre compte.
    Ce qui m’aide, c’est que mon dossier ‘action’ est mon inbox. Et puisque c’est si agrébale d’avoir une inbox vide, ça me pousse à faire les choses. great !

  5. Ne pas relever ses e-mails en permanence a été pour mois une vraie libération… Sans parler de MSN qui n’est lancé qu’au mieux 15min par jour (même si j’ai des contacts pro régulièrement connectés à ce service).

    Au départ j’essayais de faire un check de mes mails 4 ou 5 fois par jour, désormais c’est plutôt une fois par heure, à la fin d’une tache ou lors d’une attente (la roue multicolore sur mac…).

    Sauf bien sûr les fois où j’attends une réponse qui peut changer à tout instant ce que je fais, mais ce n’est pas tous les jours.

    J’ai pensé à cette auto discipline suite à un article qu’Olivier Meunier avait mis en lien sur son blog… que je ne retrouve plus (ni sur neokraft ni dans mon delicious !) Sans oublier Bill G. qui explique que ne pas perdre son attention est l’un de ses principaux défis, et qu’il ne lit que les mails catégorisés d’une certaine manière par ses assistants (il en a lui…) et laisse passer les autres, même s’il est parfois tenté par certains titres :
    money.cnn.com/2006/03/30/…

    Pour le tri des mails, à peu près le trio, avec des archives thématiques et des drapeaux pour les importants à ne pas louper.

  6. > Nyro :
    utilise Gmail alors.
    En plus, dans quelques jours, il sera possible de récupérer les mails d’autres comptes (wanadoo, free, …) via un système POP3 en ligne.

  7. Sinon autre solution que j’utilise pour tous mes clients dès qu’il y a un peu de suivi de projet : basecamp.

    Plus de pb de fichiers joints non transmis, versionning des fichiers, ça invite à créer un message par sujet (mais ça n’empêche pas certains de répondre à tout d’un bloc hum hum), on coche qui reçoit la copie-alerte du msg par mail, etc.

    Sans oublier les autres fonctions telles le calendrier de deadlines, la to-do list, les wiki (writeboards)

  8. Je ne sais pas pour vous, mais ce qui m’obscède le plus, c’est le petit chiffre qui m’indique le nombre de mails non lus ! C’est ca le plus obscédant, je veux, le plus souvent possible, avoir ZERO mails non lus dans ma boite.

    1. Alors je lis tout et d’un trait sans presque trop reflechir. Si je comprend que c’est qq chose important, mais pas la tete sur le moment pour bosser sur ce mail, je mets une étoile et je relis pendant le trajet ou le soir. Quand je rentre, je priorise et je me jette sur les etoiles (Gmail possede ces etoiles, outlook 2003 possede des drapeaux rouges et autres couleurs). Dès que ma tache est finie par rapport a ce mail, hop, une étoile en moins ! L’affichage "afficher messages avec étoiles seulement" me donne une indication plus significative de ce que je dois lire, relire, repondre (et donc abattre).

    2. Je me desabonne aux mailings liste, trouve leur equivalent en rss et hop c ajouté a delicious rss..

    3. je "forwarde" : en effet, qui n’a jamais constaté que le mail ne me concerne pas forcement : pour me libérer, je delegue la lecture à un copain, surtout si le message est ecrit en Chinois mandarin ou en Koréen (ca arrive souvent, detrompz-vous).

    4. je tagge (oui, avec gmail, on peut tagger ses emails) : morceaux choisis : je recois un mail reca avec des infos de login et de mots de passe, je tagge ‘pwd’, pour une newsletter, ‘nwslt-‘

    5. j’efface tout ce qui est fait ! autrement dit, dès qu’une mission avec un contrat est faite, facturée et payée, les mails sont copiés/collés et stockés dans un fichier txt, les pieces jointes démoulées dans un dossier de travail dans lequel j’ai tous mes elements, transmis, echanges de mail, pieces jointes, sources psd,fla …

    voila donc pour moi 🙂

  9. J’avais lu un bouquin sur l’efficacité qui proposait une méthode quasi-similaire.
    Sauf qu’il y avait 4 catégorie :
    – Eliminer (message inutile, mais qu’on garde quelques temps au cas où)
    – Classer (important mais pas urgent)
    – Transmettre (plus intéressant pour un collègue/ami que pour moi
    -Agir (dès que possible)

    Cela dit, je crois que j’ai quelque peu oublier les conseils de ce bouquin… 🙁
    Merci pour ce billet qui me rappelle à l’ordre !

