Notes de frais, frais professionnels, TVA… Lorsque l’on est auto-entrepreneur, on se retrouve rapidement confronté à des types de dépenses qui peuvent, de prime abord, sembler flous. C’est par exemple le cas des frais de débours, un dispositif particulièrement intéressant mais souvent méconnu.
Une dépense pour le compte du client
Concrètement, un débours est une somme d’argent que l’auto-entrepreneur avance au nom et pour le compte de son client, c’est-à-dire une dépense qu’il engage pour réaliser sa prestation, mais qui n’est pas directement liée à son activité principale. Cela peut correspondre à l’achat de matières premières nécessaires à un projet artisanal, des frais de port pour l’envoi d’un prototype, ou des tickets de péage ou des billets de train pour se rendre sur le lieu d’une mission.
Attention, il est très important de faire la distinction avec des frais professionnels, qui concernent les dépenses engagées par l’entrepreneur pour son activité, comme l’achat d’un nouvel ordinateur par exemple. Les frais de débours, eux, ne sont pas considérés comme des charges puisqu’ils sont intégralement remboursés par le client. Ils transitent simplement par la comptabilité de l’auto-entrepreneur.
Quels avantages ?
Et c’est là tout l’intérêt : les frais de débours n’ont aucun impact sur le calcul du chiffre d’affaires imposable, réduisant de fait la base de calcul pour les cotisations sociales et les impôts. Il s’agit d’un moyen légal de ne pas être imposé sur des sommes qui ne constituent pas un gain pour le travailleur. De même, les frais de débours ne sont pas soumis à la TVA car ils constituent une simple avance pour le compte du client.
Outre des avantages financiers évidents, ce mécanisme fiscal permet de conserver la lisibilité des prestations : le client voit clairement ce qui relève de votre service et ce qui constitue des frais annexes. Surtout, il évite d’avancer des sommes importantes qui risquent d’affecter la trésorerie.
Il faut tout de même savoir que les frais de débours nécessitent une justification rigoureuse, mais leur gestion est souvent plus simple que d’intégrer des estimations de coûts dans les prix, d’autant qu’elles peuvent s’avérer inexactes.
Des conditions à respecter
Il est crucial de respecter scrupuleusement certaines conditions pour que ces dépenses soient bien qualifiées de frais de débours par l’administration fiscale. Avant de l’engager, il est fortement conseillé d’obtenir l’accord du client sur la nature et le montant prévisible du débours : une communication claire en amont évite tout malentendu.
L’achat ou le paiement sont effectués au nom et pour le compte du client, il faut donc s’assurer d’obtenir une facture ou un justificatif où son nom et son adresse figurent clairement comme destinataire, et le conserver précieusement. Sur la facture, il faut distinguer clairement le montant de la prestation de service et celui des frais de débours.
Ainsi, une ligne spécifique doit être dédiée à ces frais, avec une mention claire telle que « Remboursement de frais de débours » ou « Frais avancés pour le compte de [Nom du client] (justificatif joint) ». Le justificatif doit être joint avec, on le rappelle, le nom et l’adresse du client. C’est la preuve que la dépense a bien été effectuée pour lui.
Autre point notable : le montant des frais de débours étayés sur la facture doit être exactement le même, à l’euro près, que celui se trouvant sur le justificatif.
- Les frais de débours est une somme d’argent que l’auto-entrepreneur avance au nom et pour le compte de son client.
- Ils ne sont ni imposables, ni soumis à la TVA.
- Il faut respecter certaines conditions pour que ces frais soient parfaitement dans la légalité.
📍 Pour ne manquer aucune actualité de Presse-citron, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
