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Microsoft limite la fonction « répondre à tous » pour les utilisateurs d’office 365

Microsoft entend limiter l’option « répondre à tous » qui peut donner lieu à des suites de messages incontrôlables.

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Microsoft
© Efes Kitap / Pixabay

Les adeptes des listes de diffusion à rallonge et du bouton « répondre à tous » n’ont qu’à bien se tenir ! Dans le cadre de votre travail, cette mésaventure a déjà dû vous arriver. Vous êtes destinataire d’un mail, dont l’objet ne vous concerne pas directement. Vous vous retrouvez à être témoin des échanges dans une liste de diffusion dont les personnes ont été choisies de manière plus ou moins pertinente.

Chacun alimente à son tour le fil de discussion selon le sujet qui l’intéresse ou tout simplement signale qu’il n’est pas concerné par l’objet du message. Tous ces mails de réponse envahissent peu à peu les boîtes de réception, c’est un cauchemar sans fin que l’on appelle un « Reply All Storm » ou « Reply All-pocalypse » qui vient de commencer. Le coupable est l’auteur du mail avec sa longue liste diffusion, son complice est le fameux bouton « répondre à tous ».

La société Microsoft elle-même en a déjà été victime. L’évènement le plus récent remonte à janvier 2019 et avait commencé avec un simple mail auquel plus de 52.000 employés de la firme ont finalement participé. Une véritable tempête de courriels qui a bloqué les serveurs de l’entreprise et les communications internes plusieurs heures.

Le bouton « répondre à tous » ne se contente pas de créer des messages indésirables, cela peut avoir un impact direct sur le matériel de l’entreprise. Il n’est donc pas question de prendre ce problème à la légère. Un trafic massif peut en effet faire planter les serveurs.

Microsoft propose l’option « Reply All Storm Protection »

Microsoft a donc choisi d’agir et de s’attaquer directement au problème en créant une toute nouvelle fonction dénommée « Reply All Storm Protection ».

Cette option ne fonctionne pour l’instant que dans le cadre d’une grande entreprise. Concrètement si plus de 10 messages sont envoyés à plus de 5.000 personnes en 60 minutes, le système de réponse se bloque pendant 4 heures, invitant les utilisateurs à se calmer.

Microsoft souhaiterait adapter cette fonctionnalité pour permettre aux administrateurs de modifier les paramètres et également pour qu’elle s’applique aux plus petites structures qui peuvent aussi souffrir de ces désagréments, même si le nombre de destinataires sera mathématiquement inférieur.

Même si nous n’avons pas encore trouvé une solution pour limiter les « réunionites », pratique chronophage et contestable dans bon nombre de structures, dorénavant les tempêtes de mails pourront être contrôlées et stoppées plus efficacement. L’auteur du mail pensera ainsi à remplir sa liste de diffusion de manière plus pertinente.

Le courrier électronique a pris une telle place dans notre vie professionnelle, il était important que les distributeurs de logiciels de messagerie puissent proposer des solutions afin de parer à ces tempêtes incontrôlables et exponentielles.

Avec cette crise sanitaire où le télétravail a été privilégié, cette option semble bien utile aux employés qui peuvent se sentir bien seuls face un déferlement de mails sur leur écran.

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