  10. J’ai aussi tout essayé. J’ai meme essayé cette méthode Trio mais ça n’a rien arrangé. Ca a meme rendu les choses pires, les autres personnes me voyaient suer et frémisser lorsque je devais placer un mail sans savoir dans quel dossier (genre un message super important avec un action dedans …)
    bilan maintenant je fais selon un autre classement (un trio mais avec 3 autres termes) et pour le moment ca marche

  11. – Pour les mails perso., j’utilise un dossier pour chaque expéditeur et des règles de messages. Dans l’inbox, il ne reste plus que les spams (très peu) et les mails "exceptionnels" (genre banque). Si je n’ai pas trop le temps, je laisse de côté les newsletters pour ne traiter que l’inbox et les mails de potes. Quand je n’ai vraiment pas le temps, je ne regarde que l’inbox.
    – Pour le blog, j’ai aussi un dossier spécial. Je traite les mails au fur et à mesure. Généralement, je réponds plus ou moins rapidement et je supprime tout de suite les pubs (non sollicitées) et les spams.
    – Au boulot (magasin), je traite les mails tout de suite (beaucoup de renseignements et de dispo de produits). Je supprime les pubs et les spams.

    Je sais que ce n’est pas la meilleure méthode mais c’est la plus naturelle pour moi, sans prise de tête.
    Je vais quand même essayer cette méthode Trio… dès que j’ai un moment !

  12. Ranger, classifier, etc… c’est bien, mais avoir un bon outil de recherche (gmail, spotlight, mais pas outlook !) ça permet aussi d’être efficace tout en restant bordélique 😉

  13. J’utilise Outlook 2003 sans classement mais avec le flag "A traiter" et pour la recherche, j’utilise X1 (équivalent gratuit avec le même moteur très très efficace = Yaho Desktop).

  14. J’utilise personnellement plusieurs sous-dossiers dans la boite "inbox" (outlook) ou plusiers tags (thunderbird) : A faire (par moi), Attente réponse, Important (tag thunderbird uniquement). Tous les emails sont classés dans des répertoires/sous répertoires. Sous thunderbird, je créée un dossier virtuel pour chaque tag utilisé : il va rechercher dans les dossiers/sous dossiers les emails comprenant le tag correspondant. Je revois ces dossiers (virtuels) chaque jour/semaine pour relance.
    Je ne suis content que lorsque les dossiers virtuels de thunderbird "A faire" & "Attente réponse" sont vides(ou dossier de l’inbox pour outlook).

  15. Perso, je suis loin d’avoir une organisation carrée… Et ça me manque probablement.

    Ceci dit, j’applique quand même des règles simples:
    – les mails pro : jamais en dehors du boulot, la boîte pro reste au bureau et n’en sors pas (c’est ma philosophie : quand je ferme la porte de mon bureau, je n’y pense plus jusqu’à ce que je la rouvre, mail y compris)
    – les mails pour du taf en free lance arrivent sur ma boite perso principale, Gmail, et sont tagués direct en tant que tels. J’étoile les derniers et les urgences, et les choses que je n’ai pas traités, j’archive les choses traitées.
    – les mails persos :
    Les mailings volontaires sont tagués "TEMP" comme temporaire. Je les marque "LUS" et quand j’ai du temps, une attente, ou une envie de pause, je regarde. Durée de vie de trois jours maxi dans la boite, après je jette si j’ai pas lu, tant pis, c’est trop tard.
    Quant aux mails persos, je les garde dans l’Inbox tant que je n’ai pas répondu, et les archive toutes les semaines.
    Pour les commandes en ligne et autres bricoles, des tags.
    – Les mails de forum et groupes de discussions sont dirigés vers des boites mail secondaires selon les pseudos, avec redirection auto vers la boite principale. Tous les mois, j’y passe et je fais un tri ultra rapide puisque je les ai déjà majoritairement lus.

    Ma boîte mail principale est ouverte en permanence, avec alerte sms uniquement et filtrée selon la provenance pour ne pas avoir un téléphone toujours en train de bipper. Je me refuse à lire les mails sur mon portable, ça ne m’arrive qu’en voyage, et encore.
    Quand je bouge, je bouge. Pas de fil à la patte, faut préserver sa liberté et le monde ne s’arrête pas de tourner parce qu’on ne lis pas ses mails quelques jours! (même si au retour, l’Inbox pleine fait un peu peur!)

