Gmail : paramétrer des réponses automatiques personnalisées par type d’expéditeur

Les utilisateurs de Gmail, le service mail de Google, le savent : les libellés, qui correspondent aux dossiers dans Outlook par exemple, permettent de classer et organiser les emails par thème afin d’éviter que leur messagerie ne devienne un joyeux foutoir. Il y a aussi les filtres, qui permettent d’attribuer une action aux libellés, comme

Les utilisateurs de Gmail, le service mail de Google, le savent : les libellés, qui correspondent aux dossiers dans Outlook par exemple, permettent de classer et organiser les emails par thème afin d’éviter que leur messagerie ne devienne un joyeux foutoir.

Il y a aussi les filtres, qui permettent d’attribuer une action aux libellés, comme par exemple décider que tous les mails comprenant les mots « I love you » soient classés dans le libellé « A rappeler ».

Enfin, il y a la fonction de réponse automatique, nichée dans les paramètres de votre compte, qui permet d’envoyer un mail à tous ceux qui vous écrivent pour leur indiquer que vous n’êtes pas disponible immédiatement (voir ci-dessus, par exemple).

Mais savez-vous que l’on peut combiner ces 3 fonctions pour en créer une autre, très pratique : attribuer une réponse automatique par type de correspondant (et non pas à tous) en utilisant les filtres et les libellés ? Vous pouvez par exemple décider d’envoyer une réponse automatique à tous les mails que vous recevez et qui comportent la mention « communiqué de presse » dans le corps du message.

Comme souvent avec Gmail, nombre de fonctions ne sont accessibles ou activables que dans la version anglaise US qui inclut le Labs, et c’est la raison pour laquelle nous ne les connaissons pas forcément.

Voilà comment procéder :

1 – Passez votre Gmail en version anglaise : cliquez sur Paramètres en haut à droite de votre page, puis sur Langue d’affichage de Gmail > English (US).

Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer les modifications (bas de page). Vous pouvez le faire sans crainte, aucun de vos paramètres n’est effacé et vous pourrez revenir à la version française quand vous le souhaitez.

Vous devez ensuite activer la fonction Canned responses (réponses programmées). Pour cela cliquez sur Settings (en haut à droite) puis sur Labs (nouvel onglet accessible depuis que vous êtes en version US). Faites défiler la page Labs jusqu’à trouver l’option Canned responses, et cliquez à droite de celle-ci sur Enable (activer). Cliquez ensuite sur le bouton Save changes en bas de page pour valider.

2 – Vous devez maintenant créer une nouvelle réponse automatisée.

Allez dans Inbox, sélectionnez n’importe-quel email reçu et cliquez sur Reply. Une fois la fenêtre de réponse au mail ouverte, saisissez votre texte de réponse automatisée, comme ici par exemple : « Merci pour cette information, je traiterai votre communiqué de presse en temps voulu. Cordialement. »

N’envoyez pas, ne fermez pas : juste en-dessous du champ de saisie des adresses email, un nouveau lien apparaît : Canned responses. Cliquez dessus, et dans laliste déroulante, sélectionnez New Canned response, puis dans la boîte qui apparaît, donnez-lui un nom (par exemple « Communiqués de presse » dans notre cas).

Vous pouvez maintenant fermer la boîte de réponse, Gmail vous demandera si vous souhaitez envoyer ou annuler le message, faites comme vous voulez, votre nouvelle Canned response est enregistrée de toute façon.

3 – Dernière étape, maintenant il faut générer l’envoi automatique de votre réponse à la bonne catégorie d’expéditeurs.

Retournez dans Settings, cliquez sur l’onglet Filters, puis sur Create a new filter, et dans le champ Has the words, saisissez votre critère, ici par exemple « Communiqués de presse ». Cliquez ensuite sur le bouton Next step (en bas), et vous arrivez sur une page qui vous propose plusieurs choix cumulables.

Vous pouvez décider d’attribuer un label aux emails qui contiennent l’expression « Communiqués de presse » ou d’en créer un afin qu’ils aillent tous se ranger automatiquement dans ce dossier. Dans le cas qui nous intéresse, vous voulez leur envoyer une réponse automatisée : cochez la case Send canned response et dans la liste déroulante à droite, sélectionnez celle que nous venons de créer, à savoir « Communiqués de presse ».

Il ne vous reste plus qu’à finir le travail en cliquant sur Create filter, et c’est fait ! A partir de maintenant, tous les mails que vous recevez et qui contiennent l’expression « Communiqués de presse » enverront votre réponse automatisée aux expéditeurs.

Vous n’êtes pas obligé de rester en version anglaise pour continuer à profiter de cette fonctionnalité, mais vous devrez quand même repasser en version anglaise si vous voulez désactiver l’option dans Labs.

Vous pouvez attribuer autant de réponses automatisées que vous avez de filtres ou de labels.

Ca va filtrer sec maintenant, fini les importuns 🙂


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25 commentaires

  1. Merci pour le tuto ! Très intéressant, je vais enfin pouvoir répondre a ma copine rapidement.

  2. Chez Bagatelles, on utilisait déjà Canned Response avec bonheur, je vais ajouter cette petite fonctionnalité.

    merci de l’info !

  3. Merci, c’est cool comme feature.
    J’aimais bien aussi celle qui permet d’ajouter automatiquement sa ville (selon son adresse IP) dans sa signature email. Merci GMAIL Labs

  4. Pingback: Bookmarks for March 30th from 18:46 to 21:12 | Francois is running on the Sidewalk

  5. Très bon guide, mais petit souci ou gros inconvénient : la « réponse standardisée » est envoyée à l’Expéditeur FROM, et NON à l’adresse de retour REPLY-TO. Ainsi par exemple les messages de Paypal retournent à Paypal (from) et non à l’acheteur (reply-to). Ce qui constitue à mes yeux une limitation forte pour l’instant à l’utilisation des filtres+réponse standardisée. Personnellement je ne connais qu’Eudora qui permette cette manip, mais bien sûr pas en ligne 🙁

  6. Excellent tutorial ! C’est exactement ce qu’il me fallait ! C’est vrai que ce n’est pas toujours évident de trifouiller dans les nombreuses options de Gmail pour trouver son bonheur… Heureusement qu’il y a Presse Citron pour nous faciliter la vie 🙂

  7. IL y a aussi des des outils pour répondre automatiquement aux mails de confirmation, par exemple, très prisés des spammeurs à grand échelle.

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