10 bonnes pratiques pour les utilisateurs du logiciel Microsoft Lync

La semaine dernière, vous avez découvert 10 fonctionnalités de Lync incontournables. Découvrez aujourd’hui 10 bonnes pratiques !

Le logiciel Lync propose aux utilisateurs toute une série de fonctionnalités, que je vous avais détaillées dans mon précédent article pour communiquer facilement avec ces collègues. Mais comme souvent avec les outils, l’usage est tout aussi important que les fonctionnalités. Voici donc quelques bonnes pratiques pour profiter au mieux de Lync !

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1. Vidéo-conférence rapide

Lorsque vous êtes en télétravail, ayez le réflexe de proposer une vidéo-conférence Lync à vos collègues plutôt que de devoir attendre d’être tous au bureau pour faire une réunion. La vidéo-conférence est idéale pour faire simplement une réunion avec des collègues qui se trouvent à différents endroits. Cela évite de devoir décaler trop les plannings dans le temps.

2. Indicateur de présence : pas de productivité !

Ne considérez par que Lync est un indicateur de productivité. Ce n’est pas parce qu’un collègue apparaît comme « Away » qu’il ne travaille pas : il est peut-être au téléphone ! De la même manière, ce n’est pas parce que son statut est « Available » qu’il est nécessairement dans un pic de productivité ! Ces indicateurs devraient donc uniquement uniquement être compris comme présentant la disponibilité de la personne.

3. Soin du détail

Lorsque vous faites une vidéo conférence, veillez à soigner l’arrière plan ! Quand on travaille à la maison, on fait pénétrer ses collègues dans son univers privé. Pensez donc à positionner hors du champ de la webcam tout ce qui n’a pas sa place dans l’arrière plan lors d’un échange professionnel.

4. Photo professionnelle

Utilisez une photo de profil  qui vous ressemble et qui soit professionnelle. En cas de doute, il vaut mieux être cohérent avec sa personnalité, rester naturel et privilégier la sobriété.

5. Moins d’e-mails

Utilisez le chat Lync pour éviter d’échanger trop d’e-mails. Si vous avez une simple question à poser à un collègue, un échange sur Lync sera sûrement plus efficace qu’un e-mail. Pensez simplement à vérifier que la personne est bien disponible et que vous ne l’interrompez pas dans son travail.

6. Emplacement

Indiquer dans votre statut où vous vous trouvez. Par exemple vous pouvez préciser  : « 22/07 : au bureau le matin et en homeworking l’après-midi ». Cela permettra à vos collègues de savoir plus facilement quand vous êtes disponibles et où ils peuvent vous trouver s’ils vous cherchent. Finies les parties de cache-cache au bureau !

7. Favoris

Ajoutez dans le groupe « favorites » les collègues avec qui vous communiquez régulièrement. Vous pourrez les retrouver plus facilement pour voir s’ils sont disponibles et si vous pouvez lancer une conversation avec eux. Vous pouvez également créer différents sous-groupes de votre choix par exemple en fonction de vos projets ou des noms des services.

8. Busy

Quand un de vos collègues apparaît comme « Busy », envoyez-lui un e-mail si votre demande n’est pas urgente. Évitez également de l’interrompre dans l’open-space car il n’est pas disponible ! Lorsque vous recevez un appel Lync de la part d’un collègue, notez que votre statut passera automatiquement en « Busy ».

9. Do not disturb

Utilisez le statut « Do not disturb » quand vous souhaitez que personne ne puisse vous contacter à part les membres de votre « Workgroup ». Ainsi, vous pouvez avoir l’esprit tranquille et vous concentrer. Vous pouvez si vous le souhaitez indiquer dans votre statut à partir de quelle heure vous serez à nouveau disponible.

10. Off work

Quand votre ordinateur est allumé mais qu’à la fois vous vous êtes en congé ou que votre journée de travail est finie, vous pouvez utiliser le statut « Off work ». Vous pouvez également utiliser le statut « Off work » si vous allez courir 30 minutes sur le temps de midi !

Et vous, quelles sont les pratiques que vous recommandez sur Lync ?

 


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