  16. My God, y’a des allumés de l’émail :p

    Les mails pro -> uniquement pendant le taff comme l’a dit quelqu’un plus haut, les mails d’amis/famille sur un second mail que tu consulte hors-boulot ou durant tes pauses. Séparation qui permet en général de rester beaucoup mieux focaliser sur ce que tu fais/a à faire.

    Pour les mails ne demandant que lecture ou petite réponse rapide => Tu le lis, répond et le poubellise de suite.

    Pour les mails que tu lis et demandant plus de recherche ou une réponse plus élaborée (et si tu n’a pas le temps) tu lui colle une étoile de suivit dans ta Gmail. Une fois répondu tu poubellise.

    Pour les mails à conserver tu poubellise pas et tu lui laisse l’étoile de suivis accolé.

    Sans rire il y a très peu de mails qui sont à conserver plusieurs mois et si c’est le cas c’est souvent qu’ils sont à imprimer sur papier ou à mettre dans un fichier texte quelconque (dans quasi tous les cas ton correspondant aura oublié ce mail, l’aura poubellisé de son côté ou tu pourra lui recopier-coller vos discussions préalables).

  17. Chez moi, c la cata, il fait plus froid que dans mon frigo…
    Non sinon dans ma boite mail c pareil, le compteur s’incrémente…. et je me dis… diable… et voilà…. c déjà pas mal

  18. Première règle très importante que je m’applique avec succès depuis plusieurs mois : je n’ouvre ma messagerie qu’à partir de 11h00 du matin pour éviter de commencer par l’urgence des autres. Je suis certainement moins réactif mais au moins cela me permet d’avancer d’abord sur les priorités que je me suis donné moi même. Enfin, si une vraie urgence apparaît avant 11h00, on sait me joindre par téléphone.

    Pour ce qui est du classement, je trie notamment par projet avec redirection automatique la plupart du temps. Le PAQ que nous avons mis en place en interne impose de préfixer l’objet des mails par un tag adapté : [Nom du projet].

    Pour les mails du quotidien, je suis un adepte du classement suivant :
    – Archiver pour les messages informatifs sans suite à donner et sans lien avec un projet particulier (je ne sais pas supprimer :/)
    – Suivi des projets : message informatif sans suite à donner mais ayant un lien avec un projet particulier.
    – Déléguer : est ce qu’une personne de mon équipe peut s’en charger ? Je transfère le mail avec souvent mention de me tenir informé.
    – Action : traitement immédiat si possible avant classement, mail non lu est à traité, mail lu est déjà traité et flag rouge dans outlook 2003 si c’est un sujet important. Ce répertoire contient donc toutes les actions qui m’impliquent.

    J’aime bien lire ces retours d’expériences 🙂

  19. Salut,

    Moi aussi j’avais quelques Pb d’organisation, et la clé a été de cesser de lire mes emails toutes les 5 minutes et faire des plages de travail (RDv avec moi même dans Outlook), de me faire un système de listes "To do" (1 anuelle, 1 mensuelle et 1 pour 2 ou 3 jours).

    Ca marche pas mal…

    Si vous voulez savoir comment je fais j’ai écris 2 articles là dessus sur mon Blog..

    conseilsenmarketing.blogs…

    conseilsenmarketing.blogs…

  20. Pingback: Bien gérer ses mails ( Tous infobèse : épisode #2 ) | Buena Onda

  21. Pingback: Blog AurGa

  22. Pour les professionnels et surtout les services clients, il existe déjà des solutions avancées qui permettent notamment de traiter les priorités, les échéances et la disponibilité des collaborateurs.

    Exemple: routage vers le service commercial si détection du mot devis ou affichage d’une pop-up avec le mail a traiter si celui-ci arrive à l’échéance.

    A quand de telles solutions pour les particuliers?

  23. Bonjour à tous,
    Personnellement je trouve certaines idées intéressantes de GABYU ( pour les archives), moi j’utilise aussi beaucoup les couleurs dans mon outlook 2007 ( catégorie), bleu attente info, vert fini, rouge à faire, noir urgent/attention.

    Et pour aider XU; moi j’utilise pour la recherche et l’indexation de mes emails dans mon outlook un logiciel gratuit xobni ( facile et très performant).

    Pour les demandes de prix émanant de mon site web, outlook m’ouvre un popup lors de la demande, ce qui me permet d’avoir une grande réactivité souvent bien perçue par mes prospects : )

    En tout cas je penses encore optimiser ma solutions avec vos différents conseils : )

    Merci à tous !
    Olivier Ide
    visio-id.be

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